5. Офисная мебель
Офисная мебель - один из важнейших компонентов любого офисного пространства. Мебель может дополнять общее дизайнерское решение офиса, а если она подобрана неудачно, то может разрушить впечатление от любого сколь угодно прекрасного интерьера. В современном офисе мебель - это не столько элемент обстановки, сколько инструмент, служащий эффективной работе компании. Все критерии долговечности, функциональности, гибкости и эстетичности относятся к мебели в той же (если не большей) мере, как и к перегородкам, покрытиям пола, потолкам и осветительной технике.
К офисной мебели относится то, за чем работают сотрудники любого офиса: столы, стулья и кресла, стеллажи и полки, шкафы и стойки - ресепшн. Некоторые руководители приобретают мягкие диваны в комнаты для отдыха и в комнаты, предназначенные для ведения переговоров. В независимости от выбранной мебели, главное, чтобы все органично вписывалось в интерьер помещения, а также сочеталось с видом деятельности компании.
Всю офисную мебель можно разделить на мебель, предназначенную для кабинета руководителя (директора), мебель, предназначенную для рядовых сотрудников и мебель для клиентов и партнеров.
Мебель, предназначенная для оснащения рабочих мест рядовых сотрудников офиса, - это компьютерные или обычные столы, кресла и шкафы, которые отличаются своей удобностью и качеством.
Если офисное помещение имеет большие размеры, то целесообразнее выбрать офисные перегородки, которые выделят нужное рабочее пространство для каждого сотрудника.
Выбирать этот атрибут мебели нужно тщательно т.к. работник буквально прикован к нему на протяжении всего дня. Стулья и кресла должны быть максимально удобными, функциональными и комфортными.
Стеллаж, полка или шкаф, должны быть вместительными, прочными, обеспечивать быстрый и беспрепятственный доступ к хранимой на них информации и соответствовать выбранному стилю в интерьере.
В офисе, оборудованном со вкусом и с заботой о персонале, правильно распределено рабочее пространство, минимально снижается риск межличностных конфликтов и развития различных «офисных» болезней, время не теряется даром, а нагрузка распределяется равномерно между сотрудниками, что создает благоприятные условия и наибольшую производительность труда.
На рисунке 5 изображен пример офисной мебели используемой для работников.
Рис 5 офисная мебель.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ
Юридическая практика сопряжена со значительными объемами документооборота. Как внутренние, так и внешние источники требуют особого внимания к информационной поддержке правовой стороны бизнеса. Информационные системы, связанные с юридической поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью предприятия, помогают разобраться в потоке информации.
К ним, в частности, относятся:
информационно-поисковые справочные и консультационные юридические системы;
документационные системы, отражающие отдельные стороны документооборота организации (по заключенным договорам и их движению, трудовым контрактам, организационно-распорядительным актам руководства организации и пр.);
системы, отражающие текущую оперативную деятельность (аудиторские, криминалистические, социально-статистические и др.);
идентификационные системы, а также подсистемы в комплексных информационных системах, ориентированные на конкретную прикладную сферу.
В правовой сфере развит устойчивый интерес к информационно- поисковым системам. Это прежде всего фактографические системы по законодательным и нормативным актам. Как инструмент законотворчества представляют также интерес базы знаний.
Особое место среди правовых ИПС отводится справочным системам по законодательным и основным распорядительным государственным актам. Учитывая количество таких актов, отдельные системы имеют специализированные наполнения, которые ориентированы на определенную предметную область. Повышенным вниманием в последнее время пользуется финансовая, в частности банковская, сфера.
К основным проблемам фирм-разработчиков юридических ИПС относятся получение своевременной, полной и достоверной исходной информации, а также доставка ее конечному пользователю.
Первая проблема решается различным образом. Некоторые фирмы ориентированы на прямые контакты с поставщиками нормативных актов, включая Администрацию Президента, Совет Федерации, Государственную Думу, Центральный банк, Министерство финансов и др. Рассматривались, в частности, проекты создания Единого информационного центра подготовки правовой информации. Конечному пользователю в принципе не важно, как получены нормативные акты фирмой, предоставляющей информационные услуги. В то же время ясно, что методы получения информации фирмой влияют на качество предоставляемых ею услуг.
Возможность получения информации из первых рук, да еще в электронной форме намного снижает вероятность внесения ошибок, неточностей, опечаток в документы, а прямые устойчивые договорные отношения с законотворческими органами наряду с юридической компетентностью фирмы определяют полноту поступающей информации. Качество информации, поставляемой пользователям юридических ИПС, является условием благополучного существования на рынке. Особую роль играет получение достоверной региональной и отраслевой информации, так как зачастую источники перечисленной информации наиболее труднодоступны.
Что касается второй проблемы, то она тоже решается различным образом. Информация доставляется конечному пользователю на регулярной основе многими способами. Традиционный метод пополнения нормативной базы с помощью рассылки дискет или компакт-дисков постепенно заменяют более прогрессивные технологии:
подключение абонента к серверу в вычислительном центре поставщика информации по телефонным каналам и рассылка дополнений по запросам пользователя по телекоммуникационным каналам;
реализация прямой модемной справочной службы с поиском информации в вычислительном центре поставщика информации и передача ее пользователю по телекоммуникационным каналам;
передача информации по радио- и телевизионным каналам, включая использование возможностей системы Телетекст в текстовом и графическом виде.
Все это свидетельствует об активности фирм-разработчиков, занятых в этой нише. Определим перечень основных требований к правовым информационным системам:
высокий уровень достоверности нормативных актов и полноты нормативной базы;
высокий уровень универсальности (обеспечение документальной поддержки по всем разделам российского законодательства)
наличие развитого контекстного поиска наравне с атрибутивным;
возможность формирования индивидуальных архивов, а также поддержки нормативной базы конкретной организации;
использование современного дружественного интерфейса на базе популярных операционных систем;
развитые средства доставки информации конечному пользователю;
высокий уровень поддержки, в том числе консалтинга.
Юридическая справочно-информационная система – программный комплекс, обеспечивающий пользователю поиск и ввод информации о нормативных актах, научно-практических комментариях к ним, о судебной, арбитражной и нотариальной практике применения по всем отраслям права Российской Федерации, типовых формах документов, бланков и других шаблонов, а также ведение делопроизводства.
Как правило, развитые правовые информационные системы предоставляют возможность поиска необходимой информации в трех основных режимах.
Поиск нормативных материалов в режиме "картотеки”.
раздел по классификатору отраслей законодательства;
наименование (или контекст наименования) нормативного акта;
орган, принявший нормативный акт;
вид, дата (период) принятия, номер и источник публикации акта;
ключевые слова, характеризующие акт, и др.
Комбинированный поиск информации. Сочетает в себе возможности и достоинства каждого из перечисленных способов поиска. В них реализуются гибкие алгоритмы работы со списками документов, предусматривающие возможность уточняющего поиска, просмотр последовательности карточек выбранных документов, табличный просмотр атрибутов списка.
Следующие возможности юридических ИПС:
• ведение конечным пользователем собственной правовой базы или другой необходимой ему информации на различных уровнях: аннотаций, полнотекстовых документов, баз данных;
• ведение учета, регистрации и поиска корреспонденции пользователя (делопроизводства);
• проведение юридической экспертизы созданного пользователем документа на предмет соответствия нормативным актам и практике их применения;
• протоколирование результатов запросов с уточнением запроса после получения промежуточного списка;
• анализ исторического среза каждого документа и практики его использования;
• гибкий и оперативный поиск документов даже в условиях дефицита информации о предмете поиска;
• пополнение информации в удобной для конечного пользователя форме и в приемлемые сроки;
Дружественный интерфейс правовых комплексов не требует от пользователя специальных знаний компьютерной техники и юриспруденции. Системы постоянно совершенствуются для улучшения потребительских качеств и способов доставки оперативной информации конечным пользователям.