Тема 2. Порядок первичной обработки и регистрации документов.

Регистрация документа- это фиксация факта, создание или получение документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные фонды. Обязательной регистрации подлежат следующие документы: документы, поступающие из вышестоящей организации, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения, приказы, протоколы, доклады на документы, не подлежащие регистрации должен быть составлен специальный перечень, который включает в себя следующие реквизиты: документы, присылаемые для сведений организации, первичную документацию бухгалтерского учета, все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных фондах. Этот перечень утверждается руководителем организации и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводства. Рациональной работе по регистрации документов способствуют применение единых способов ведения учетных форм, фиксация учетных данных и индексация.

Индексация- это условие обозначения структурных подразделений, номера дела по номенклатуре дел, порядковые входящие и исходящие номера: 01/05/87; 01- индекс структурного подразделения, 05- номер дела по номенклатуре дел, 87- порядковый номер документа.

Существуют две формы регистрации документа: 1. журнальная- необходимо когда учет документов выступает на первое место, достоинством этой формы является предотвращение претензий со стороны граждан и конфликтных ситуаций.

Журнальная регистрация входящих документов

№ документа

Дата документа

Автор документа

заголовок

исполнитель

Подпись исполнителя

примечание

Журнальная регистрация исходящих документов

№ документа	Адрес (кому)	заголовок	исполнитель	примечание
1	Дата документа 01.03.2006

2. карточная форма- преимущества этой формы от журнальной состоят в следующем: 1. регистрацией документов одновременно могут заниматься несколько работников 2. карточки готовятся в необходимом количестве, а значит отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях 3. карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать карточки 4. это система позволяет передавать сразу один экземпляр карточки для контроля за исполнением документов.

Автор
№ документа	Дата документа	Дата поступления документа	Входящий номер
Заголовок
Резолюция и кому направляется документ
Срок исполнения

Обратная сторона

исполнитель	дата	Исходящий номер
Кем подписан документ
Отметка об исполнении
Рассылка
Фонд №	Опись №	Дело №

После учета документов регистрационные карты помещают в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата по служебным документам. Эта картотека делится на две части: 1. неисполненные документы, служат для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или по срокам исполнения 2. исполненные документы, строятся по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление функции, вопросы и участки работы данной организации.