Тема 4 Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация. Современное деловое письмо.

Письмо- это общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов используемых для решения текущих задач в управлении. Признаком ,по кот письма выделяются в особую группу документов является пересылка по почте.

Существуют следующие виды писем: 1. циркулярные- это письма, кот высылает вышестоящая организация, сообщающая своим подчиненным предприятия сведения, касающиеся деловых вопросов или задач и носящих распорядительный характер.2. гарантийное- направляется с целью подтверждения данных ранее обещанных или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки исполнения заказов, оплата товаров и т.д. 3.сопроводительные- составляются при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. 4.письма подтверждения- высылаются для подтверждения получения док и материальных ценностей.5. договорные- подтверждают факт отправки договоров или контрактов. 6. письма просьбы- излагают какую-либо просьбу, кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации ее скорейшем выполнении, заранее выражает благодарность за усилия по ее выполнению. 7. письма напоминания- направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить результат. 8. письма извещения- это письма, в кот что-либо сообщается или утверждается. 9. информационные- это разновидность письма- извещения своевременно информирующее заинтересованное лицо или организацию о свершившимся факте. 10.письма приглашения- адресуются индивидуальному или коллективному адресату. 11. коммерческие- составляются от имени юр лица при заключении или исполнении коммерческой сделки и делятся на 3 вида:1. запрос- это обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге.2. оферта- это письменное предложение одного лица другому, выражающее желание заключить с ним договор.3. рекламация- это коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне нарушившей принятые на себя обязательства и требования возмещения убытков.

Справочно-информационная и аналитическая документация: 1. акт- это документ группы лиц, подтверждающий установленные факты или события, составляются при ревизии или передаче дел другому лицу. Включает реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование документа, даты. Место составления, заголовок к тексту и т.д. все реквизиты оформляются от левого края поля, кроме наименование организации( в центре). Текст состоит из 2 частей(1. вводная- излагаются основание для составления акта, члены комиссии, председатель комиссии, указывается должность и фамилия, 2. это констатирующая часть, в ней приводится описание работы комиссии, фиксируются факты, делаются выводы и заключения. После текста проставляется словосочетание составлен в 2,5,и т д. экземплярах, после словосочетания ставится двоеточие, с новой строки записывается кому и куда отправляется тот или иной экземпляр, указывается если есть приложение, последним ставится реквизит подпись ( председателя комиссии, членов комиссии и кто присутствовал при составлении актов).2.протокол- это документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений. Реквизиты записываются в середине листа: наименование организации, справочные данные, дата, №, место составления, заголовок к тексту, фамилия председателя и секретаря, кто присутствует, повестка дня, текст протокола, который состоит из 2 частей( вводная и основная). В вводной части приводятся данные о председателе и присутствующих членах комиссии. Вторая часть строится в следующем порядке- с новой строки пишется СЛУШАЛИ: и с новой строки указывается кто слушал, с новой строки пишется ВЫСТУПАЛИ: и указывается кто и краткое содержание доклада, с новой строки пишется ПОСТАНОВИИ: указывается что постановили, на кого возлагается контроль, срок исполнения и т д. после текста ставится реквизит подпись председателя и секретаря.3.докладная записка- это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса, содержит в себе выводы и предложения. Реквизиты: в середине- наименование организации и справочные данные; от правого края- адресат; в середине- название документа, дата, №, место составления; от левого края- заголовок к тексту и текст. В тексте в первой части излагается проблема, во второй- приводятся выводы и предложения, указывается если есть приложение, ставится реквизит подпись.4.служебная записка- это документ внутренний деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами. Реквизиты: с права- адресат, с лева- название документ, текст. В тексте излагаются деловые вопросы, могут приводится решения по этим вопросам. После текста ставится реквизит подпись, а после –дата. 5.объяснительная записка- это документ, объясняющий вышестоящему руководителю причины не выполнения какого-либо поручения или нарушение трудовой или технологической дисциплины. Реквизиты: с права- адресат, слева- название, текст, подпись и дата. Особенность этих документов состоит в том, что эти документы идут снизу вверх по системе управления.

К информационно- справочным документам относят протокол, докладную записку, заявления, служебные письма, телеграммы, телефонограммы. К справочно-аналитическим документам относят акт, справку, заключение, список, перечень, отзыв и т д.