Основные понятия ms Excel. Структура электронной таблицы.

Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, Книга 2 и т.д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.

Рабочая книга Excel – совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле с расширением *xls. В одном файле *xls может размещаться 1 книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа с именами Лист 1 – Лист 3. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.

Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам , можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем – полужирным стилем.

Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C, …Z. После столбца Z следуют столбцы AA, AB, AC, …, BA, BB, …IV.

Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка (клетка).

Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Текущая (активная ячейка) – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью. В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку – при ссылке на нее, например, А1.

Ссылка – способ (формат) указания адреса (имени) ячейки.

Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы (см. рис. 1).

Адреса ячеек (ссылки) могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.

Ссылки на ячейку (адреса ячеек) используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

Блок (диапазон) ячеек – группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).

Адреса ячеек

Адрес ячейки составляется из обозначений столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например B1, C24.

Адреса ячеек можно вводить с помощью клавиатуры на любом регистре – верхнем или нижнем. Однако гораздо удобнее вводить адреса ячеек щелчком мыши по этой ячейке.

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом (относительной ссылкой) или просто ссылкой или адресом.

Ссылки на диапазон (блок) ячеек состоят из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока, например:

А1:С12;

А7:Е7 – весь диапазон находится в одной строке;

С3:С9 – весь диапазон находится в одном столбце.

Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно набрать номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием, например: А:А, 2:2 или А:В, 2:4.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используются имя листа и восклицательный знак, например: Лист2!В5, Итоги!В5.

Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например: Лист2!В5, Итоги!В5.

При копировании формул в Excel действует правило относительной ориентации ячеек, суть которого состоит в том, что при копировании формулы табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии (см. рис.2).

При копировании в нижележащие ячейки формулы из ячейки D2, содержащей относительные ссылки, происходит автоматическая настройка адресов в соответствии с правилом относительной ориентации ячеек.

Если ссылка на ячейку при копировании не должна изменяться, то вводят абсолютный адрес ячейки (абсолютную ссылку).

Абсолютная ссылка создается из относительной ссылки путем вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и/или номером строки (см. ячейки Е2:Е5 на рис.2).

$C$5 – это абсолютный адрес ячейки С5, следовательно, при копировании формулы не будет меняться ни номер строки, ни номер столбца.

Абсолютный адрес диапазона ячеек обозначается с использованием двоеточия между адресами верхней левой ячейки и нижней правой ячейки диапазона, например, $B$3:$C$8.

Рисунок 2 Относительные и абсолютные ссылки

Иногда используют смешанный адрес, в котором постоянным является только один из компонентов, например:

$C5 – при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

C

F4

Абсолютный адрес

Относительный адрес

F4

F4

Смешанный адрес

$5 – не будет изменяться номер строки. Изменение типа ссылки для редактируемого адреса производится с помощью клавиши F4.

Рисунок 3 Использование клавиши F4 для изменения типа адреса

В Excel предусмотрен также удобный способ ссылки на ячейку путем присвоения этой ячейке произвольного собственного имени. Имена используют в формулах вместо адресов. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки.

Имена присваиваются ячейкам или диапазонам ячеек для придания наглядности вычислениям в таблице и удобства работы, например, собственными именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются при выполнении вычислений в электронной таблицы.

Присвоить ячейке собственное имя (или удалить имя) можно с помощью команды ВСТАВКА  Имя  Присвоить или используя поле имени. В последнем случае необходимо:

• выделить ячейку (или диапазон ячеек);

• щелкнуть мышью в поле имени (в левой части строки формул), после чего там появится текстовый курсор;

• ввести имя и нажать Enter.

Для быстрого присвоения ячейке собственного имени можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl+F3.

При назначении имени ячейке или диапазону следует соблюдать определенные правила:

• Имя не должно быть похоже на адрес ячейки.

• Имя должно начинаться с буквы русского или латинского алфавита или символа подчеркивания(_).

• Остальные символы имени могут быть: буквами, цифрами и символами подчеркивания. В имени могут содержаться точки и вопросительные знаки.

• В имени нельзя использовать пробелы. Вместо них нужно ставить точки или символы подчеркивания.

• Нельзя присваивать одинаковые имена разным ячейкам одной рабочей книги, даже на разных листах.

• Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает, например, ИТОГИ и Итоги – одно и то же имя.

• Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов.

Собственные имена могут иметь и листы книги Excel. Для переименования рабочего листа нужно сделать двойной щелчок по его ярлычку, а затем удалить старое имя и ввести новое. Для завершения ввода следует нажать клавишу Enter или щелкнуть мышью вне ярлычка. Переименовать рабочий лист можно также с помощью контекстного меню ярлычка листа Переименовать.