Лабораторное занятие № 6. 13. Формирование таблиц базы данных субд ms Access. Описание предметной области для учебного примера

Для освоения основ работы с СУБД Microsoft Access используем следующий пример.

Рассмотрим работу некоторого научно-консультативного центра, который приглашает экспертов для чтения лекций и проведения консультаций. Администрация центра должна иметь следующую информацию о каждом эксперте - фамилия, имя, сфера компетенции, ученая степень, место работы, контактный телефон, фотография. Необходимо также иметь сведения об организациях, где работают эксперты - название, город, адрес, телефон. Кроме того, необходимо накапливать сведения о работе, выполненной экспертами по заявкам центра, а также об оплате их услуг.

При желании всю эту информацию можно разместить в одной большой таблице. При этом в столбцах таблицы (полях) будет собрана информация определенного типа (фамилия, сфера компетенции, ученая степень...), а строки будут содержать информацию об эксперте. Однако такая таблица будет иметь существенный недостаток - многие сведения будут повторяться. Так, в строках, содержащих информацию об экспертах, работающих в одной организации, будут повторяться сведения об этой организации. Очевидно, такой способ построения таблиц ведет не только к нерациональному использованию памяти, но и к ошибкам, которые неизбежны при вводе повторяющихся данных, а это будет причиной ошибок при обработке информации. Поэтому целесообразно разбить таблицу на несколько таблиц, содержащих сведения об отдельных объектах.

В нашем примере сведения об экспертах будем хранить в такой таблице:

Таблица 1. Эксперты

№	Фамилия	Имя	Сфера компе-тенции	Ученая степень	Код организа-ции	Конактный телефон	Примечание

Сведения об организациях разместим в таблице следующего вида:

Таблица 2. Организации

Код организации	Название организации	Город	Адрес	Телефон	Примечание

Таблица для хранения данных о работах, выполненных экспертами, будет иметь вид:

Таблица 3. Выполненные работы

№	Дата	Эксперт	Кол-во часов	Тема

Для того, чтобы получать необходимые сведения из набора таблиц, необходимо создать связи, соединяющие эти таблицы. В нашем примере Таблица 3. Выполненные работы может быть связана с Таблицей 1. Эксперты через соответствующие поля этих таблиц "Эксперты  Фамилия"; Таблица 1. Эксперты с Таблицей 2. Организации - через поля, имеющие в обеих таблицах одинаковое наименование - "Код организации". Благодаря установленным связям может быть легко получена информация, например, о том, эксперты из каких городов работали в центре в определенные дни. В результате будет подобрана необходимая информация из Таблицы 3 и Таблицы 2, которые связаны между собой через Таблицу 1.