Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Появление персональных компьютеров и организация автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии означает создание принципиально нового этапа в развитии технологии обработки. Создается новая автоматизированная информационная технология на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач.

Современный этап характеризуется следующими моментами:

• организация АРМ бухгалтера на всех участках учета;

• решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте, оснащенном ПК;

• увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой; расширение круга пользователей электронной техникой;

• формирование локальных многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

• выполнение комплексной интегрированной обработки учетных задач;

• создание в машине постоянной информационной базы, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов-ордеров, форм отчетности;

• появление возможности формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

• появляется возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима между человеком и машиной. При этом обеспечивается хранение в памяти машины нормативно-справочных данных в виде программ «Гарант-Сервис», «Консультант-Бухгалтер» и др.;

• организация информационной связи с другими автоматизированными информационными системами (например, реализуется технология «Клиент-Банк»).

Характеристика бухгалтерских автоматизированных систем

Бухгалтерские автоматизированные системы — функциональное программное обеспечение, предназначенное для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.

Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющиеся налоговые законодательства, изменение форм отчетности предопределяют необходимость адаптации и доработки практически любой системы к специфике учета и изменяющимся условиям. Лидирующее место на рынке заняли универсальные пакеты программ, предлагающие комплексный бухгалтерский учет. В условиях перехода к рыночной экономике усиливаются тенденции интеграции бухгалтерского учета с другими функциями управления, что находит отражение в составе программных продуктов. Немалое влияние на этот процесс оказывают и зарубежные программы, которые уже давно идут по пути слияния бухгалтерских задач с задачами управления экономикой. Характерной чертой отечественных программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др. Разработка программных продуктов ведется различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Завоевание рынка программных продуктов заставляет фирмы (корпорации) выпускать семейство программ самого широкого диапазона, в различных вариантах, применительно к различной специфике бухгалтерского учета. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Следует иметь в виду, что сетевой вариант программ намного сложнее и дороже и предназначен в основном для использования на средних и крупных предприятиях, где ведется комплексная обработка бухгалтерских задач в тесной интеграции с другими функциями управления. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Возможна организация ведения наиболее трудоемких участков учета (учет труда и заработной платы, учет материалов) на нескольких АРМ.

Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых — автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления: труда и заработной платы, нормирования, планово-финансового управления и др. Выбор программ для реализации поставленных целей — довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

Применение сетевых программ возможно только при организации локальной вычислительной сети на предприятии. Локальная компьютерная сеть на предприятии в упрощенном виде построена следующим образом. Имеется мощный компьютер-сервер, на котором находятся сетевые программы, основная часть информации, все базы данных, словари, данные бухгалтерского учета, формы счетов, договоров, приказов и др. Кроме того, имеется несколько автоматизированных рабочих мест — компьютеров (рабочих станций), связанных с этим сервером. Наличие сети делает информацию, хранящуюся на сервере, доступной для всех пользователей в соответствии с теми правами, которые предоставлены им администратором сети. Это позволяет, например, финансовому директору просматривать проводки, которые выполняет бухгалтер, а также ввести разделение труда, при котором каждый бухгалтер выполняет на компьютере свой участок работы, а главный бухгалтер затем делает баланс, используя информацию, собранную со всех автоматизированных рабочих мест.

Или, например, трое менеджеров по продажам могут одновременно выписывать счета, используя одни и те же данные о наличии товара на складе.

Для обеспечения функционирования локальной вычислительной сети (ЛВС) необходимо соответствующее программное обеспечение. В локальных сетях с выделением серверов используются специальные операционные системы, обеспечивающие надежную и эффективную обработку многих запросов от рабочих мест пользователей. На рабочих станциях такой локальной сети может использоваться любая операционная система, например Windows и т.д. На серверах применяется операционная система Windows NT Server.. Windows Server 2003 Иногда применяются и другие операционные системы: UNIX и др.