5. Совершенствование организации работы предприятия
Для обеспечения работы всех структурных подразделений, строгого распределения функций между ними предприятию целесообразно иметь внутрипроизводственные нормативные документы; следует наделять сотрудников правами и распределять соответствующие обязанности; организовать грамотную проверку исполнения порученного дела; использовать технические средства в процессе управления; совершенствовать документооборот и делопроизводство.
Тема 5. Организационные процессы в системе менеджмента
1. Содержание организационных процессов
2. Сущность организационных полномочий
3. Процесс делегирования
4. Сущность и виды коммуникаций
Организация как процесс – это функция, которая заключается в координации задач и взаимоотношений людей, их выполняющих.
Основным средством установления взаимоотношений работников в организации и распределения между ними полномочий и ответственности является процесс делегирования полномочий.
Делегирование полномочий – это передача задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения.
Полномочия – это ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.
Организационные полномочия имеют внутренние и внешние ограничения.
Внутренние ограничения определяются организационными нормативами (правилами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и т.п.), а также корпоративной культурой.
Внешние ограничения содержатся в законодательных актах.
Ответственность – это обязательство работника выполнять задачи, присущие занимаемой им должности, и отвечать за результаты своей деятельности.
Виды организационных полномочий.
По характеру полномочий различают два основных типа организационных полномочий:
Линейные полномочия – означают право непосредственного единоличного командования, отдачи приказов и распоряжений, принятия решений по всем вопросам, возникающим в коллективе. Руководитель, наделенный линейными полномочиями, называется линейным руководителем.
Аппаратные полномочия – направлены в помощь линейным руководителям в принятии и реализации решений (анализ информации, консультации, разработка и подготовка решений и т.д.). В аппарате управления выделяют различные подразделения – консультативные, функциональные и обслуживающие, руководители которых наделяется специальными аппаратными полномочиями.
НОРМЫ УПРАВЛЯЕМОСТИ - максимальное число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при условии, что суммарная трудоемкость выполняемых им функций не должна превышать норматива (8 час. в день, 40 час. в неделю и т. д.).
Нормы управляемости имеют важное значение при построении организационной структуры аппарата управления, т. к. с их помощью можно рассчитать численность руководителей низшего, среднего и высшего звеньев управления.
Норма управляемости зависит от особенностей управленческого труда, которые связаны с тем, что современному руководителю приходится выполнять как функции менеджера по руководству определенным подразделением организации, так и функции специалиста (инженера, финансиста, экономиста и т. п.); характеристик функций управления (их сложности, актуальности, совместимости, степени творчества и т. п.).
На норму управляемости влияют уровень управления, специфика объекта управления, объем необходимой информации, уровень компьютеризации управленческих работ, разнообразие функций управления, личные качества руководителя и подчиненных ему работников и др.
Общие рекомендации при использовании нормы управляемости
Норма управляемости в пределах 5—7 человек |
для руководящих должностей в подразделениях со значительным удельным весом работ творческого нестандартного характера, высокой квалификации или частыми отклонениями от заранее намеченной технологии процесса |
Норма управляемости в пределах 10—12 человек |
для руководящих должностей в подразделениях с достаточно устоявшимся характером работ, в значительной мере определяемым стандартными организационно-управленческими процедурами |
Норма управляемости не должна превышать 15—17 человек |
на среднем уровне управления |
Норма управляемости до 40 человек иначе коллектив становится неуправляемым
|
на нижнем уровне (для мастеров), |
Коммуникация – это обмен информацией между людьми (сторонами). Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование., организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях.
Процесс коммуникации осуществляется при наличии следующих элементов:
Отправитель – лицо, доносящее определенные идеи
Сообщение – информация
Канал связи – средство передачи информации
Получатель – лицо, которому адресовано сообщение.
Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов:
Рисунок. Модель процесса коммуникации
Формулировка идеи – отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить адресату, отбирает информацию.
Кодирование информации – кодирование информации с помощью символов (слов, интонации, жестов, рисунков и т.д.).
Выбор канала связи и передача сообщения – напр., телефон, телефакс, эл.почта, компьютерные сети и т.д.
Декодирование связи – перевод символов сообщения в мысли получателя: получатель декодирует сообщение; необходима обратная связь (реакция получателя на принятое сообщение).
Интерпретация сообщения – на этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем, формируя свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения, а первоначальный отправитель- получателем, ожидающим ответа.
Передача ответа – передача сформулированного ответа получателю.
В системах передачи информации всегда присутствует шум – то, что искажает смысл сообщения. Поэтому необходимо учитывать влияние шума в процессах коммуникации.
Факторы, оказывающие влияние на качество коммуникационного процесса
Выбор системы кодов
выбор средства передачи
выбор канала связи
процесс передачи
готовность второй стороны к коммуникационному процессу.
Виды коммуникаций:
КОММУНИКАЦИИ
Внешние – обмены информацией между организацией и её внешней средой |
Внутренние – информационные обмены между элементами организации. Подразделяются на вертикальные (передача информации от высших уровней руководства на низшие) и горизонтальные (передача информации между равноправными элементами, формируя между ними кооперацию и координацию) |
Существует также неформальная коммуникация, основанная на личных неслужебных отношениях; такая информация, например слухи, используется руководителем для выяснения реакции сотрудников на предполагаемые изменения.