Просмотр документа и печать электронной таблицы. Настройка параметров страницы. Вставка номеров страниц и колонтитулов.

Перед выводом на печать документа Excel (всей таблицы, ее части или диаграммы) необходимо войти в Режим предварительного просмотра документа и уточнить настройки параметров страниц и областей печати.

Переход в режим предварительного просмотра выполняется с помощью команд меню Файл  Предварительный просмотр или с помощью кнопки Предварительный просмотр, щелчок по которой выводит на экран специальную панель инструментов (рис. 5).

Рисунок 5 Панель инструментов для просмотра и настройки параметров печати

Настройка параметров страницы документа Excel выполняется в диалоговом окне Параметры страницы, которое вызывается командой ФАЙЛ Параметры страницы. (рис. 6).

Диалоговое окно Параметры страницы можно вызвать также из режима предварительного просмотра и при выводе документа на печать.

Для вывода документа на печать и установки режимов печати следует ввести команду ФАЙЛ Печать и в диалоговом окне Печать установить, необходимы настройки (рис. 7).

Щелчок по кнопке Просмотр в диалоговом окне Печать переводит документ в режим просмотра и вызывает приведенную на рис. 5 панель инструментов.

Кнопка этой панели Разметка страницы служит для отображения документа в режиме разметки страницы и выполнения настроек, которые предусмотрены в этом режиме.

Щелчок по кнопке Страница на панели инструментов открывает диалоговое окно Параметры страницы, в котором можно не только установить параметры страницы, но и вставить колонтитулы и номера страниц, а также выполнить дополнительную настройку параметров печати электронной таблицы.

Диалоговое окно Параметры страницы имеет 4 вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.

На вкладке Страница можно задать размер бумаги, ориентацию листа (книжную или альбомную), установить масштаб печати. Размер листа при печати можно уменьшать до 10% и увеличивать до 400% от исходной величины (см. рис.6).

На вкладке Поля устанавливаются размеры полей страниц и места размещения колонтитулов.

Вкладка Колонтитулы используется для создания в документе Excel верхних и нижних колонтитулов и вывода на печать номеров страниц электронной таблицы.

Рисунок 6 Диалоговое окно Параметры страницы (вкладка Страница)

На вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы можно установить следующие параметры:

• вывести (или убрать) при печати сетку и заголовки строк и столбцов – номера строк и буквенные обозначения столбцов;

• определить область печати;

• определить последовательность вывода страниц при печати – вначале вниз, а потом вправо или наоборот;

• указать, нужно или нет повторять подписи столбцов (и/или строк) на каждой странице.

Область печати указывают в том случае, если требуется напечатать не весь рабочий лист, а только нужный диапазон ячеек.

Для определения области печати нужно выделить необходимый диапазон ячеек (только один) и указать его адрес на вкладке Лист².

Если электронная таблица располагается на нескольких страницах, то при ее распечатки целесообразно повторять подписи столбцов (и/или строк) на каждой странице. Для печати подписей столбцов (строк) на каждой странице, на вкладке Лист в полях Сквозные строки (столбцы) следует указать диапазоны, содержащие необходимые подписи столбцов или строк. Excel печатает подписи строк и столбцов только на тех страницах, которые включают подписываемые строки и столбцы.

Рисунок 7 Диалоговое окно Печать