Операции перемещения, копирования и вставки.
Данные электронной таблицы Excel можно перемещать, копировать, вставлять или использовать их для заполнения других ячеек таблицы.
В Excel существует несколько вариантов копирования, заполнения и вставки:
копирование только значений (а не формул);
копирование только форматов;
полное копирование значений, форматов и формул.
Копирование и перемещение данных в Excel могут производиться различными способами:
с использованием буфера обмена;
с помощью мыши;
с помощью маркера автозаполнения.
При копировании или перемещении формул действует правило относительной ориентации ячеек, т.е. происходит автоматическая настройка содержащихся в них относительных ссылок (адресов). Это означает, что при переносе формулы на некоторое число позиций каждая относительная ссылка в этой формуле заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной ячейки на такое же число позиций и в том же направлении.
Использование буфера обмена. Перемещение, копирование и вставка фрагментов через буфер обмена в Excel, как и в других приложениях Microsoft Office, могут производиться несколькими способами:
с использованием команд меню окна Excel ПРАВКА Копировать (или Вырезать), а затем команд ПРАВКА Вставить или ПРАВКА Специальная вставка.
при помощи команд контекстных меню Копировать, Вырезать, Вставить и Специальная вставка;
с помощью кнопок на стандартной панели инструментов Копировать, Вырезать, Вставить.
При выполнении команды Вырезать выделенный фрагмент не исчезает, а вокруг него появляется мерцающая рамка. После этого необходимо сразу произвести вставку данных в другое место – указать (выделить) тот блок, куда должна произойти вставка, и ввести команду Вставить. Попытка выполнить вместо вставки любую другую операцию приводит к отмене операции вырезания.
Перемещение и копирование с помощью мыши. В Excel, как и в других приложениях Windows, выделенный фрагмент можно переместить или скопировать в другое место рабочего листа или в другой документ методом перетаскивания с помощью мыши. Результат перетаскивания аналогичен результату команд Копировать и Вставить, только в этом случае не происходит помещение выделенного фрагмента в буфер обмена.
Чтобы воспользоваться методом перетаскивания, нужно:
выделить ячейку или блок смежных ячеек;
поместить указатель мыши на любую линию контура ячейки или блока так, чтобы он превратился в наклоненную стрелку;
нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить блок на другое место.
Использование маркера автозаполнения. В Excel копировать и размножать содержимое ячеек (горизонтальные и вертикальные блоки) по столбцам и строкам можно также с помощью маркера автозаполнения, перетаскивания установленный на нем указатель мыши.
Маркер заполнения – небольшой черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек.
Если выделены строка или столбец целиком, то маркер заполнения выводится в правом нижнем углу заголовка строки или столбца, а не в конце выделения.
С помощью маркера автозаполнения можно:
копировать и размножать содержимое ячеек;
заполнять ячейки последовательностями числовых рядов и дат, а также данными предварительно сформированных списков;
копировать формулы;
стирать данные в выделенных ячейках;
удалять и вставлять ячейки – сдвигать ячейки в строках или столбцах.
Для копирования и размножения содержимого ячеек (горизонтальных и вертикальных блоков) с помощью маркера автозаполнения нужно:
выделить ячейку или копируемый блок;
установить указатель мыши на маркер автозаполнения, дождаться пока он примет вид черного тонкого перекрестья, и тащить маркер при нажатой левой кнопке мыши до тех пор, пока внешняя граница выделения (рамка) не охватит необходимый диапазон.
Для того чтобы быстро скопировать формулу в расположенные ниже пустые ячейки столбца, нужно в верхнюю ячейку диапазона ввести нужную формулу и просто сделать двойной щелчок по маркеру автозаполнения.
Если вместо копирования с помощью маркера автозаполнения чисел или дат происходит их приращение (формирование рядов), то перетаскивать маркер нужно принажатой клавиши Ctrl.
При копировании и перемещении с помощью маркера автозаполнения формул, содержащих ссылки на ячейки, происходит автоматическая настройка относительных ссылок. Абсолютные ссылки остаются без изменений.
Используя маркер автозаполнения, можно создавать ряды чисел, дат и т.п., которые будут равномерно возрастать (или убывать) в одном направлении. Для создания последовательностей с убывающими данными маркер заполнения следует перемещать влево или вверх.
При создании рядов данных начальные значения последовательности должны быть введены непосредственно в ячейки. Часто при автозаполнении достаточно указать в соседних ячейках два (а иногда и одно) начальные значения нужной последовательности (не обязательно числовой). Программа Excel сама определит закон, по которому формируется последовательность. Например, если внести 1 и 3, то при автозаполнении будет сформирован ряд нечетных чисел, если внести понедельник – дни недели, январь – месяцы и т.п.
Перетаскивание маркера при нажатой правой кнопке мыши позволяет управлять процессом автозаполнения с помощью команд контекстного меню (рис.4)
Рисунок 4 Контекстное меню после перетаскивания маркера правой кнопкой мыши
Для того чтобы с помощью маркера автозаполнения стереть данные в выделенных ячейках, маркер нужно протаскивать внутри выделенного диапазона вверх или влево, не выходя за пределы сделанного выделения (не пересекая ни левой, ни верхней границы выделения). Данные, которые будут стерты, при протаскивании маркера выделяются серым цветом. При стирании данных в ячейках сохраняются их форматы.
Удаление и сдвиг выделенных ячеек с помощью маркера автозаполнения производится при нажатой клавиши Shift. При этом указатель мыши превращается в двухстороннюю стрелку, перечеркнутую двумя линиями, и происходит сдвиг окружающих данных. Для удаления ячеек нужно протаскивать маркер автозаполнения вверх или влево внутри выделения – аналогично стиранию данных. Чтобы вставить пустые ячейки и сдвинуть соседние данные, нужно протаскивать маркер автозаполнения за пределы выделения.