1. Исходные понятия делопроизводства

1.1. Что такое документ и каковы его функции?

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Функции документа:

1. Информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

2. Организационная. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

3. Коммуникативная. Документы обеспечивают внешние связи предприятий и организаций.

4. Юридическая. Содержание документов используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, а также органами следствия, суда и прокуратуры.

1.2. Что такое делопроизводство?

Делопроизводство - деятельность по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

1.3. Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?

 В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

1.4. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Например:

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия.

3. Унифицированная система документации по труду и т.д.

1.5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

Унифицированный документ - документ, созданный в рамках унифицированной системы документации по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный и зарегистрированный в установленном порядке.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация - возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

В настоящее время при работе с документами опираются на ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит документа - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Форма документа - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

1.6. Какие виды деловых документов обращаются на предприятиях и в организациях?

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов позволяет повысить оперативность работы аппарата управления, обеспечить быстрый поиск документов, ускорить их исполнение и контроль.

Существуют различные признаки классификации документов.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, фото и кинодокументы, акустические.

По степени сложности выделяют простые и сложные документы. Простые документы содержат один вопрос, сложные - два и более вопросов.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу.

Организационно-распорядительные документы делятся, в свою очередь, на организационные, распорядительные и информационно-справочные.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления документы классифицируются на внутренние и внешние (входящие и исходящие).

По срочности различают срочные и несрочные документы.

По происхождению документы подразделяют на служебные и личные.

По срокам хранения различают документы постоянного, долгосрочного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

По стадии создания документы подразделяются на черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

Подлинные документы, в свою очередь, делят на действительные и недействительные.

По роду деятельности документы классифицируются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, расчетно-денежная, конструкторская, технологическая и т.д.

По наименованию различают приказы, акты, договоры, уставы и т.д.

В текущей работе классификацию документов необходимо производить при их группировке в дела.