Технология автоматизации офиса
В последние годы доля представленной на бумажном носителе информации в системах делопроизводства несколько сократилась, примерно на 3%. Это следствие интенсивного развития современных технологий работы с документами: средств автоматизированного ввода документов, в том числе и рукописных, в компьютер (Document Image Processing—DIP); текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения; систем электронной транспортировки; доступа к справочной информации через базы данных и др. :
В связи с несомненными успехами в области обработки документов не очень понятны на первый взгляд результаты другого исследования, проведенного недавно в США. Они показали, что, несмотря на двукратное увеличение в течение последних 10 лет; инвестиций в информационные технологии в расчете на одного служащего, продуктивность работы офисов снизилась.
Ясно, что наряду с техникой обработки документов на нее влияет и сам алгоритм организации документооборота. Вместе с тем именно эта составляющая до последнего времени практически отсутствовала в современных системах автоматизации офисов, и лишь в последние 2—3 года стали появляться сообщения о системах, которые, используя вышеупомянутые технологии работы с документами, функционируют все-таки в несколько ином ключе, о чем говорится ниже.
Документ сканируется в компьютер, автоматически проходит принятую процедуру регистрации и направляется соответствующему клерку. На большом экране (до 19^) служащий видит весь сценарий работы с документом, которому ему надлежит следовать: делает текстовую обработку, запрашивает из внешних БД дополнительную информацию и т. д., причем все это может выполняться параллельно. Ошибки практически исключены, так как экран подсказывает необходимую последовательность действий.
ПО контролирует правильность прохождения необходимой процедуры обработки документа. Как только один служащий заканчивает определенную операцию с документом, последний автоматически пересылается другому служащему, который территориально может находиться совершенно в ином месте. Система помнит, где и в каком состоянии находится конкретный документ, и, если задача вовремя не завершена, предупредит об этом.
Потеря документа исключена, поскольку все критические точки (стример, окончание срока выполнения конкретной операции над документом) система контролирует автоматически, сигнализируя oб отклонениях. Автоматически проверяют также и право доступа определенных лиц к конкретным документам. Менеджер со своего компьютера может контролировать состояние работ над документом, степень загрузки сотрудников и при необходимости перевести часть работ на другого служащего.
Автоматизированные информационные технологии Учебные вопросы:
Понятие АИТ, функции АИТ.
Составляющие информационной технологии.
Структуру АИТ.
Состав технологического обеспечения АИТ.
Понятие автоматизированной информационной технологии, функции аит
Технология при переводе с греческого языка (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс реализуются с помощью совокупности различных средств и методов.
Понятие информационной технологии аналогично технологии материального производства. Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала в целях получения материального продукта.
Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.
Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Таким образом, целью информационной технологии является производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия. При этом, применяя разные информационные технологии к одному и тому же информационному ресурсу, можно получить разные информационные продукты.
В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер и разнообразные средства телекоммуникационной связи (телефон, телеграф, факс и др.). В качестве программного инструментария информационной технологии используют текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки» электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для а и пр.), экспертные системы и т.д.
Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой.
Автоматизированная информационная технология (АИТ) — системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается пользователям.