Форматирование данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способы обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т.д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excel распознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.

С помощью специальных команд можно изменить формат как во всей таблице (глобально), так и в отдельной ячейке или блоке ячеек (локально).

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

• кнопки панели инструментов Стандартная и Форматирование (рис.9);

• команду контекстного меню Формат ячеек.

Рисунок 9 Кнопки панели инструментов Стандартная и Форматирование в окне Excel

Команды меню окна ФОРМАТ  Ячейки и команда контекстного меню Формат ячеек выводят на экран диалоговое окно Формат ячеек (см. рис. 8 и 10).

Большинство кнопок панелей инструментов используется в Excel так же, как и аналогичные кнопки, в программе Word, например, для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) очень удобно использовать кнопку Формат по образцу. Кроме того, в Excel имеется специальная группа кнопок , которая позволяет быстро изменять форматы числовых данных – устанавливать в ячейках разделители тысяч, присваивать числам денежный или процентный форматы, увеличивать или уменьшать разрядность чисел.

При форматировании заголовков таблиц часто возникает необходимость объединения по горизонтали нескольких ячеек для того, чтобы текст заголовка располагался по центру таблицы. Для этой цели в Excel существует специальная кнопка Объединить и поместить в центре. При использовании этой кнопки необходимо соблюдать определенную осторожность, так как не следует забывать, что текст заголовка фактически находится в той ячейке, куда он был введен первоначально.

Для отмены объединения ячеек нужно выделить эти ячейки, ввести команду ФОРМАТ  Ячейки и на вкладке Выравнивание снять переключатель Объединение ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:

• число;

• выравнивание;

• шрифт;

• граница;

• вид;

• защита.

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, – общий, числовой, денежный или др. (см. рис. 8).

В левом подокне выбирается категория формата, а в подокне справа – конкретный формат.

Если ни один из предлагаемых форматов не подходит, то нужно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Тип описать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.

Рисунок 10 Вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек

Для того чтобы Excel относился к данным, состоящим только из цифр, как к текстовой информации, в списке Числовые форматы нужно выбрать формат Текстовый.

При необходимости числовые данные могут быть отформатированы как почтовые индексы или телефонные номера. Для этого в списке Числовые форматы нужно щелкнуть по строке Дополнительный и выбрать нужный формат.

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора.

На вкладке Выравнивания задаются параметры расположения текста в ячейке:

• по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.п.);

• по вертикали;

• ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали) – см. рис. 7.

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.

С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных.

При этом нужно иметь в виду, что ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрыты только после установки защиты всего Рабочего листа (данной таблицы) или всей Книги. Эта защита (установка паролей на доступ и их отмена) выполняется с помощью команды СЕРВИС  Защита.