6. Средства оргтехники

Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, плани­рованием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различ­ными путями. Один из наиболее эффективных — внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются средствами организационной техники. К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально.

Для офиса юридической компании также необходимы все эти средства. В офисе будут установлены какие виды оргтехники как:

- компьютер ( на кожном рабочем месте по одному)

- сканер (один на офис)

- лазерные черно-белые принтеры, для экономии времени и расходов краски

- принтер (два, на каждый кабинет)

- факс (2, на оба кабинета)

- телефон (на каждом рабочем столе по одному)

А также мелкая оргтехника ( спеллеры, карандаши, ручки, скоросшиватели, диктофоны и т.п.)

6. Локальная вычислительная сеть офиса

Основные возможности локальных (компьютерных) сетей:

• Передача файлов:

Во-первых, экономится бумага и чернила принтера. Во-вторых, электрический сигнал по кабелю из отдела в отдел движется гораздо быстрее, чем любой сотрудник с документом. Он не болтает о футболе и не забывает в курилке важные документы. Кроме того, за электричество Вы платите гораздо меньше, чем зарплата курьера.

• Разделение (совместное использование) файлов данных и программ: отпадает необходимость дублировать данные на каждом компьютере. В случае если данные бухгалтерии одновременно нужны дирекции, планово-экономическому отделу и отделу маркетинга, то нет необходимости отнимать время и нервы у бухгалтера, отвлекая его от калькуляции себестоимости каждые три секунды. Кроме того, если бухгалтерию ведут несколько человек, то 20 независимых копий бухгалтерской программы и соответственно 20 копий главной книги создали бы большие трудности для совместной работы и невероятные трудности при попытке объединить все копии в одну. Сеть позволяет бухгалтерам работать с программой одновременно и видеть данные, вносимые друг другом. 

• Разделение принтеров и другого оборудования: значительно экономятся средства на приобретение и ремонт техники, т.к. нет никакой необходимости устанавливать принтер у каждого компьютера, достаточно установить сетевой принтер.

• Электронная почта: помимо экономии бумаги и оперативности доставки, исключается проблема "Был, но только что вышел. Зайдите (подождите) через полчаса", а также проблема "Мне не передали" и "А вы точно оставляли документы?". Когда бы занятый товарищ ни вернулся, письмо будет ждать его. • Координация совместной работы: при совместном решении задач, каждый может оставаться на рабочем месте, но работать "в команде". Для менеджера проекта значительно упрощается задача контроля и координирования действий, т.к. сеть создает единое, легко наблюдаемое виртуальное пространство с большой скоростью взаимодействия территориально разнесенных участников.

• Упорядочивание делопроизводства, контроль доступа к информации, защита информации: Чем меньше потенциальных возможностей потерять документ, тем меньше таких случаев будет. В любом случае, гораздо легче найти документ на сервере (автоматический поиск, всегда известно авторство документа), чем в груде бумаг на столе. Сеть также позволяет проводить единую политику безопасности на предприятии, меньше полагаясь на сознательность сотрудников: всегда можно четко определить права доступа к документам и протоколировать все действия сотрудников.

• Стиль и престиж: Играют не последнюю роль, особенно в высокотехнологичных областях.

• и многое другое. 

Для офиса самой оптимальной сетью будет сеть без сервера с организацией выхода в интернет для малых офисов от 3-х рабочих мест.

В этой схеме наглядно показано организация подключения корпоративной сети к интернет посредством одного из рабочих компьютеров. Небольшая локальная сеть для малых офисов от 3-х рабочих мест. Данная конфигурация подходит для организации сетевых ресурсов в малых офисах, с небольшим объемом информации без выхода в Интернет.

9 ГРАФИЧЕСКОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ ОФИСА

После определения помещения с размерами. нарисовали от руки план комнаты, обозначив окна, двери и выступающие конструкции (батареи, колонны, электрические короба и т.д.), расставив основные размеры.

О птимальное решение нашего будущего интерьера.

После утверждения проекта и оплаты, в назначенный день мебель будет собрана и установлена согласно планировке. Наш офис будет выглядеть так:

9 . ГЛОБАЛЬНАЯ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНАЯ СЕТЬ ИНТЕРНЕТ В ОФИСЕ

Современный мир невозможно представить без информационных технологий и Интернета, к которому ежедневно обращаются тысячи обычных пользователей и целых компаний для решения вопросов различного уровня важности. При помощи мировой паутины пользователи получают интересующую их информацию, обмениваются данными, распространяют определенные сведения. А помогает им в этом интернет провайдер, обеспечивающий беспрепятственный выход в сеть. Интернет для офиса имеет очень существенное значение. Он является одним из важнейших средств корпоративной связи и важнейшим инструментом рекламы, которая лежит в основе существования любого предприятия как коммерческого, так и государственного

В современном мире, когда информация часто меняется и устаревает без интернета просто не обойтись, особенно для фирмы. Выход в интернет дает очень много преимуществ, а также экономит время и средства.

У юридической фирмы есть интернет-офис— это современный подход к управлению личными финансами. , который позволяет

• Дистанционное банковское обслуживание в удобное время из любой точки мира;

• Возможность получать всю информацию о своих счетах в и самостоятельно совершать платежи и переводы, не выходя из офиса;

• Безопасность проведения операций, обеспеченная индивидуальными сеансовыми ключами.