Глава 3. Подсистемы системы alfa

3.1. Подсистема Управление логистикой

Подсистема логистики включает в себя комплекс бизнес-приложений (Модулей), охватывающих все стадии логистики товарно-материальных ценностей, начиная с управления снабжением, доставкой и складами и закачивания сбытом и отгрузкой готовой продукции, включая розничную торговлю.

В Подсистему управления логистикой входят следующие бизнес-приложения (Модули) Системы Alfa:

Alfa – Purchase Управление снабжением. Модуль Alfa-Purchase предоставляет полный набор инструментов необходимых для эффективного управления снабжением на предприятиях. Входящие в него инструменты позволяют автоматизировать весь цикл управления снабжением от формирования заявок подразделений и их консолидации до документарного оформления поступления ТМЦ, включая сравнение предложений различных поставщиков и размещение заявок.

Как это выглядит:

Рис. 1. Ведение реестра заявок

Рис.2. Регистрация заявок

Рис.3. Заявки на ТМЦ – дополнительные атрибуты

Рис.4. Возможность использования шаблонов

АВТОМАТИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ:

Регистрация заявок. Заявки от подразделений на приобретение ТМЦ могут оформляться как непосредственно самими подразделениями, так и формироваться автоматически из других Подсистем, например, управления производством и управления эксплуатацией, на основе производственных программ, планов продаж, заявленных структурными единицами потребностей. Автоматическая система регистрации заявок позволяет учесть всю необходимую информацию, в частности, наименование и количество требуемого материала, период и условия поставки, а затем на основе Реестра сформировать консолидированные заявки по подразделениям, балансовым единицам и т.д. В дальнейшем на их основе Подсистема может автоматически формировать заказы поставщикам соответствующих материальных ценностей, спецификации к заключенным договорам или оформить выдачу со складов снабжения.

Функции выбора поставщиков. Инструменты Модуля позволяют организовать процесс выбора поставщиков, проведение тендеров, регистрацию предложений от них и возможность сравнения с учетом истории предыдущих взаимоотношений.

Регистрация товаросопроводительных документов (накладных). Регистрация и ведение накладных производится в Системе на основании заказов на приобретение, спецификаций договоров или заявок, размещенных у поставщиков, при этом в товаросопроводительных документах автоматически указывается вся необходимая информация по составу и характеристикам поставляемых товарно-материальных ценностей и услуг.

Таможенное декларирование. Для сделок по импорту в Системе заложена возможность создания и ведения грузовых таможенных деклараций, что позволяет контролировать процесс таможенной очистки, а также отслеживать затраты, связанные с таможенным оформлением, расчетами по импортному НДС, а также рассчитывать стоимость приобретаемых ценностей с учетом данных расходов.

Формирование счетов (счетов-фактур). Счета на оплату поставок могут формироваться не только на основании уже полученных от поставщика товаросопроводительных документов, но и независимо от них с последующей привязкой. При этом в Модуле реализована многоуровневая проверка соответствия данных счетов (счетов-фактур), связанных с ними товаросопроводительных документов реальным поступлениям на склады. Такая проверка осуществляется в частности по номенклатуре, количеству, качеству и стоимости.

Контроль качества материалов. Перед приемкой ТМЦ могут быть проведены лабораторные анализы поступившей партии на соответствие ее ГОСТам или техническим условиям, и уже по результатам проведенных анализов будут сформированы или подтверждены Сертификаты качества материалов, полученных от поставщиков.

Alfa – Stock Управление складской логистикой. Модуль Alfa-Stock, являющийся ядром Подсистемы управления логистикой, предоставляет полный набор инструментов для управления складами предприятия. На базе Alfa-Stock можно организовать товарооборот компании, имеющей структуру подразделений, складов и производственных цехов любой степени сложности и ведущей операции с любым ассортиментом товаров, материалов и услуг. При этом управление движением товарно-материальных ценностей осуществляется в рамках единого аналитического пространства предприятия.Как это выглядит:

Рис.5. Каталог товаров

Рис.6. Карточка товара – дополнительные характеристики

Рис.7. Возможность указания аналитических признаков в товарном документе

Рис.8. Отчет о движении ТМЦ

Рис.9. Распределение стоимости услуг на себестоимости ТМЦ

Рис. 10. Оперативный отчет о резервах и складских остатках ТМЦ

Рис.11. Отчет о приходе товара

Рис.12. Форма резервирования товара

АВТОМАТИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ:

Расширенная структура складов. Система предоставляет возможность описания внутренней структуры складского хозяйства любой сложности (различные складские зоны, проходы, допустимые параметры размещения и т.д.) с автоматическим формированием шифра конечного адреса хранения. Для обеспечения удобства пользователя при описании физической структуры склада используется единый каталог складирующего оборудования предприятия, на основании элементов которого в описываемую модель склада автоматически добавляется иерархия адресов хранения. При этом Модуль позволяет задавать для каждой балансовой единицы неограниченное количество складов, в то же время один и тот же склад может использоваться несколькими балансовыми единицами.

Складская логистика. При использовании Alfa-Stock не нужно создавать несколько накладных, даже если приход или отгрузка товара осуществляется с нескольких складских площадок, в этом случае достаточно зарегистрировать несколько Складских ордеров в рамках одной накладной. Причем Система подскажет склад, на уже котором имеется нужный товар, и его количество, а также позволит оптимально распределить товар с учетом условий хранения. Складские остатки на любой день можно просмотреть не только по выбранным складам, в разрезе групп или качественных характеристик товаров, но и с выборкой по критическим срокам реализации. При этом остатки можно получать как в количественном, так и в суммовом выражении исходя из их себестоимости или по ценам выбранного прайс-листа.

Учет перемещений ТМЦ. Подсистема Alfa-Stock позволяет проводить и контролировать приход и расход ТМЦ, их перемещения между подразделениями и складами. При этом внутренние перемещения могут быть привязаны к прайс-листам с учетом принятой на предприятии практики трансфертного ценообразования.

Инвентаризация, переоценка. При проведении инвентаризации на складе в Сличительную ведомость Модуля Alfa-Stock вводятся данные по количеству товарно-материальных ценностей, фактически имеющихся на складах. При этом, приход излишков и/или списание недостач, если учетные данные не соответствуют вводимой информации, может производиться как по себестоимости, так и по цене реализации. Причем система позволяет учитывать недостачи и в пределах естественной убыли, и сверх лимита, а инвентаризацию можно производить по складу в целом или по отдельным группам товара. Стоит обратить внимание на то, что в Подсистему включена возможность проведения операций по переоценке товаров.

Многомерный учет. В Системе Alfa за счет использования набора атрибутов товарно-материальных ценностей могут составляться сложные каталоги. Благодаря этому, при определении количества каждого конкретного типа товара на складе могут учитываться одноименные товары, различающиеся, например, по сочетаниям цветов, размерам, отделке. Такая возможность особенно актуальна, например, для учета предметов одежды или обуви. Использование многоуровневого каталога, составленного на основе перечня возможных сочетаний заданных характеристик, позволяет вести отдельный учет по каждому экземпляру артикула.

Аналогичным образом организуется оперативный учет товаров в разрезе размерных сеток, причем в качестве основы для бухгалтерского учета таких товаров будет использоваться артикул.

Ведение партионного учета. Модуль Alfa-Stock предоставляет возможность ведения учета ТМЦ в организациях, работающих с партиями и сериями товаров. Учет, списание, определение себестоимости и другие операции в этом случае могут проводиться с использованием различных методов (FIFO, LIFO, с указанием конкретной партии), при этом Модуль может, например, списывать в расход товар из одной или нескольких конкретных серий, соответствующим образом вычисляя себестоимость.

Расчет себестоимости. Расчет себестоимости может производиться по методам FIFO, LIFO, путем вычисления среднего или согласно произвольным схемам на основе вычислений в Модуле Alfa-Account. В последнем случае информация из проводки, рассчитанной и выполненной в Alfa-Account, передается в документы Alfa-Stock для определения фактической себестоимости отгружаемого товара. В процессе расчета себестоимости приходуемых ТМЦ Модуль предоставляет возможность распределения затрат на услуги, связанные с товарами (доставка, погрузка), через конкретные документы. При этом распределение может выполняться в зависимости от заданных атрибутов (количество, вес, размеры и т.п.). Так, для товаров, входящих в одну партию, но имеющих разные характеристики, могут применяться различные схемы расчета себестоимости.

При этом для контроля списания формируется отчет, в котором отражаются несоответствия количественных показателей прихода и расхода и указываются конкретные товарные позиции, не позволяющие выполнить списание в полном объеме.

Затаривание и учет тары. Модуль позволяет вести учет материальных ценностей с указанием схемы затаривания, которая представляет собой иерархию товароносителей и упаковочных материалов, применяющихся для данной грузовой единицы. При этом количество освобождаемой в процессе распаковки тары рассчитывается автоматически на основании количественных показателей, указанных пользователем при создании схемы. Учет укрупненных грузовых единиц, а также учет тары может осуществляться отдельно от товара.

Формирование отчетности. В Модуле предусмотрена возможность получения следующих параметрических отчетов:

по остаткам ТМЦ;

по движению ТМЦ;

аналитические - в разрезах прибыльности, оборачиваемости и т.п.;

по расчетам с контрагентами.

Любой перечисленных отчетов может быть получен путем задания параметров отбора, группировки и вычислений. В каждом из них предусмотрена возможность фильтрации информации по значениям аналитических справочников, а также сортировка результатов по любой комбинации полей.

Alfa – Sales & Distribution Управление сбытом и распределением

Как это выглядит:

Рис.13. Нормативно-справочная информация

Рис.14. Формирование грузовых таможенных деклараций

Рис.15. Расчет стоимости перевозки

Рис.16. Контроль качества продукции

Рис.17. Формирование комплекта сопроводительных документов

Рис.18. Учет операций с вагонами

Рис. 19. Работа с заказами покупателей

Рис. 20. Отчет о вагонах

Рис.21. Нормативно-справочная информация

Рис.22. Резервирование товаров

АВТОМАТИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ:

Управление ценообразованием. В Модуле предусмотрено создание и хранение необходимого количества торговых и производственных прайс-листов. При создании торгового прайс-листа для каждого товара из списка на основании атрибутов товарных позиций (размер, цвет и т.д.) задается цена с возможностью ее дифференциации в зависимости от количества товаров, предназначенного для закупки или продажи. Новые прайс-листы могут создаваться как «с нуля», так и в результате копирования уже существующего. Есть и еще один вариант - автоматизированное получение новых прайс-листов на основе алгоритмов пересчета.

Alfa-Sales&Distribution предоставляет возможность реализации эффективной политики в области ценообразования, активного использования в работе гибких систем скидок: скидки конкретным клиентам и группам клиентов, на определенные товары и номенклатурные группы, временные скидки и т.п. При этом история ценообразования остается в Системе, и при необходимости вся динамика ценовых изменений может быть восстановлена в полном объеме.

При формировании производственных прайс-листов, которые создаются для определения нормативной себестоимости материалов, полуфабрикатов и товаров, расчеты можно выполнить автоматически в соответствии с информацией, имеющейся в Системе.

Планирование сбыта и отгрузки, работа с заявками и заказами покупателей. Система регистрации заявок от покупателей на поставку продукции учитывает всю необходимую информацию: наименование и количество требуемого товара, тип транспортных средств, пункт назначения, валюта расчетов, период и условия поставки. Возможно также прямое поступление заказов на поставку из информационных систем заказчиков.

А на основе Реестра заявок принимается решение по приоритетным поставкам с учетом имеющегося в наличии на заданный период транспорта. При этом планы продаж и отгрузок могут формироваться не только с учетом поступивших от покупателей заказов, но и прогнозов, основанных, в частности, на анализе продаж.

Резервирование готовой продукции, товаров. Подсистемой управления логистикой предусмотрена возможность резервирования товара как «с движения» (по расходным и приходным операциям), так и со склада с учетом различных атрибутов товарных позиций. При этом резервирование может осуществляться путем сохранения документов или в режиме реального времени. В последнем случае Модуль резервирует необходимое количество продукции на соответствующих складах в момент ввода товарной позиции в заказ или накладную еще до сохранения документа. Такой подход исключает возможность создания нескольких документов на расход одних и тех же физических единиц товара.

В соответствующем отчете можно получить информацию о том, за каким документом и на какую дату закреплена бронь, а также снять или изменить ее при необходимости. В дальнейшем, при формировании дочерних документов бронь автоматически переносится на них. В случае удаления товарного документа аналогичный алгоритм обрабатывает процесс возврата брони.

В процессе оформления расходного документа автоматически отображается количество данного товара, доступное для резервирования, а, если пользователь пытается превысить его, Система выдает соответствующее предупреждение. Отгрузка товара также производится с контролем доступных объемов.

Отпуск продукции, товаров и материалов, контроль погрузки. На основании принятых к исполнению заявок и заказов Модуль автоматически формирует пакет документов на отпуск продукции и товаров потребителям, в том числе учитываются условия транспортировки (использование железнодорожного, водного, автомобильного транспорта) и производится контроль соблюдения договорных условий.

При использовании Компоненты управления транспортом операции погрузки в погрузочных пунктах производятся с учетом информации, указанной в заказах и планах перевозок: грузополучателя, направления следования груза, состояния, типа транспортного средства и его технических характеристик. В этом случае при наличии у предприятия электронных весов, автоматической системы дозирования, система отслеживания движения транспорта и другого оборудования все необходимые условия погрузки рассчитываются автоматически.

Формирование товаросопроводительных документов. На основании заказов, планов дистрибуции и грузовых таможенных деклараций Alfa-Sales&Distribution позволяет создавать полный комплект товаросопроводительных документов. Если при этом указано также транспортное средство, в документы автоматически передаются данные о произведенной погрузке, а также информация, необходимая для грузоперевозчика и получателя, в том числе данные о дополнительных условиях перевозки, например, сведения о дополнительном оборудовании, способе определения веса, категории опасности груза.

Контроль качества продукции и товаров. Модуль позволяет оформлять лабораторные анализы партий отгружаемой продукции на соответствие ее государственным стандартам или техническим условиям. По результатам проведенных анализов происходит формирование Сертификатов качества отгружаемой продукции, которые в пакете с другими сопроводительными документами прилагаются к транспортной накладной. Можно также указать Сертификаты, предоставленные поставщиками конкретных партий товарно-материальных ценностей.

Расчет стоимости перевозки и прочих накладных расходов. На основании данных о перевозке (массы груза, вида транспортных средств, маршрута, дальности) Модуль Alfa-Sales&Distribution автоматически производит анализ ее стоимости. В этом случае к накладной привязываются данные о расходах, которые включаются в стоимость, в частности, тариф перевозки (с учетом направления, сроков, массы груза), плата за аренду вагонов, страховой сбор, сбор за срочность перевозки. При этом доступный интерфейс системы позволяет специалисту самостоятельно вносить корректировки в расчетную формулу стоимости.

Выставление счетов и счетов-фактур. По мере проведения сделок на основе товаросопроводительных документов Модуль автоматически формирует счета на оплату и счета-фактуры, при этом соответствующая информация поступает в Подсистему управления финансами и контролинга.

Оформление счетов и счетов-фактур при экспортных поставках или при продажах через комиссионеров производится в момент перехода права собственности, который отдельно оговаривается в контракте, например, при продаже товара комиссионером, пересечении государственной границы, погрузке продукции на судно в порту и т.п. Для этого в системе ведется регистрация транспортных средств, прибывающих в удаленные порты и учет информации о погрузке судов.

Специально для работы с комиссионерами созданы механизмы по автоматическому приему и хранению присылаемых ими электронных отчетов в виде полноценных объектов базы данных. В дальнейшем документы, полученные от контрагентов, используются для закрытия накладных и формирования счетов-фактур.

Формирование счетов-проформ. В конце периода Модуль формирует пакет документов с данными по накладным, не попавшим в счета-фактуры. Формирование счетов-проформ производится автоматически с учетом условий поставки и условий перехода прав собственности.

Таможенное декларирование. Для экспортных отгрузок в Модуль заложена возможность создания и ведения грузовых таможенных деклараций, что позволяет контролировать все аспекты экспортных операций. Так, при вывозе частями крупных заказов предусмотрена возможность ведения грузовых таможенных деклараций как временного, так и постоянного периода декларирования.

Формирование отчетности. В рамках Alfa-Sales&Distribution можно автоматически формировать широкий спектр оперативных и аналитических отчетов, позволяющих контролировать весь процесс продажи от поступления заявки до полного исполнения сторонами обязательств, определять прибыльность продаж, получать другую необходимую финансовую информацию по каждой сделке. В сфере грузоперевозок Модуль дает возможность отслеживать перемещения транспорта и анализировать информацию в различных разрезах: географическое направление, тоннаж, вид продукции, вид транспорта и т.п.

При этом в отчетность может быть включена информация по каждому договору об отгруженной продукции, о товарах в пути, в том числе ожидающих погрузки в портах, и в других перевалочных точках, что дает возможность контролировать всю цепочку поставок.

Данная функциональность позволяет анализировать не только процессы сбыта на предприятии, но и рассматривать их во взаимосвязи с финансовой и бухгалтерской отчетностью, причем информация доступна с каждого рабочего места в соответствии с настроенными правами доступа, гарантирующими заданный уровень конфиденциальности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение отметим, что сегодня вряд ли нужно кого-нибудь убеждать в необходимости автоматизации производственных процессов, благодаря которой не только сокращаются материальные затраты и трудоемкость выполнения производственных операций, но и создаются условия для изготовления инновационной продукции. Системы подготовки производства относятся к числу технологий, позволяющих значительно снизить временные затраты в процессе проектирования и сопровождения изделия, накопить базу технологий предприятия, решить широкораспространенную проблему дублирования и неактуальности данных, что впоследствии положительно скажется на качестве выпускаемой продукции и жизнедеятельности предприятия в целом. Системы класса PDM должны рассматриваться руководителями производственной компании как необходимый бизнес-инструмент, способствующий выживанию и дальнейшему развитию предприятия в конкурентной среде.

Внедрение PDM-систем подразумевает также тесное взаимодействие с консалтинговой компанией (поставщиком решения), начиная с составления план- графиков работ и заканчивая сдачей системы в промышленную эксплуатацию. Объединение знаний о специфике работы предприятия со стороны заказчика и знания продукта и опыта отраслевых внедрений со стороны исполнителя позволит целенаправленно двигаться к желаемому результату.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. http://www.alfasystem.ru – Система ALFA.

2. http://www.remmag.ru/admin/upload_data/remmag/10-5/Ijora.pdf - PDM-системы.

3. http://ru.wikipedia.org/wiki/PDM-система - PDM- система.

4. http://www.ci.ru/inform07_01/p08pdm.htm - Мировой рынок PDM – систем.

5. http://www.ssau.ru/it/caecadcampdm/ - CAE/CAD/CAM/PDM – системы.