8. Ход и оптимизация проведения ситанализа.

Ситанализ может проходить в течение одного или нескольких дней. Наиболее эффективны однодневные обсуждения. Начинается работа со скрупулезного разъяснения руководителем цели обсуждения, структуры и содержания сценария, регламента, прав и обязанностей экспертов. Необходимо соблюдать анонимность авторов и точек зрения.

Руководитель контролирует ход дискуссии по времени и характеру выступлений.

Вопросы экспертам могут задавать все участники после всех выступлений по данному блоку. Дальнейшие выступления могут быть только в случае несогласия с выводами докладчика или его ответом на вопрос. Дискуссия ведется в рамках данного блока.

Задача руководителя и Core-team при этом – подгонять ответы к вопросам сценария.

Необходимо помнить, что для итогового документа важны:

- новый объем знаний,

- новые вопросы,

- мнение большинства,

- мнение меньшинства,

- версии решений (многовариантный принцип).

В ходе обсуждения создается новый объем информации и подчас возникает новое качество выводов ситанализа.

Оптимизация проведения ситанализа обычно связана с тщательным подбором экспертов, выбором формы и оптимального временного профиля.

Кадровый профиль. Экспертиза ориентирована на интенсивную творческую работу участников в течение ограниченного срока. Следовательно, число ее участников не может быть слишком большим. Лучше делать выбор в сторону более качественного состава экспертов, чем в сторону количественного увеличения. Разделение группы на две части – высокоранговых и низкоранговых экспертов – «помощников» также может оптимизировать работу. Основной функцией последних, как уже отмечалось, является слежение за ходом дискуссии и запись ее содержания, поскольку первые обычно полностью включены в дискуссию и временами могут испытывать перегрузки, стресс и не всегда ведут последовательные записи.

Временной профиль. Физиологическая граница интенсивной творческой работы – 60 минут. При ее переходе нарастает утомление. Если работа продолжается, то с 90-й минуты начинается период негативной активности.

При проведении «круглого стола» можно повысить «эмоциональный фон», а также предложить 10-минутный постановочный доклад в начале ситанализа. Его может сделать руководитель или эксперт, и в нем должен быть очерчен круг вопросов, которые подлежат обсуждению, с указанием причин их выделения.

При «мозговом штурме» решение данной задачи усложняется, т.к. обсуждение без дискуссии, как правило, через 30 минут после начала затухает. Кроме того, при «мозговом штурме» считается нецелесообразным использовать постановочный доклад. Предпочтительнее ограничиться списком вопросов. Таким образом, общее время – в пределах 40 минут. Увеличить его сколько-нибудь значительно вряд ли возможно. Соответственно, встает вопрос о перерыве (5–7 минут), в ходе которого участники, ознакомившись со своими записями, получили бы новый импульс к обсуждению.

Срок и величину перерыва определяет руководитель.

Активность участников ситанализа обусловлена и природными причинами, среди которых следует выделить биоритмы. По ним выделяются два пика активности: 11–12 часов и 17–18 часов, на которые и следует планировать заседание.