4. Электронные документы.

Развитие ИС, как системы взаимодействующих АРМ, связано с внедрением в управленческую деятельность новой фор­мы представления информации — электронных документов на машинных носи­телях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения, имеющие различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранят­ся как файлы на машинном носителе.

Согласно Федераль­ному закону № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифро­вой подписи», электронным является документ, в котором информа­ция представлена в электронно-цифровой форме. (Слайд 13)

Т.е. под электронным документом (ЭД) понимается структури­рованный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на жестком диске компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрацион­ная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих пе­речень необходимых данных о нем.

Следует различать понятия:

• Неформали­зованный (произвольный) электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.

• Служебный (официальный) электронный документ - записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают сле­дующими преимуществами (Слайд 14):

• более низкая стоимость и время передачи электронного докумен­та из одного места в другое;

• более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

• более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

• возможность контекстного поиска;

• новые возможности защиты документов;

• упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможно­стями;

• принципиально новые возможности представления ЭД. Доку­мент может иметь динамичное содержание (например, аудио-,видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документо­оборота (Слайд 15):

• соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

• распределенность;

• масштабируемость;

• модульность;

• открытость;

• переносимость на другие аппаратные платформы.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов (Слайд 16):

• идентификационный код источника;

• электронная подпись автора документа;

• код формы документа;

• номер документа;

• дата, время создания или модификации документа.

4.1. Технологии создания электронных документов

Создание электронных документов осуществляется различным образом (Слайд 17):

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца.

2. Сканирование немашинного документа, создание файла графического типа (форматы TIF, PDF и др.), распознавание графических символов и их преобразование в стандартный формат машинного доку­мента.

3. Программный способ создания машинного документа, в том числе вставка в документ внедрённых или связанных объектов согласно технологии OLE (Object Linking and Embedding technology - Технология связывания и внедрения объектов) — объектно-ориентированная архитектура взаимодействия прикладных процессов, разработанная корпорацией Microsoft.

4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный доку­мент, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать неза­висимо от основного документа либо интегрироваться с основным докумен­том.

5. Сообщения электронной почты, сохраняемые в виде электронного документа, а также документы, приходящие по Интернету, или по корпоративной сети фирмы.

Структура электронного документа может быть описана через логическую и макетную структуры, каждая из которых имеет свою схему. (Слайд 18).

Логическая структура, как правило, имеет иерархическую структуру, описывает документ в логических понятиях и не зависит от формы его представления на физическом носителе.

В логической структуре документа определяются его смысловые компоненты и отношения между ними:

• авторские данные (автор, место работы),

• аннотации,

• оглавление,

• главы,

• разделы,

• параграфы,

• рисунки, сноски,

• приложения.

На втором уровне определены элементы, повторение которых отражено на рисунке пунктирным контуром. Нижний уровень характеризует конкретные блоки содержания документа.

Макетная структура документа (Слайд 19) содержит описание документа в терминах физических единиц (страниц, полос, колонок, рамок для рисунков, форм таблиц и т.д.). Элементы макетной структуры данных определяют физическую область для размещения содержания документа и правила отображения в этой области информационной части документа.