Документационное обеспечение управления Науменко Елена Викторовна

Введение.

Раздел 1. Организация документационного обеспечения управления.

Тема 1. Документ и система документации. Понятие документационного обеспечения управления.

Тема 2. Организация службы документационного обеспечения управления.

Раздел 2. Общие правила оформления служебных документов.

Тема 1. Требования к оформлению реквизитов документов.

Тема 2. Требования к тексту служебных документов. Официально-деловой стиль документов, рекомендации по составлению текста.

Тема 3. Организационные и распорядительные документы.

Тема 4. Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация. Современное деловое письмо.

Раздел 3. Организация работы с документами.

Тема 1. Основные принципы организации документооборота.

Тема 2. Порядок первичной обработки и регистрации документов.

Тема 3. Контроль за исполнением документов.

Тема 4. Систематизация документов и их текущее хранение.

Тема 5. Подготовка документов к архивному хранению.

Раздел 4. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.

Введение.

Документ- это материальный объект, закрепленный в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Он выступает и как предмет труда и как его результат.

Документирование- процесс создания и оформления документа.

Информация- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их предоставления.

Текст документа- это информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Реквизит- это обязательный элемент оформления официального документа. К реквизитам относят следующие элементы: наименование, автор, текст, подпись. дата.

Официальный документ- это документы, созданные юридически или физическим лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Раздел 1 Организация документационного обеспечения управления.

Тема 1. Документ и система документации. Понятие документационного обеспечения управления.

Слово «документ» в переводе с латинского означает свидетельство или способ доказательства. Документационное обеспечение управления является синонимом термина делопроизводства и применяется для обозначения одной и той же деятельности. Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Оно включает в себя следующие направления: 1 обеспечение своевременного и правильного создания документов 2 организацию работы с документами, то есть получение, передача, учет, контроль, хранение, уничтожение и т.д.

Виды документов: 1 по степени подлинности: а) черновые- изготовленные рукописным, машинописным способом или распечатанные с компьютера, отражают работу автора над его содержанием, содержат только текст и не обладают юридической силой б) беловой- это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений в) подлинники- это первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой г) копии- это документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, все его внешние признаки или их часть. 2 по видам деятельности: научно-технические, нормативные, плановые, финансово-расчетные, технологические и т.д. 3 по наименованию: отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, письма, анкеты и т.д. 4 по способу фиксации информации: письменные, графические, фото и кинодокументы 5 по месту составления: внешние и внутренние 6 по степени сложности: а) простые- рассматривается один вопрос б) сложные- рассматриваются несколько вопросов 7 по степени гласности: открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом 8 по юридической силе: 1 подлинные: а) действительные б) недействительные- это документы, которые становятся недействительными в результате истечения срока действия или отмены его другими документами.2 подложные. 9 по срокам исполнения: а)срочные- документы, со сроком исполнения установленным законом или документы с грифом «Срочно» б) несрочные. 10 по стадиям подготовки: черновики, подлинники, копии. 11 по происхождению: служебные, личные 12 по срокам хранения: постоянного и временного хранения (до 10 лет и выше 10 лет). 13 по степени обязательности: а) информационные- содержат сведения и факты о производственной деятельности б) директивные- обязательные для исполнения, носят характер юридической или технической нормы. 14 по степени унификации: а) индивидуальные- носят характер разового документа б) типовые- рассчитаны на изложение однородных процессов и явлений (технологический процесс) в) трафаретные- имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении г) примерные- носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. 15 по характеру содержания: первичные и вторичные.

Государственный стандарт. Унифицированные системы документации (УСД).

УСД- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Разработками конкретных форм документов и систем документации являются министерства ведомств, осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Обязательным условием организации управленческой деятельности на предприятиях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разделению Для этого необходимо использовать унификацию и стандартизацию документов.

Стандартизация- это процесс установления и применение стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, они принимаются за исходные для сопоставления с ними подобных объектов. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

Унификация- это приведение чего-либо к единой системе, форме и единообразию. Унификация и стандартизация в документоведении рассматривается как единый подход при создании и оформлении документов. Отличие состоит в том, что стандартизация является высшей степенью унификации. Требования стандартизации имеют обязательный характер, поэтому унификация проводится как предварительный этап стандартизации.