Визначення правил перевірки коректності даних
Правила для контролю коректного вводу даних користувачем можна прописувати на рівні полів та на рівні таблиць.
Для кожного поля таблиці при модифікації структури таблиці можна встановити правило контролю даних (Validation Rule / Умова на значення) та вказати повідомлення, яке буде виводитись користувачу (ValidationText / Повідомлення про помилку), у випадку некоректного вводу даних (рис.2.7).
Рис.2.7. Визначення умови перевірки правильності введення даних у поле
Умову перевірки
можна сформувати за допомогою редактора
конструктора виразів, який з’явиться
при натисканні на кнопку
.
У разі, якщо користувач під час роботи з даними введе в поле некоректне значення, система видасть повідомлення про помилку, записане у пункті «Повідомлення про помилку». Якщо ж даний пункт не заповнити, система видасть стандартне повідомлення про помилку.
Іноді буває так, що перевіряти коректність даних потрібно не тільки в межах одного поля, а обробляючи інформацію з декількох полів. Наприклад, поле «Дата відрахування» повинне бути більшим (пізнішим) ніж «Дата зарахування». Або сума значень полів «Кількість днів відвідувань»+ «Кількість пропущених днів» не повинна перевищувати «Кількість днів у місяці».
В таких випадках
перевірка даних можлива тільки після
закінчення редагування всього запису,
а не окремого поля. Тоді умова для
перевірки коректності даних записується
на рівні таблиці. Для цього під час
редагування структури таблиці потрібно
натиснути кнопку меню
(Властивості). В результаті система
видасть вікно редагування властивостей
таблиці (рис.2.8)
Рис.2.8. Вікно «Властивості таблиці»
Тут можна задати умову перевірки даних ValidationRule (Умова на значення) для полів та записів. Умова на значення – властивість, яка визначає допустимі значення для введення в поле чи запис в таблиці, а також для элементу управління в формі. Коли ця умова порушується, Microsoft Access виводить повідомлення, текст якого задається у властивості поля «Повідомлення про помилку» (ValidationText).
3. Встановлення зв’язків між таблицями
БД може об’єднувати багато таблиць, зв’язок між якими зазвичай встановлюється за допомогою однакових полів (зовнішні ключі).
Для того, щоб встановити зв’язки між таблицями повинні виконуватися наступні умови:
поля, по яким буде встановлюватися зв’язок повинні бути одного типу та однакової довжини;
повинні існувати індекси на поля, по яким буде встановлено зв’язок між таблицями. Всі типи індексів можуть приймати участь у створенні зв’язків між таблицями. Якщо потрібні індекси не створені система створить їх самостійно.
Типи зв’язків між таблицями
Зв’язок один-до-одного (1:1) значить, що кожному запису однієї таблиці відповідає тільки один запис у другій таблиці.
Зв’язок один-до-багатьох (1:n) значить, що запису однієї таблиці відповідає декілька записів іншої таблиці, а запису другої таблиці відповідає тільки один запис першої таблиці.
Зв’язок багато-до-одного (n:1) навпаки, значить, що декільком записам однієї таблиці відповідає один запис іншої таблиці.
Зв’язок багато-до-багатьох (n:m) виникає між таблицями якщо одному запису з першої таблиці відповідає декілька записів з другої таблиці і одному запису з другої таблиці відповідає декілька записів з першої таблиці.