Матрица управления временем

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим сроком» исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3	4
	Отвлечения, некоторые теле­фонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуют­ся двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное — это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас». А какие дела можно на­звать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наи­важнейшие цели.

Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет — прежде всего они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, пла­нирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, 80% всех результа­тов достигается нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, вре­мени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.

Принцип Парето как метод оптимизации использования рабочего времени

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают на­большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают:

• 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота;

• 80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота;

• 20% ошибок обуславливают 80% потерь;

• 80% ошибок обуславливают 20% потерь;

• 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости гото­вого изделия;

• 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости гото­вого изделия.

Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80:20».

Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск продукции).

Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

На нижеприведенной схеме поясняется этот «железный» принцип временного менеджмента (табл. 16) [68, с. 112].

Таблица 16

Временной принцип Парето (соотношение 80:20)

Затраты	Выпуск
80 % затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы)	20% итогового результата
20 % затраченного времени многие «жизненно важные» проблемы)	80% итогового результата

Таким образом, сначала—немногие «жизненно важные» про­блемы, а уже потом — многочисленные «второстепенные»!

Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, соглас­но которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б, В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей (рис. 7). Многие руководители уже работают по этому принципу, и к важ­нейшим задачам они приступают в первую очередь.

Анализ АБВ основывается на следующих закономерностях:

• важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% от общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;

• на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% от общего числа и также 20% значимости задач и дел руко­водителя;

• менее важные и несущественные задачи (категория В) со­ставляют 65% от общего числа задач, но имеют незначи­тельную долю — примерно 15% в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Реализация решений на основе принципа Эйзенхауэра

вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела.

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу (рис. 9) приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются по следующим возможностям их оценки и (в итоге) выполнения:

• срочные/важные задачи;

• срочные/менее важные задачи;

• менее срочные/важные задачи;

• менее срочные/менее важные задачи.

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться.

Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к кор­зине для бумаг (объект «К» на схеме).

Планирование личного труда. Принципы праксеологической культуры.

Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов — долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние воплощаются в планах дня (рис. 10).

Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня [24, с. 267]. При планировании дня следует учитывать правило 60:40— планом должно быть охвачено более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел [68, с. 95].