Створення звіту у вигляді діаграми

Для графічного подання результатів аналізу даних, тобто створення звіту у вигляді діаграми, потрібно скори­статися майстром створення діаграм, який розпочне свою роботу після вибору елемента Мастер диаграмм та джерела даних у вікні Новый отчет (мал. 5.6). Аналогічно, як і у випадку створення форми з діаграмою, майстер запропонує вибрати потрібні поля та тип діаграми. Процес створення діаграми у звіті аналогічний до створення форми з діаграмою.

Зміна режиму відображення звіту

На екрані звіт можна відобразити лише у двох режимах: у режимі перегляду та в режимі конструктора. За замовчуванням після вибору піктограми звіту на вкладці Отчеты, звіт відображається у режимі перегляду, тобто у вигляді, який він матиме при друкуванні. Цьому ж режи­му відповідає кнопка панелі інструментів вікна бази даних.

Якщо ж потрібно відобразити структуру звіту у ре­жимі конструктора, то можна скористатися кнопкою Конструктор панелі інструментів вікна бази даних.

Змінити відображення звіту на екрані можна також за допомогою команди Вид рядка меню програми або кнопки Вид панелі інструментів вікна програми. У списку цієї кнопки, залежно від активного режиму перегляду, можуть бути такі елементи: Конструктор, Предварительный просмотр і Образец. Перші два елементи дозволяють перейти у описані вище режими. Третій елемент - Образец, який з'являється лише у режимі конструктора, дозволяє вивести звіт в тому вигляді, який він матиме при друкуванні, з використанням обмеженого набору даних, але достатнього для перегляду всіх елементів макету звіту. При перегляді в режимі зразка виводяться усі групи областей даних, однак ігноруються умови відбору та об'єднання у базовому запиті.

Проектування та редагування звіту за допомогою конструктора

Як правило, для користувачів-початківців найоптимальнішим способом створення звітів є використання майстра або шаблона з подальшим редагуванням звіту у режимі конструктора. Процес редагування проекту звіту аналогічний до редагування проекту форми, оскільки інформація звіту розміщується у об­ластях проекту та елементах керування, піктограми яких знаходяться на панелі інструментів Панель элементов.

Якщо ж користувач виявить бажання самостійно спроектувати звіт у режимі конструктора, тоді потрібно створити порожній звіт, задати необхідні опції щодо сор­тування та групування даних, додати відповідні елементи керування та інші компоненти, які потрібні для оформ­лення звіту.

Для створення звіту за допомогою конструктора, по­трібно у вікні Новый отчет (мал. 5.6) вибрати елемент Конструктор. Джерело даних можна задати у цьому ж вікні або відкласти цю дію на наступні кроки роботи з майстром.

Вікно порожнього проекту звіту (мал. 5.15), яке з'яв­ляється після завантаження конструктора, розділене на три області: верхній і нижній колонтитули та область даних. У ці області потрібно розмістити елементи керуван­ня, рівні групування та інші елементи проекту. При потребі можна також відобразити у вікні проекту заголовок та примітку форми (команда Вид рядка меню вікна про­грами).

Додавання елементів керування, їх редагування та форматування, а також редагування областей звіту здійснюється так само як і при проектуванні форми: програма дозволяє створювати обчислювальні елементи керування (як правило, це стосується текстових полів), також можна використовувати побудовувач виразів, який відкривається з вікна властивостей елемента керування.

Обчислювальні поля у звіті можна використовувати для проведення обчислень як з даними одного запису, так і деякої групи записів чи усіх записів одного звіту. Якщо потрібно провести обчислення для групи записів, то обчис­лювальне текстове поле розміщують в область заголовку або примітки групи, якщо ж обчислення повинні стосуватися усіх записів звіту, то таке поле повинно знаходитися у примітці або в заголовку звіту. При створенні таких обчислювальних полів використовують операцію групування.

Змінити рівні групування (додати нові чи знищити існуючі) можна у діалоговому вікні Сортировка и группировка (мал. 5.16), яке з'явиться на екрані після виконання команди Вид => Сортировка и группировка або натискання однойменної кнопки панелі інструментів Конструктор отчетов. У полі Поле/выражение потрібно ви­брати зі списку, який відкриється, назву поля, по якому групують записи, або за допомогою побудовувача виразів створити вираз для обчислювального поля. Поле чи вираз у першому рядку визначатиме перший (найвищий) рівень групування. Тільки-но у рядок буде введено назву поля чи вираз, у наступному полі діалогового вікна з'явиться зна­чення По возрастанию - значення, яке вибирається за замо­вчуванням при сортуванні значень поля. Його також мож­на змінити, вибравши інше значення в списку, який від­криється. У нижній частині вікна відобразяться властивос­ті групування, змінюючи які можна задати необхідний режим групування:

• Заголовок группы - визначає наявність заголовку групи;

• Примечание группы - визначає наявність примітки групи;

• Группировка - задає порядок групування записів;

• Интервал - задає інтервал групування для значень в полі чи виразі;

• Не разрывать - задає параметр представлення групи на одній сторінці.

Для того, щоб створити групу, потрібно задати для j властивостей Заголовок группы і/або Примечание группы значення Да. При цьому у області даних проекту звіту відобразяться заголовок та примітка відповідної групи. Поруч з полем, яке утворює групу, у діалоговому вікні Сортировка и группировка з'явиться відповідний значок , який вказуватиме на наявність групи. Змінюючи послідовність розміщення полів, які беруть участь у групуванні (перетягуючи мишкою назви полів у вікні), користувач може змінити послідовність рівнів групування. Якщо потрібно знищити якийсь рівень, то знищують рядок з на­шою поля у верхній частині вікна.

Зауваження У звіті можна створити до 10 рівнів групування записів. Найпріоритетнішим є перший рівень. Кожному заголов­ку групи відповідає примітка цієї групи.

У діалоговому вікні Сортировка и группировка (мал. 5.16) також можна задати параметри сортування да­них у полях звіту (у полі Порядок сортировки).

Сторінки звіту можна пронумерувати. Для цього по­міщають у верхній або нижній колонтитул сторінки текстове поле, в якому з'являтиметься номер сторінки. Зміст цього поля визначається виразом, який записують у рядку Данные вікна властивостей поля. У табл. 5.1 наведено приклади виразів, які можуть використовуватися при встановленні параметрів нумерації сторінок звіту.

Для вибору чи формування стилю відображення да­них у звіті потрібно, перебуваючи в режимі конструктора, виконати команду Формат => Автоформат і у діалоговому вікні, яке відкриється, вибрати потрібний стиль. У цьому ж вікні за допомогою кнопки Настройка можна змінити параметри вибраного стилю або створити новий на основі вибраного.