Информационные технологии автоматизации офиса
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала, а лишь дополняет её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
И
нформационная
технология автоматизации офиса —
организация и поддержка коммуникационных
процессов как внутри организации, так
и с внешней средой на базе компьютерных
сетей и других современных средств
передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Информационные технологии автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов, как внутри организации, так и с внешней средой, на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи информации.
Информационные технологии поддержки принятия решений
Проблемы принятия решений пронизывают всю человеческую практику (и общественную, и личную), и поэтому отличаются большим разнообразием. В зависимости от выбираемого основания классификации выделяют задачи принятия решений:
хорошо структурированные, плохо структурированные и неструктурированные;
уникальные и повторяющиеся;
статистические и динамические;
в условиях определенности и в условиях неопределенности (в частности, при риске, при противодействии);
с фиксированным (заданным) набором (множеством) вариантов решений (стратегий, альтернатив) и с формируемым в процессе принятия решений;
с одним критерием (показателем качества или эффективности, целевой функцией) и с многими (несколькими) критериями;
а также задачи:
выбора одного наилучшего (оптимального) варианта, нескольких лучших вариантов, ранжирования всех вариантов,
разбиения их на упорядоченные классы,
принятия индивидуальных решений и принятия коллективных решений.
Поддержка принятия решений заключается в помощи лицу, принимающему решение (ЛПР) в процессе принятия решений. Она включает:
помощь ЛПР при анализе объективной составляющей, т.е. в понимании и оценке сложившейся ситуации и ограничений, накладываемых внешней средой,
выявление предпочтений ЛПР, т.е. в выявлении и ранжировании приоритетов, учёте неопределённости в оценках ЛПР и формировании его предпочтений,
генерацию возможных решений, т.е. формирование списка альтернатив,
оценку возможных альтернатив, исходя из предпочтений ЛТР и ограничений, накладываемых внешней средой,
анализ последствий принимаемых решений,
выбор лучшего, с точки зрения ЛПР, варианта.
Компьютерная поддержка процесса принятия решений, так или иначе, основана на формализации методов получения исходных и промежуточных оценок, даваемых ЛПР, и алгоритмизации самого процесса выработки решения.
Формализация методов генерации решений, их оценка и согласование является чрезвычайно сложной задачей. Эта задача стала интенсивно решаться с возникновением вычислительной техники. Решение этой задачи в различных приложениях сильно зависело и зависит от характеристик доступных аппаратных и программных средств, степени понимания проблем, по которым принимаются решения, и методов формализации.
Термин «система поддержки принятия решений» появился в начале семидесятых годов. За это время дано много определений СППР.
«Системы поддержки принятия решений являются человеко-машинными объектами, которые позволяют лицам, принимающим решения (ЛПР), использовать данные, знания, объективные и субъективные модели для анализа и решения слабоструктурированных и неструктурированных проблем»3. В этом определении подчёркивается предназначение СППР для решения слабоструктурированных и неструктурированных задач.
«Система поддержки принятия решений — это компьютерная система, позволяющая ЛПР сочетать собственные субъективные предпочтения с компьютерным анализом ситуации при выработке рекомендаций в процессе принятия решения»4. Основной пафос этого определения — сочетание субъективных предпочтений ЛПР с компьютерными методами.
«Система поддержки принятия решений — это компьютерная информационная система, используемая для различных видов деятельности при принятии решений в ситуациях, где невозможно или нежелательно иметь автоматическую систему, полностью выполняющую весь процесс решения»5.
Все три определения не противоречат, а дополняют друг друга и достаточно полно характеризуют СППР.
Системы поддержки принятия решений:
Помогают произвести оценку обстановки (ситуаций), осуществить выбор критериев и оценить их относительную важность.
Генерируют возможные решения (сценарии действий).
Осуществляют оценку сценариев (действий, решений) и выбирают лучший.
Обеспечивают постоянный обмен информацией об обстановке принимаемых решений и помогают согласовать групповые решения.
Моделируют принимаемые решения (в тех случаях, когда это возможно).
Осуществляют компьютерный динамический анализ возможных последствий принимаемых решений.
Производят сбор данных о результатах реализации принятых решений и осуществляют оценку результатов.
Системы ППР появились усилиями американских ученых в конце 70-х начале 80-х годов, чему способствовало широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи разработки систем искусственного интеллекта.
Человеко-машинная процедура принятия решений с помощью СППР представляет собой циклический процесс взаимодействия человека и компьютера. Цикл состоит из фазы анализа и постановки задачи для компьютера, выполняемым ЛПР, и фазы оптимизации (поиска решения и выполнения его характеристик), реализуемой компьютером. Главная особенность информационной технологии ППР — качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера.
Выработка решений в этих системах происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:
— система ППР в роли вычислительного звена;
— человек как управляющее звено, задающее исходную информацию и оценивающее полученный результат.
Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. Информационная система способна совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.
В состав системы поддержки принятия решений входят база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.
Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. СУБД должна поддерживать следующие возможности:
составление комбинаций данных, получаемых из различных источников с использованием процедур агрегирования и фильтрации;
быстрое добавление или исключение того или иного источника данных;
построение логическое структуры данных в терминах пользователя;
использование неофициальных данных для проверки рабочих альтернатив;
логическая независимость от других операционных баз данных, функционирующих в фирме.
Использование моделей обеспечивает проведение анализа в СППР. Модели, основываясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия оптимальных решений.
В СППР база моделей состоит, как правило, из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей в виде совокупности модельных блоков, моделей и процедур, реализующих математические методы. Система управления базой моделей должна поддерживать создание новых моделей, изменение существующих, поддержку и обновление параметров моделей, манипулирование моделями и т.д.
Интерфейс пользователя определяет, в первую очередь, язык пользователя и язык сообщений компьютера. Интерфейс должен обеспечивать возможности манипулирования различными формами диалога и различными видами данных, оперативно отвечать на запросы пользователя справочно-информационного характера.
Отличие информационной технологии ППР:
— ориентация на решение слабоформализованных (плохо структурированных) задач;
— сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностью использования математических моделей решения задач;
— ориентация на непрофессионального пользователя компьютера;
высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспособления к требованиям пользователя.