5. Создание и редактирование отчетов.
5.1. Создание детального отчета.
Детальный отчет содержит ту же информацию, что и таблица или запрос, но в нем имеются и дополнительные элементы: заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы.
Самый быстрый способ создать отчет – использование Мастера отчетов. После создания отчета вы можете переделать его по своему желанию в режиме Конструктор. Для создания Отчета выполните следующие действия:
Выберите закладку Отчет в окне базы данных. Нажмите кнопку Создать.
В окне Новый отчет выберите режим создания отчета – Мастер отчетов, в качестве источника данных выберите из списка запрос Покупатели в Тюмени и Ишиме нажмите кнопку OK.
В окне Создание отчетов Мастера для выбора отображаемых в отчете полей выберите поля Город и Рейтинг.
Перенесите поля в состав нового отчета. Для этого в области Доступные поля выберите поле Город и нажмите на кнопку > это поле переместиться в область Выбранные поля, затем перенесите поле Рейтинг. Нажмите Далее >.
Выберите в списке полей сортировку по возрастанию по имени покупателей (справа от поля имеется кнопка направления сортировки). Нажмите кнопку Далее >.
В следующем шаге предлагается выбрать вид макета будущего отчета и ориентация листа бумаги для его размещения. Выберите макет отчета "В столбец", ориентация листа бумаги – Книжная. Нажмите Далее >.
Следующий шаг позволяет задать стиль оформления отчета. Выберите в списке стиль Строгий и нажмите Далее >.
В последнем окне Мастера задайте имя нового отчета "Покупатели в Тюмени и Ишиме (в столбец)" остальные параметры оставьте без изменения, Готово.
Закройте окно предварительного просмотра. Назовите отчет "Покупатели в Тюмени и Ишиме (в столбец)".
5.2. Создание отчета по сгруппированным данным.
Данные вашей БД будут более информативными, если их сгруппировать по категориям. Отчеты по сгруппированным данным можно подготовить с помощью Мастера отчетов.
Создайте запрос на основании таблиц Заказы и Покупатели (его бланк приведен на рис. 6) и сохраните его под именем Заказы по городам (рис. 7).
-
Рис. 6. Бланк запроса Заказы по
городам.
Рис. 7. Запрос Заказы по
городам.
На основе этого запроса с помощью Мастера отчетов создайте новый отчет Заказы по городам (групповые вычисления).
Для этого выполните следующие действия:
Перейдите в окне своей БД на закладку Отчеты и нажмите Создать. В открывшемся окне выберите Мастер отчетов, а в качестве источника данных выберите запрос Заказы по городам, OK
На следующем шаге создания отчета перенесите доступные поля в правую область, нажав кнопку >>, нажмите Далее >.
Выберите тип представления данных Заказы и нажмите Далее >.
Задайте уровень группировки записей. В качестве поля для группировки укажите поле Город и нажмите кнопку >, затем Далее >.
Выберите тип представления данных Заказы и нажмите Далее >. Следующим шагом необходимо определить порядок сортировки записей и определить какие вычисления следует произвести в этом отчете.
Выберите в поле сортировки Стоимость по возрастанию.
Нажмите кнопку Итоги… и установите параметры расчета и отображения данных с итогами. Нажмите Далее >.
В следующем окне задайте макет будущего отчета, выберите по левому краю 1, нажмите кнопку Далее >.
Задайте стиль отчета Строгий, нажмите кнопку Далее >.
В последнем окне создания отчета присвойте ему название Распределение заказов по городам. Нажмите кнопку Готово.