25. Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль – це різновид української літературної мови, що

відповідає певним усталеним формам спілкування між установами, окремою

особою та установою, між посадовими особами. Офіційно-діловий стиль –

мова ділових паперів (законів, кодексів, актів, постанов, наказів).

Сфера використання: офіційне, спілкування в державно-політичному,

громадському й економічному житті; законодавство,

адміністративно-господарська діяльність.

Головне призначення: регулювання ділових відносин мовців у

державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування

громадських потреб людей у типових ситуаціях.

Підстилі: законодавчий (закони, укази, статути, постанови)

дипломатичний (міжнародні угоди, протоколи)

адміністративно-канцелярський(заяви, довідки,дорученн).

Поняття «документ» у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають

різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або

інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні

уявлення про те, що він собою являє.

Документ (у перекладі з лат.) – це «повчальний приклад», «спосіб

доказу»). Донедавна послуговувалися визначенням, за яким документ – це

засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації

про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності

людини.

Є багато інших визначень поняття «документ», зокрема, у «Словнику

української мови» є таке пояснення:

Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на

що-небудь, служить доказом чого-небудь.

26.  Загальні вимоги до складання документів

Усі документи створюються відповідно з офіційно прийнятою формою – формуляром (за певним зразком).

Документ має бути достовірним, переконливим, належ-ним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки.

До документа висуваються такі вимоги:

1)         не повинен суперечити чинному законодавству й ди-рективним указівкам органів вищого рівня;

2)         має бути достовірним, тобто базуватися на фактах;

3)         повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.

4)         має бути максимально точним і водночас доступним;

5)         повинен бути ретельно відредагованим і оформленим;

6)         має бути придатним для тривалого зберігання. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів

27. Види документів та їх класифікація

Види документів визначають за такими ознаками: найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; походженням — службові (офіційні) й особисті* • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні: • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями; призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу; напрямком — вхідні й вихідні; формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні): • стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх-друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: • звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги; • термінові — зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); • дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»; ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності; стадіями створення — оригінали, копії й виписки: • оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою; • копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу; • за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг); • якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат.