Объяснение полей таблиц.

Например, поле "Номер товара" в таблице "Покупатели" определяет, каким товарами обслуживается данный покупатель. Значение в поле "Номер товара" устанавливает связь с таблицей "Товары", которая дает информацию об этом товаре.

Таблица 1. Товары

ПОЛЕ	ОПИСАНИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПОЛЯ
Номер	Уникальный номер, приписанный каждому товару.
Оборудование	Тип оборудования.
Производитель	Предприятие изготовитель.
Комиссионные	Процент, полученный с продажи товара, в форме с десятичной точкой.

Таблица 2. Покупатели

ПОЛЕ	ОПИСАНИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПОЛЯ
Номер	Уникальный номер, присвоенный покупателю.
Организация	Организация-покупатель.
Город	Место расположения главного офиса организации.
Рейтинг	Цифровой код, определяющий уровень предпочтения данного покупателя. Чем больше число, тем больше предпочтение.
Номер товара	Уникальный номер, приписанный каждому товару (из таблицы "Товары").

Таблица 3. Заказы

ПОЛЕ	ОПИСАНИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПОЛЯ
Номер	Уникальный номер, присвоенный данной покупке.
Стоимость	Стоимость покупки (в тыс. руб.)
Дата покупки	Дата покупки
Номер покупателя	Номер покупателя, сделавшего покупку (из таблицы "Покупатели")
Номер товара	Уникальный номер, приписанный каждому товару (из таблицы "Товары").

1. Создание учебной базы данных в ms Access.

1. Запустите программу MS Access (Пуск – Программы – MS Access).

2. Сразу после запуска MS Access на экране появится диалоговое окно с предлагаемыми вариантами работы с базами данных. Выберите левой кнопкой мыши Новая база данных, нажмите OK .

3. На экране откроется диалоговое окно "Файл новой базы данных".

4. Выберите папку, в которой будет храниться файл с Вашей базой данных, а в поле ввода "Имя файла" укажите имя файла своей базы данных. Щелкните левой кнопкой мыши в поле "Имя файла" и с клавиатуры наберите имя Уч.БД затем наберите свою фамилию (расширение не указывать!).

Примеры допустимых имен: Уч.БД Иванов, Уч.БД Сидорова С.В.

5. Теперь на экране открылось окно созданной Вами пустой базы данных с присвоенным именем, например: "Уч.БД Кузнецова Л.В. : база данных". В этом окне перечисляются объекты, составляющие базу данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Для объектов каждого типа вверху окна имеется ярлычок.

2. Наполнение базы данных. Создание таблиц.

Так как данные будут представлены в табличном виде, введем в базу данных таблицу 1 Товары, таблицу 2 Покупатели и таблицу 3 Заказы.

1. Для добавления в базу данных новой таблицы мышью выберите ярлычок Таблицы и нажмите в правой части окна Вашей базы данных кнопку Создать.

2. Появится окно "Новая таблица" правая часть которого отображает перечень способов создания таблицы.

3. Выберите Конструктор, нажмите OK.

Откроется окно Таблица1: в котором надо описать структуру новой таблицы, т.е. ввести названия всех полей, выбрать тип данных, описать их характеристики, задать первичный ключ – ключевое поле.

Для каждого поля обязательно указывается имя (в колонке Имя поля), тип хранимых в этом поле данных (в колонке Тип данных). В колонке Описание, нужно дать характеристику поля в качестве комментария, облегчающего понимание содержимого таблицы.

Создадим макет будущей таблицы Товары, используя ее описание.

4. Заполните поля в окне "Таблица":

В первую ячейку введите название поля – Номер, нажмите Enter (курсор перейдет в следующий столбец, где по умолчанию программа предложит тип данных Текстовый) из предложенного списка выберите Числовой, опять нажмите Enter, введите описание– Уникальный номер, приписанный каждому товару.

У каждого поля, кроме имени, типа и описания, имеется еще и набор свойств, перечисленных внизу окна в закладке "Общие". На рис. 1 текущим полем является поле "Номер" (на текущее поле указывает треугольник слева от имени поля). У него есть свойства – "Размер поля", "Формат поля", "Число десятичных знаков" и т.п. Измените свойство "Размер поля" на "Длинное целое", т.к. номер продавца – целое число. Аналогично заполните остальные поля в окне Таблицы1. 

После правильного выполнения всех операций по описанию полей таблицы 1 диалоговое окно Таблица1: должно иметь вид, показанный на рис. 1.

Рис 1. Окно Таблица с описанием полей Таблицы 1. Товары.

5. Необходимо определить первичный ключ таблицы "Товары". Пусть, например, им будет поле "Номер". Щелкните правой кнопкой мыши на строке таблицы с описанием поля "Номер". Появится контекстное меню, из которого выберите команду "Ключевое поле". После этого в сером столбце слева от имени поля "Номер" появится изображение ключа (как на рис.1).

6. Сохраним созданный макет таблицы в базе данных. Для этого щелкните на значке Закрыть системного меню этого окна. На вопрос о сохранении изменений в "Таблице1" ответьте "Да", а затем в окне "Сохранение" введите новое имя таблицы – "Товары". Теперь Ваша база данных состоит из одной таблицы Товары, но она пока пуста.

7. Аналогично создайте макеты для таблиц Покупатели и Заказы.

Указание. В макете таблицы Заказы:

1. для поля, содержащего дату, используйте тип данных "Дата/время" и дополнительно укажите ему формат "Краткий формат даты" (в кратком формате не придется указывать время в часах, минутах и секундах).

2. для поля "Стоимость" укажите тип – "Денежный" и задайте количество десятичных знаков 2.

Не забудьте определить ключевое поле в каждой таблице (это – Номер)!

Теперь база данных состоит из трех пустых таблиц. Необходимо ввести данные в каждую таблицу. Введем данные только в одну таблицу – "Товары".

Для этого: откройте таблицу Товары (двойной щелчок мыши).

Введите данные в поля таблицы, используя сведения из Таблицы 1 Товары.

Примечание.

1. Для поля "Комиссионные" установите в графе Размер Поля – двойное с плавающей точкой.

2. При вводе данных в поле Комиссионные программа Access может не отображать целую часть, если она равна нулю, а также отбрасывать незначащие нули в конце дробных чисел, например число 0,12 будет отображено в виде ,12, а число 0,10 будет отображено в виде ,1.

Если вы заметили ошибку в одной из ячеек, то ее можно исправить так: перейти в ячейку с ошибкой с помощью клавиш курсора или щелчком левой кнопкой мыши, затем нажать F2 и исправить ошибку.