Документальное оформление и учет поступления материалов. Особенности учета неотфактурованных поставок и материалов в пути.

Материалы могут поступать в организацию в результате:

• приобретения за плату от поставщиков и других субъектов хозяйствования;

• внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд организации;

• поступления от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета;

• поступления материалов из собственных производств (из­готовленных или возвратных отходов);

• оприходования запасных частей и прочих материалов от списания пришедших в негодность основных средств;

• поступления (приобретения) материалов в качестве целе­вого финансирования;

• получения по договору дарения от других субъектов хо­зяйствования и физических лиц безвозмездно.

Документы по поступлению, а затем по расходованию мате­риальных ресурсов играют наиважнейшую роль для целей контроля за движением, сохранностью и экономным расходованием средств.

Основными документами, определяющими порядок учета материалов, являются:

• Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденная Постановлением Министерства финансов РБ от 17.07.2007 г. № 114;

• Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная».

Предприятия-покупатели заключают договоры поставок с предприятиями-поставщиками. В этих договорах предусматри­ваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассорти­мент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение усло­вий договора. Отгружая материалы, поставщик высылает поку­пателю расчетные и другие сопроводительные документы - пла­тежное требование-поручение, товарно-транспортную наклад­ную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, кви­танцию к железнодорожной накладной и др.

Поступившие документы передаются в отдел материально технического снабжения (маркетинговая служба), где они тща­тельно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д.

Затем заполняются ведомость (машинограмма) оперативного учета выполнения договоров поставок и журнал учета посту­пающих грузов. В журнале указывается дата поступления груза, регистрационный номер, наименование поставщика, дата и но­мер транспортного документа, род груза, сумма счета, номер и дата приходного ордера, акта приемки, запроса о розыске груза, отметка об оплате груза.

В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату).

Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза. Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги, пристани или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. В случае претензии к транспортной организации (недостача мест, массы груза, бой порча, повреждение тары и т.д.) с участием начальника станции составляется коммерческий акт, а при хищении груза - и с участием железнодорожной милиции. Такой акт является основанием для предъявления претензии к транспортной организации или же поставщику (ненадлежащая упаковка груза).

При отгрузке и перевозке товаров автомобильным транс­портом основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в 4-х экземплярах: первый - остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза; второй - остается у

грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий - служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю. В ТТН-1 необходимо правильно и пол­но заполнить все реквизиты накладной.

При отсутствии расхождений между фактическими дан­ными груза и данными

поставщика в ТТН-1 никаких дубли­рующих документов типа приходного ордера (форма № М-4) выписывать не следует. На ТТН-1 ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, дата и Ф.И.О. получателя материалов и его подпись (материально ответственного лица).

Когда же при приемке груза расхождения установлены, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (ф. № М-7), который является основанием для предъявления претензии поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру (ф. № М-4).

Со всеми материально ответственными лицами (экспедито­ры, заведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах.

Материально ответственные лица должны знать Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов с учетом специфики товаров, материалов и места составления актов (на станции или складе грузополучателя), знать требования по заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию). Бухгалтерия предприятий всех форм собст­венности должна руководствоваться инструкцией о порядке ис­пользования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности от 18.12.2008 года №196, утвержденной Министерством финансов Республики Бе­ларусь.

Используется и другая форма накладной - товарная наклад­ная (ф. № ТН-2), которой оформляется приемка и отпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранс­портных средств (почтой или нарочным), и заполняется она в двух экземплярах: первый - с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй - у гру­зоотправителя.

При получении материалов непосредственно со склада по­ставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая вы­писывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действу­ет не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плано­вых платежах - весь календарный месяц. Гражданским кодексом Республики Беларусь (ст. 187) установлен срок действия дове­ренности (постоянной) до 3 лет.

Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3).

Неиспользованные доверенности подлежат возврату и анну­лированию.

Актом оформляются так называемые «неотфактурованные поставки» (прибывшие без сопроводительных документов поставщика). Принимаются меры по розыску поставщика и сопроводительных документов. Цены груза берутся по аналогии с предыдущими поставками. Поставки относятся на забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Если поступили незаказанные материалы, товары, или некачественные, или имеет место бой, лом и т.п. и покупатель отказывается от их акцепта, то такие грузы записываются на складе и отдельную книгу, а в бухгалтерии на забалансовый счет 002 и с поставщиком выясняются вопросы возврата, переотправки груза.

Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческoe сырье),

учитываются у получателя на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

Поступление материалов собственного изготовления, отхо­ды производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах: один - для цеха-сдатчика для списания материа­лов, второй - складу-получателю для их оприходования.

Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги или расчетные чеки в торговле, на колхозных рынках, у населения, у кооператоров.

К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет и кассовый чек (из магазина) и акт (справка), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их коли­чество и цена, данные паспорта продавца. На поступившие материалы составляется приходный ордер.

Нa основе Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь своим постановлением от 24 июня 2004 года № 23 утвердило бланк международной товарно-транспортной накладной «CMR» и Инструкцию по ее заполне­нию.

CMR-накладная является бланком строгой отчетности и применяется всеми юридическими лицами независимо от форм собственности и индивидуальными предпринимателя Республики Беларусь при осуществлении международной автомобильной перевозки грузов, начинающейся с территории Республики Беларусь. CMR-накладная выписывается в четырех экземплярах: 1-й экземпляр - для отправителя; 2-й - для получателя; 3-й - для перевозчика; 4-й - для расчетов.

При использовании журнально-ордерной формы учета дви­жение материалов в суммовом выражении отражается в ведомости 10 «Движение материальных ценностей», в которой также определяются отклонения фактической себестоимости прихода и остатка материалов от их стоимости по учетным ценам.

На активном счете 10 «Материалы» учитывается движение материалов (по дебету - поступление, по кредиту - выбытие) и начальные и конечные остатки (сальдо). Материалы, как было сказано ранее, могут учитываться по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам.

При учете материалов по фактической себестоимости записи по счетам будут следующие:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступление материалов от поставщиков	10	60
НДС по поступившим материалам	18-3	60
Транспортно-заготовительные расходы по приобретению материалов	10	60,76,51
НДС по услугам сторонних организаций	18-3	60,76
Поступление материалов от подотчетного лица	10	71
Поступление материалов, полученных из производства	10	20,23

Содержание операции	Дебет	Кредит
Получены материалы от бракованных изделий	10	28
Поступление материалов от ликвидации ос­новных средств	10	91
Внесение материалов в виде вклада в уставный фонд	10 75	75 80
Оприходование отходов от основного произ­водства	10-6	20
Поступление материалов от структурных под­разделений	10	79
Оприходование излишка материалов, выяв­ленного при инвентаризации	10	92

Выявленные во время приемки материалов недостача, бой, лом, брак, пересортица и т.д. по вине транспортной организации или поставщика отражаются по счетам следующими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит
На сумму претензии	76 субсчет «Рас­четы по претен­зиям»	60
НДС по недостающим материалам	18-3	60
На сумму возмещенной претензии	51	76
Списание неудовлетворенных претензий по истечении срока исковой давности	92	76
Возврат поставщику некачественных мате­риалов	60	10
Предъявление претензии поставщику после оприходования материалов	76	10

Материалы могут учитываться по учетным ценам. Учетная цена - это плановая себестоимость, включающая покупную цену и долю транспортно-заготовительных расходов.

В этом случае применяются два дополнительных счета: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» (ак­тивный счет) и 16 «Отклонение в стоимости материальных цен­ностей» (активно-пассивный счет). В дебет счета 15 относится покупная стоимость материалов и другие расходы по их заго­товлению и приобретению. С кредита счета 15 на счет 10 пере­носятся суммы материалов по учетной цене (плановой или нор­мативной себестоимости). Получившуюся на этом счете разницу между фактической себестоимостью и учетной ценой получен­ных материалов переносят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При таком варианте учета поступив­ших материалов их расход также учитывается по учетным це­нам, а только в конце месяца отклонения списываются на те счета, куда были списаны производственные запасы (на производ­ства, на продажу и т.д.).

Если предприятие использует способ ЛИФО или ФИФО, а фактическую себестоимость каждой партии поступивших мате­риалов практически определить очень сложно, то в течение ме­сяца материалы списывают по учетным ценам (этот метод наи­более распространен в учете), а по окончании месяца отклоне­ния фактической себестоимости материалов от учетных цен рас­пределяют на счета 20, 23, 90 пропорционально стоимости ранее списанных материалов по учетным ценам.

Для списания израсходованных материалов на нужные счета учета затрат в бухгалтерии составляют разработочные таблицы, где материалы записываются по учетным ценам (с использова­нием компьютеров). На основании машинограмм-ведомостей поступления материалов печатается сводная ведомость расчета транспортно-заготовительных расходов или отклонений факти­ческой себестоимости от учетных цен, а также вычисляют коэф­фициент отклонений и сумму отклонений, относящуюся на из­расходованные материалы. Для получения общих данных по учету производственных запасов составляют машинограммы-ведомости, которые сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам, а после такой сверки пере­носят в - Главную книгу.

Записи по счетам будут следующие:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступление материалов от поставщиков по покупным ценам	15	60
Услуги сторонних организаций по приобрете­нию материалов	15	60,76
НДС по поступившим материалам и услугам сторонних организаций	18	60, 76
Начисление заработной платы за погрузочно-разгрузочные работы	15	70
Отражены налоги и отчисления по заработной плате	15	68,69

Содержание операции	Дебет	Кредит
Получены материалы в счет целевого финан­сирования	15	86
Оприходование поступивших материалов по учетной цене	10	15
Списание разницы в стоимости поступивших материалов по фактической себестоимости и учетным ценам	16	15
Списание отклонений фактической себестои­мости от учетной цепы, относящихся к израс­ходованным материалам на основное произ­водство	20	16
То же на вспомогательное производство	23	16
То же на общепроизводственные и общехозяй­ственные нужды	25, 26	16
То же на нужды обслуживающих производств и хозяйств	29	16
То же на упаковочные материалы для готовой продукции	44	16
То же по недостачам материалов	94	16
То же по материалам при ликвидации чрезвы­чайных ситуаций	92	16