Тема 4. Эффективная организация и использование личного времени

Значение фактора времени в жизнедеятельности человека. Типичные ошибки в организации личной жизнедеятельности и главные причины потерь («поглотителей») времени. Матрица управлением временем.

Методы учета и анализа использования времени. Оптимизация использования времени (принцип Парето, анализ АБВ, правило Эйзенхауэра).

Планирование личного труда. Принципы праксеологической культуры.

Основные понятия и термины: парадокс времени, фактор времени, Типичные ошибки руководителей, 30 «поглотителей» времени, принципы эффективного использования времени, матрица управления временем С. Кови, последствия деятельности служащего, правила личной организованности и самодисциплины, методы учета и анализа использования времени служащего, содержание видов деятельности служащего, примерные нормативы затрат труда у служащих, форма для учета выполненных работ, карточка времени (хронокарта) А.К. Гастева, принцип Парето как основа принятия собственных решений, выявление приоритетов с помощью анализа АБВ, лист учета задач и контроля за их выполнением (для анализа АБВ), реализация решений на основе принципа Эйзенхауэра.

Контрольные вопросы:

1. Значение фактора времени.

2. Каковы причины дефицита рабочего времени служащих?

3. Назовите типичные ошибки служащих, ведущие к потерям их времени.

4. Назовите основные правила экономии рабочего времени.

5. Каким образом можно изучать и анализировать использование времени служащего?

6. Охарактеризуйте (поясните) принцип Парето.

7. На чем основывается анализ АБВ?

8. Какова суть принципа Эйзенхауэра?

9. Какие задачи исходят из принципа Эйзенхауэра?

Тема 5. Рациональная организация рабочего места служащего

Организация и планировка рабочих мест. Техническое оснащение рабочего места. Совершенствование условий труда. Информационное обеспечение работы. Методы рационализации личного труда. Оптимизация деловых коммуникаций.

Основные понятия и термины: организация рабочего места, обустройство кабинета (офиса), планировка рабочих мест, рабочее место, техническое оснащение рабочих мест, средства обработки документов, средства хранения, поиска и транспортировки документов, средства административно-производственной связи, комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места служащего, совершенствование условий труда, требования к информационной системе, основные задачи, которые решаются на АРМ служащих, значение и роль информации в работе служащего, виды служебных документов, требования к служебным документам, текст документов, организация работы с документами, использование оргтехники в работе с документами, работа над текстом, тренировка памяти, записная книжка служащего, умение слушать собеседника, разговор по телефону, служебная командировка, способы управления собеседником, основные правила в искусстве убеждения, виды убеждающих воздействий.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите основные правила при организации рабочего мес­та служащего.

2. Назовите принципы оформления офиса, кабинета служащего.

3. Перечислите виды технического оснащения рабочих мест.

4. Что представляет собой автоматизированное рабочее место служащего? Какими преимуществами оно обладает?

5. Назовите основные мероприятия по улучшению условий труда.

6. Сформулируйте правила рациональной организации управлен­ческого труда.

7. Какие виды служебных документов вы знаете?

8. Назовите общие требования к документам.

9. В чем состоит назначение информационного обеспечения?

10. Перечислите требования к тексту документов.

11. Что включает в себя организация работы с документами?

12. Какие программы используются по организации работ с доку­ментами?

13. Перечислите основные виды справочно-информационной документации.

14. Назовите основные приемы при работе над текстом.

15. Как следует правильно тренировать память?

16. Что представляет собой метод связок и метод зацепок?

17. Какие ошибки зачастую допускаются при выслушивании собе­седника?

18. Назовите виды записных книжек.

19. Как правильно слушать собеседника?

20. Перечислите основные правила беседы по телефону.

21. Как рационально подготовиться к командировке?

22. Назовите основные правила управления собеседником.

23. Охарактеризуйте основные правила искусства убеждения.

24. В чем заключаются основные ошибки убеждающего?

25. Назовите основные виды воздействий, составляющие процесс убеждения.