Тема 3. Контроль за исполнением документов.

Работа по контролю за исполнением заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководителя. Контроль осуществляется секретарем-референтом или специальным контрольным аппаратом. Критерием исполнения документа служит резолюция руководителя, при этом он определяет не вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать- контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства. Ее цель состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Технологию ведения контроля делят на направления: 1. фиксация всех поставленных на контроль документов 2. проверка своевременного доведения документа до исполнения 3. корректировка данных 4. напоминание исполнителям и руководителям о наличии неисполненных документов и поручений 5. информирование руководителя о состоянии и ходе исполнения документов 6. нанесение данных об исполнении 7. анализ состояния дел и уровня исполнительной дисциплины по организации. Если срок исполнения в документах не указан, то контроль осуществляется в соответствии с перечнем документов, подлежащих обязательному контролю. На каждом документе, исполнение которого взято на контроль, ставится штамп «контроль» или буква «К».

Виды контроля: существует два основных вида контроля: 1. текущий контроль- ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости заверения работы над документом. Он позволяет составить план работы на день, и сразу показывает какие дела должны быть завершены сегодня 2. предупредительный- при этом виде контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник еще имеет время для решения каких-либо вопросов.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допускается. Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа (выполнения резолюции руководителем, подготовки ответного документа, получение ответа на исходящий документ). Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке, в нее так же вносятся сведения о дате исполнения, указывается номер дела о номенклатуре дел, в которое подлежит исполненный документ. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделений или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудником, отвечающим за контроль исполнения или секретарем фирмы.

Тема 4. Систематизация документов и их текущее хранение.

Номенклатура дел.

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело- это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации, помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком- этикеткой. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения составляет номенклатуру дел. Она оформляется как для структурного подразделения, так и для организации в целом, печатается на общем бланке форматом А4 и утверждается руководителем организации.

№ дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и статьи по перечню	Примечание

Основное назначение номенклатуры дел- это служить руководством для группировки исполненных документов. В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения, они хранятся в рабочих помещениях или в специально-отведенных местах. По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения по указанию руководства организации передаются в архив организации. Процедура передачи дел в архив оговорена в нормативных документах организации.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел: 1. охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации 2. раздельная группировка в дела документов постоянного и временного роков хранения 3. конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которое полностью отражает состав и содержание документов и исключает возможность включения в дело несоответствующих его содержанию и сроков хранения документов 4. систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью сложности, важности и сроком хранения документов.

Существуют следующие виды номенклатур: 1. типовая номенклатура- составляется для организации однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом 2. примерная номенклатура- устанавливает примерный состав дел для организации однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер 3. конкретная (индивидуальная) номенклатура дел- составляется индивидуально по каждому делу.

Разработка номенклатуры складывается из следующих этапов: 1. определением круга документов для включения в номенклатуру 2. составление заголовка дел 3. разработка схемы номенклатуры, то есть порядка расположения дел 4. определение сроков хранения 5. определение индекса дел 6. оформление и удостоверение номенклатуры.

Основное требование к номенклатуре- это охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. Учитываются документы как создаваемые самой организацией, так и получаемые от других организаций.

Определение сроков хранения дел.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения- это важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения и временным сроком хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем, ведущими специалистами организации. Используются следующие виды типовых перечней: 1. перечень типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений с указанием сроков хранения 2. перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы 3. перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения, различной ценности и с разными сроками. То срок хранения дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больше. Срок хранения исчисляется с первого января того года, который следует за годом окончания дела.

Формирование дел- это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: 1. распределение и раскладка исполненных документов по папкам 2. расположение документов внутри дел в определенной последовательности 3. оформление обложки дела. На обложку вносятся следующие данные: полное название организации, под ним пишется название структурного подразделения (финансовый отдел и т.д.), под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре дел, далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела, все данные, вносимые на обложку записываются в самом начале заведения дела.