Тема 2. Требования к тексту служебных документов. Официально-деловой стиль, рекомендации по составлению текста.

Служебные документы отличает нейтральный тон, переписка ведется от третьего лица ед. ч. или мн. ч., местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает). Формулировки служебных документов должны быть безупречны в юридическом отношении. Документы призваны побудить к какому-либо действию, убедить кого-либо. Этого можно достичь аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов.

Деловой стиль документов.- арсенал средств, который помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том как следует реагировать на полученное сообщение. В тексте документа выделяют 2 смысловые части: 1. излагаются причины, основания или цели составления документа 2. делаются выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения и т. д.

В январе 2006 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета & А.А.Синюшкин

Документ можно начинать и с заключительной части, т. е. с изложения существа вопроса, просьбы, а затем подкрепить их обоснованиями.

Можно составлять документы только из заключительной части без матировки.

Лексические и грамматические проблемы, котоые возникаю при составлении документа.

1. лексика. Примеры сочетания слов в деловой речи: приказ издается, выговор объявляется, контроль возлагается, архив создают, вакансию имеют и т. д.

2. грамматика. При составлении текста можно использовать предлоги: ввиду, вследствие, в силу, в связи с чем, по причине, из-за. Нельзя говорить: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. Нужно говорить: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу.

Основные правила набора и оформления документов на компьютере.

При подготовке документа выделяют 3 части: 1. необходимо изучить законодательную базу, предшествующие нормативно-методические документы, определяющие порядок решения вопроса такого типа 2. изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам 3. сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных, так и базы данных созданных в самой организации, фирме, банке.

Тема 3. Организационные и распорядительные документы.

Назначения и виды организационных документов: 1.положение- это нормативные акты определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работ. Положение состоит из нескольких разделов: 1. общее положение- определяет цель, для кот разработано положение, перечисляются конституционные гарантии персонала в области занятости. 2. порядок найма и высвобождение персонала- включает процедуру приема на работу, перечень необходимых документов, проведение инструктора по технике безопасности и условиях работы. 3. основные обязанности персонала- перечисляется круг обязанностей персонала по своей специальности. 4. основные обязанности администрации 5. рабочее время и его использование. 6. поощрения за успешные результаты работы- премии, авансы. 7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины- оговариваются меры дисциплинарного воздействия на плохих работников, перечисляются виды трудовой дисциплины 2.устав- это свод правил, регулирующих деятельность предприятия, граждан, взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в разных сферах государственного управления или другой деятельности. 3.структура и штатная численность- это док, кот закрепляет наименование структурных подразделений, должностей и кол-во штатных единиц каждой должности. Док оформляется на общем бланке и содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, виза, подпись. Текст состоит в виде таблицы, визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью 4. штатное расписание- это док, кот закрепляет должностной, численный состав и фонд заработной платы. Реквизиты аналогичны структуре и штатной численности, текст составляется в виде таблицы, графы которой состоят: наименование должностного оклада, надбавки (персональные и прочие), месячный фонд заработной платы, примечание. Подписывается документ начальником отдела кадров, визируется главным бухгалтером, утверждается руководителем, подпись заверяется печатью. 5. инструкция- это правовой акт утверждаемый или издаваемый в целях установления правил регулирующих организационные, финансовые и другие стороны деятельности организации. Инструкция создается на каждого работника, оформляется на общем бланке, содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись. Заголовок должен определять вопросы, объекты и круг лиц, на кот распространяется инструкция. Текст состоит из разделов, подразделов, пунктов. 6. договор- это официальное соглашение 2-х или более сторон об установлении определенных отношений между ними фиксирующие права, обязанности и ответственность сторон.

Назначение и виды распорядительных документов: 1.приказ- это правовой док, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач. Текст состоит из 2-х частей: первая часть- это констатирующая часть, в кот излагается основание и причина, побудившие руководителя издать данный док, указываются цели и задачи приказа; вторая часть- распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, после слова ставится двоеточие. Текст начинается с новой строки от левого края поля. В первом пункте указываются наименование должности исполнителя, его ФИО, излагается содержание предполагаемых действий, указывается срок исполнения; во втором пункте производится контроль, за исполнением, те кем производится контроль выполнения приказа.2.распоряжение- это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем, состав реквизитов аналогичен приказу, отличие состоит в том, что текст начинается со слов ПРЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ. В распоряжении дата, №, место издания записывается возле левого края поля. После текста ставится наименование должности лица, подписывающего док, гриф согласования или виза.3.указание- это организационно- правовая форма управленческого решения в виде распорядительного док по вопросам методического характера связанная с организацией исполнения приказов, инструкций и др док. Может издаваться при оформлении командировки сотрудников или сбора необходимой информации. Реквизиты аналогичны приказу, но распорядительная часть начинается со слов ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ. Текст констатирующей части начинается со слов ВСООТВЕТСТВИИ, В ЦЕЛЯХ. После текста ставится наименование должности подписывающего док и кем согласовано.4.решение- это док коллегиального органа управления, оформляется аналогично приказу, текст констатирующей части состоит из целей, причин издания, ссылки если необходимо на распорядительные док высшего органа, распорядительная часть начинается со слов: КОЛЛЕГИЯ или СОВЕТ РЕШИЛ (А), в конце указывается должность (председатель, секретарь), визы могут указываться или нет.5.постановление- это правовой распорядительный док, издаваемый высшим органом государственной власти, комитетом, комиссией, образуемыми при органах власти; реквизиты аналогичны решению, распорядительная часть начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЮ, констатирующая часть- В СВЯЗИ С КОМИССИЕЙ ПО…