Тема 2. Организация службы документационного обеспечения.

Основной целью службы делопроизводства является: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Задачи службы ДОУ: 1 постоянное совершенствование форм и методов работы с документами 2 обеспечение единого порядка документирования 3 сокращение документооборота 4 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ.

Функции службы: 1 разработка, внедрение и ведение альбома и табеля унифицированных форм документов 2 разработка бланков документов 3 обработка поступающей и отправляемой документации 4 регистрация документов 5 подготовка документов к докладу руководства 6 контроль за правильностью оформления документов 7 организация текстов документов 8 обеспечение хранения дел 9 организация работы архива учреждения 10 повышение квалификации работников службы 11 организация рабочих мест и т.д.

Структура и организация службы ДОУ.

Одной из наиболее распространенной формой делопроизводства является канцелярия. Канцелярия- это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемой начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Организационная структура канцелярии включает в себя: 1 экспедиция- это специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающей по почте или по курьерской связи документации. 2 секретариат- готовит доклады руководству, приказы, письма, справки и т.д., обеспечивает анализ справок, докладов и т.д. 3 машинописное бюро- печатка документов 4 контрольная группа- проверка документов 5 копировально-множительное бюро- снятие копий, их рассылка 6 архив.

Состав канцелярии и ее численность зависит от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений и автоматизации обработки документов.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность службы делопроизводства: 1 устав организации 2 положение о структурных подразделениях 3 положение о службе делопроизводства 4 должностная инструкция 5 инструкция по делопроизводству 6 табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Он позволяет исключить неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов, учесть количество видов и форм документов.

Раздел 2 Общие правила оформления служебных документов.

Тема 1. Требования к оформлению реквизитов документов.

Бланки документов- лист бумаги разрешенного формата (А 4) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Бланки должны иметь поля: левое – 20-35 мм, правое – 10мм, верхнее – 15мм, нижнее – 20мм. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Существуют следующие виды бланков: 1. общий бланк - используется для изготовления любых видов документов кроме писем 2. бланк письма – включает в себя реквизиты: 1, 2, 3, 4, 6, 7; 3. бланк структурного подразделения организации или должностного лица – используется в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи 4. бланк конкретного вида документа – включает в себя реквизиты: 1, 2, 3, 5, 6, 8, 12.

Требования к оформлению реквизитов документов: 1. эмблема банка, Герд РФ 2. наименование банка 3. справочные данные банка 4. наименование вида документа 5. дата 6. регистрационный номер 7. ссылка на регистрационный номер и дату документа 8. место составления или издания документа 9. гриф ограничения доступа к документу 10 .адресат 11. гриф утверждения документа 12. резолюция 13. заголовок к тексту 14. отметка о контроле 15. текст 16. отметка о наличии приложений 17. подпись 18. гриф согласования 19. виды согласования документа 20. печать 21. отметка о заверении копии 22. отметка об исполнении документа и направлении его в дело 23. отметка о поступлении документа 24. идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты необходимы для соблюдения правил, обеспечивающих юридическую силу документа, оперативность. Качественное исполнение и поиск документов. Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.

1. эмблема банка или герб РФ - располагается на уровне наименования банка (на левом поле или на верхнем или в центре).

2. наименование банка – должно соответствовать наименованию закрепленному в учредительных документах.

3. справочные данные банка – включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и др. сведения по усмотрению банка.

4.наименование вида документа - регламентируется уставом банка и должно соответствовать видам документов представленным во всероссийском классификаторе управленческой документации

5. дата.

6. регистрационный номер документа – включает в себя: 04 – 05/15, 04 – индекс структурного подразделения, 05 – номер дела по номенклатуре дел, 15 – порядковый номер.

7. ссылка на регистрационный номер и дату документа – включает в себя регистрационный номер и дату на которую дается ответ.

8. место составления или издания документа – указывается в том случае если затруднительно определить по реквизитам наименование и справочные данные. место составления указывается с учетом принятого административного деления.

9. гриф ограничения доступа к документу – гриф секретно и конфиденциально проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными предусмотренными законодательством.

10. адресат – в качестве этого реквизита могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Центральный банк РФ

Валютное управление

Если документ адресован должностному или физическому лицу, то используются следующие реквизиты: название организации, должность лица, которому адресован документ, фамилия.

Банк «Луч»

Управление международных расчетов

Ведущему экономисту

А. П. Иванову

Или

Президенту банка «Мир»

А.П.Иванову

11. гриф утверждения документа – при утверждении документа должностным лицом, гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, подписи, фамилии и даты утверждения

УТВЕРЖДАЮ

Президент банка «Луч»

ۻ В. В. Вал

17. 01. 2006.

12.резолюция – пишется на документах соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

А. А. Петровой

А. И. Хлебову

Прошу подготовить план…

Срок 23.01. 2006.

&

17.01.2006.

13. заголовок к тексту – включает в себя краткое содержание документа, согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы, о ком, о чем.

[Должностная инструкция секретаря-референта]

14.отметка о контроле – обозначается буквой К, словом или штампом контроль (ставится слева).

15. текст.

16. отметка о наличии приложений- приложение: на 5 листах в 2 экземплярах.

Если документ имеет приложение не названные в тексте, то указывают его наименование, количество листов, количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: 1. Положение о валютном управлении на 2 листе в 3 экземплярах

2. Положение о делопроизводственной службе на 3 листе в 2 экземплярах.

17. подпись.

Председатель банка «Мир» & (личная подпись) В.И.Петров

Если документ подписывается несколькими лицами то:

Председатель банка «Мир» & (личная подпись) В.И.Петров

Главный бухгалтер @ А.К.Иванова

Если документ составляет комиссия, то:

Председатель комиссии & К.В.Чекутов

Члены комиссии: @ А.А.Синицина

$ Е.Е.Божук

18. гриф согласования- состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с который согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата, указывается слева

СОГЛАСОВАНО

Президент банка «Мир»

& И. П. Иванов

17.01.2006

Или

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЦБРФ

17.01.2006 № 5

Гриф согласования располагается ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования. Лист составляется в том случае если содержание документа затрагивает интересы нескольких банков.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Зам.председателя ГОСБанка РФ Зам.министра Экономики

& И. П. Петров & И. П. Иванов

17.01.2006 17.01.2006

19. визы согласования документа

Начальник юридического отдела

& Ю. Г. Кузьмин

17.12.2006.

При наличии замечаний к документу виза записывается или ставится следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

& Ю.К.Вичкин

17.01.2006

20.печать – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. оттиск печати ставится таки образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица подписывающего или утверждающего документ.

21. отметка о заверении подписи – проставляется ниже реквизита «подпись» и имеет следующие составляющие

ВЕРНО

Инспектор & И. И. Иванов

18.01.2006.

Допускается заверять копию документа печатью.

22. отметка об исполнении документа и направлении его в дело - располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Иванов

36-35-45

Или

Иванов Петр Васильевич

36-35-45

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В дело № 14

&&&

18/01/2006

23. отметка о поступлении в дело - содержит порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости часы. Минуты. Допускается отметку проставлять в виде штампа.

24.идентификатор электронной копии документа – отметка проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные установленные в банке.