Порядок приёма наличных денег

Приходование денежных средств в кассу организации проводится с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Форма ордера (№ КО-1, форма 0310001 по ОКУД) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (в ред. от 03.05.2000 г.). Надо отметить, что в Положении используются лишь коды форм по ОКУД.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. Если при заполнении оказалось, что документ заполнен неверно, нужно выписать новый.

Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.

Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем. После заполнения ПКО передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.

Кассир, получая ПКО, сверяет подписи, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленную цифрами сумме, указанной прописью.

Принимая наличные деньги, кассир должен пересчитать их, причём так, чтобы это видел вноситель денег. Если сумма соответствует сумме, указанной в ордере, кассир подписывает ПКО и квитанцию к нему, проставляет на квитанции оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции, после чего выдаёт квитанцию вносителю денег.

Кроме того, кассир регистрирует приходный ордер в Кассовой книге (форма № КО-4, форма 0310004 по ОКУД).

Если в организации существует старший кассир, передающий денежные средства другим кассирам, эти операции фиксируются им в Книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-4, форма 0310005 по ОКУД)

Порядок выдачи наличных денег

Расходные кассовые операции оформляются расходным кассовым ордером (РКО), (форма № КО-2, форма 0310002). Расходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, его подписывают главный бухгалтер и директор организации (или – лишь директор). РКО, как и ПКО, регистрируется в кассовой книге.

Когда РКО поступает в кассу, кассир проверяет его, подписывает, а лицо, получающее деньги (обычно - с предъявлением документов, удостоверяющих личность), собственноручно вписывает в ордер получаемую сумму, ставит дату и подпись. Получатель денег пересчитывает полученные средства таким образом, чтобы кассир мог видеть его действия. Если получатель этого не сделал, от него не принимаются претензии по сумме наличных денег.

Кассовая книга

Кассовая книга (форма № КО-4, форма 0310004 по ОКУД) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. В организации может быть лишь однакассовая книга.

Кассовая книга должна быть пронумерована, в ней должна присутствовать заверительная надпись о количестве листов, подтверждённая подписью руководителя и главного бухгалтера, а так же – печатью организации.

Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, однако в таком случае нужно будет распечатывать и брошюровать листы книги.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. После того, как кассир подсчитал остаток кассы на конец рабочего дня, он выполняет соответствующие записи в кассовой книге, после чего сдает отчет по кассе (под расписку в кассовой книге), прикладывая к нему приходные и расходные кассовые ордера.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

В кассовой книге, в отличие от ПКО и РКО, допускаются исправления, они должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера.