Планування часу за методикою Ейзенхауера
Якщо ви зіткнулися з проблемою завантаженості і хочете її вирішити, в даному випадку краще використовувати метод щоденного планування. Один з найбільш простих і ефективних способів – це планування за методом Ейзенхауера.
Дуайт Ейзенхауер – це американський державний і військовий діяч, президент США, який відрізнявся хорошими організаторськими здібності, і свого часу використовував для планування цю матрицю.
Використовується матриця Ейзенхауера для короткочасного планування. На один або декілька днів.
Суть методу полягає в розстановці пріоритетом за ступенем важливості та терміновості. Тобто всі завдання, які є на поточний період, поділяються за категоріями в залежності від їх важливості та терміновості виконання.
Категорій всього чотири А, B, C, D.
A – справи термінові і важливі. Ті справи, які потрібно зробити в першу чергу. Які горять і вимагають невідкладного втручання.
Наприклад, завдання групи А:
Невідкладні завдання.
Проекти, у яких підходять терміни.
Терміновий похід до стоматолога.
B – важливі і нетермінові. Справи цієї групи найчастіше бувають ображені нашою увагою. Тим самим у наслідок дуже швидко потрапляють в категорію А.
Наприклад, завдання групи В:
Планування нових проектів.
Дослідження питань, необхідних для досягнення мети.
Оцінка досягнутого результату.
Відвідування спорт залу.
C – неважливі і термінові завдання. Часто ми плутаємо їх зі справами А. Плутаємо важливість з терміновістю. Термінове як би автоматично стає важливим. Тим самим ці завдання вносять у наш робочий ритм метушню і напруга.
Наприклад, завдання групи С:
Діяльність, не пов'язана з вашими цілями
Деякі зустрічі.
Громадська діяльність
D – неважливі і не термінові. Справи, які зовсім вам не цікаві. Як можна більше завдань категорії D необхідно делегувати. До цієї категорії відносяться так само «пожирачі» часу. Наприклад, завдання групи D:
Деякі листи і дзвінки
Рутинна робота
Розважальні портали
Соціальні мережі
Перегляд ТБ
Як використовувати такий метод планування в своє діяльності. Нижче описаний покроковий алгоритм роботи з матрицею Ейзенхауера.
1. Написати список всіх завдань на день
2. Об'єднати ці завдання в чотири групи за ступенем важливості та терміновості, A, B, C, D.
3. Записати ці завдання на бланку, розділеного на 4 блоки (A, B, C, D)
4. Тримати бланк постійно в полі зору і звірятися з ним протягом дня.
Якщо ви будете використовувати такий метод планування щодня, то через короткий час ви забудете що таке аврал. Виконуватися завдання з категорії А, звільнивши час для справ групи B. Тепер ви спокійно можете зосередитися на найважливішому. Завдання категорії D делегуються, а за пожирачами часу необхідно встановити контроль. Надалі у вашому щоденнику найбільше завдань буде з групи B, яким ви зможете приділити достатньо часу. Грамотна організація свого часу і діяльності допоможе вам бути більш ефективним людиною.