3. Бюджетування витрат на управління персоналом.

Виконання діяльності служби управління персоналом, потребує певних витрат на персонал. За умов стратегічного підходу мова повинна йти не про розпорошені, безсистемні витрати, а про складання та використання оптимального бюджету (HR-бюджету). Бюджетирование для специалистов по HR – это процесс планирования бюджета расходов на персонал, организация затрат, контроль за денежными средствами и анализ их расходования.

Для оптимізації HR-бюджету необхідно відповісти на наступні питання:

• Які витрат на персонал в організації? Яка їх частка в структурі витрат організації?

• Структура витрат на персонал.

• Визначення цільових показників HR- бюджету.

• Визначення можливостей зниження витрат на персонал.

Витрати на персонал поділяються на прямі та непрямі. До прямих можна віднести:

– ФОТ с налогами и премиальными;

– социальные выплаты;

– затраты на обучение;

– затраты на проведение профессиональных конкурсов;

– приобретение или изготовление методической литературы;

– затраты на содержание службы персонала (это лучше выделить отдельной строкой бюджета для того, чтобы было легче анализировать показатель «затраты на службу персонала» к общим «затратам на персонал»).

В затраты на содержание службы персонала можно будет отнести непрямые затраты (мобильная, междугородняя связь, Интернет, мебель и оргтехника, транспорт, канцелярская и сувенирная продукция и др., но только в том объеме, который можно соотнести именно с этой службой).

Первичный анализ полученных данных позволит выявить процентное соотношение отдельных статей затрат к общему бюджету затрат. Например: «Затраты на обучение»/«Общий бюджет затрат» = _____

Доля затрат на персонал находится в прямой зависимости от специализации компании, ее места на рынке. Приведем показатели затрат на персонал, производимые в разных организациях.

Более того, даже компании одной отрасли могут кардинально различаться по доле затрат на персонал.

Иногда даже на этапе анализа бюджета затрат на персонал компании завершают оптимизацию бюджета, поскольку выясняется, что затраты на персонал на сегодня минимальны и оптимизировать их уже невозможно (разве что произвести это за счет минимизации бизнеса).

Все расходы на содержание персонала регулируются следующим образом.

1. Через существующие расходы:

• Ограничение максимального числа работающих

• Прекращение приема на работу

• Активное сокращение персонала

2. Через рабочие выплаты:

• Замораживание выплат сверх тарифов

• Перерасчет повышения тарифов на внетарифные выплаты

• Корректировка внутренних фондов социального обеспечения

3. Через анализ общих расходов:

• Изменение структуры расходов

• Изменение «весовых» коэффициентов отдельных затрат

4. Посредством повышения эффективности:

• Одинаковые результаты с меньшим персоналом

• Лучшие результаты, полученные тем же персоналом.

      Процесс бюджетирования охватывает четыре стадии: составление проекта бюджета, рассмотрение и утверждение его полномочным лицом, исполнение бюджета и контроль, составление отчёта об исполнении бюджета и его анализ. Принципами бюджетного процесса является единство, самостоятельность, балансовый метод.   

Прежде чем спланировать бюджет службы персонала, необходимо иметь в наличии Бизнес – план компании по персоналу, которій позволяет:

•         грамотно простроить стратегию работы с персоналом, исходя из целей компании;

•         определить бюджет расходов на персонал и отстоять его перед руководством;

•         спрогнозировать возможность достижения целей компании с точки зрения развития человеческого ресурса фирмы;

•         презентовать план работы специалиста по HR другим менеджерам компании;

•         визначити приоритеты в работе с персоналом;

•         разработать несколько вариантов плана в зависимости от существующей бизнес -  стратегии, в которой прописаны разные сценарии развития компании;

•         показать «прозрачность» работы с персоналом для учредителей;

•         формировать необходимый уровень взаимоотношений с окружающей социальной средой.

В процесі HR-бюджетування можуть виникнути такі ускладнення:

•         трудно убедить руководство на получение финансового ресурса в необходимом размере и закрепить эти статьи расходов;

•         отсутствует гибкость при управлении бюджетом, если в стратегическом плане компании не предусмотрен механизм контроллинга и коррекции;

•         сложно предусмотреть непредвиденные затраты;

•         при долгосрочном планировании цена ошибки очень велика;

•         возникают противоречия в оценках эффективности работы службы по персоналу разніми руководством компании и т.д.

            При разработке бюджета расходов на персонал доцільно дотримуватися следующей технологии:

Основні статті витрат на перонал:

•       Фонд оплаты труда (ФОТ): фиксированная часть заработной платы, бонусы, премии, переработка, оплата труда совместителей;

•       Социальные программы фирмы: социальный пакет, материальная помощь, внутрифирменные мероприятия;

•       Стоимость привлечения, увольнения, ротации персонала;

•       Оборудование новых рабочих мест;

•       Обучение и развитие персонала;

•       Командировочные расходы в связи с обучением;

•       Командировочные расходы в связи со стажировкой;

•       Подписка, затраты на литературу

            Имея на руках сводные проекты планов затрат на персонал, необходимо спрогнозировать стоимость услуг по найму, обучению и другим расходам. В итоге, учитывая временной фактор, вид оплаты (наличный, безналичный),    бюджет расходов на персонал можно свести в форму, представленную в таблице № 6.

Таблица № 6