Повторите три предыдущих действия для каждого фильтруемого поля.

Применение фильтра по выделенному

1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке выбора записи проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет фильтра.

3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните внутри столбца (в режиме конструктора) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета). Чтобы применить фильтр по частичному выделению, выделите нужные знаки.

4. На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Выделение, а затем выберите фильтр, который хотите применить.

5. Чтобы отфильтровать другие поля по выделенному, повторите два предыдущих шага.

Применение фильтра с помощью заполнения формы

1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке выбора записи проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет фильтра.

3. На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Дополнительно, а затем выберите команду Фильтр по форме в контекстном меню.

4. В зависимости от выбранного режима выполните следующие действия.

   • В режиме таблицы щелкните первую строку в столбце, к которому нужно применить фильтр. Щелкните появившуюся стрелку и выберите значение. Для добавления дополнительных значений перейдите на вкладку Или в нижней части таблицы и выберите другое значение.

   • В режиме формы щелкните стрелку в элементе управления и выберите значение для фильтра. Для добавления дополнительных значений перейдите на вкладку Или в нижней части формы и выберите другое значение. Вкладка Или позволяет добавлять несколько значений.

 Примечание.   Используя фильтр по форме, нельзя задать значения полей для полей, одновременно допускающих несколько значений, но можно задать значения для других полей в наборе записей.

Если список значений поля не отображается при нажатии стрелки раскрытия списка

Если при нажатии стрелки раскрытия списка для поля вместо значений отображается только Is Null и Is Not Null или если эта стрелка отсутствует, выполните следующие действия для отображения фактических значений поля.

• Проверьте, не имеет ли поле тип данных «Поле MEMO», «Гиперссылка», «Логический» или «Поле объекта OLE». Для полей этих типов невозможно отображение значений поля на вкладке объекта Фильтр по форме. Для полей, одновременно допускающих несколько значений, также невозможно отображение значений на вкладке объекта Фильтр по форме.

• Если число строк превышает количество, указанное в поле Максимальное число записей по умолчанию в разделе Параметры автофильтра для базы данных в диалоговом окне Параметры Access, список со значениями поля отображаться не будет. Чтобы открыть диалоговое окно Параметры Access, нажмите кнопку Office , а затем кнопку Параметры Access. Откройте страницу Редактирование и измените значение параметра Максимальное число записей по умолчанию, чтобы устранить эту проблему.

• В диалоговом окне Параметры Access откройте страницу Редактирование. В разделе Параметры автофильтра для базы данных установите флажки в локальных индексированных полях и в локальных неиндексированных полях.

• Переключитесь обратно в режим таблицы или формы.

Чтобы определить для поля список возможных значений, воспользуйтесь оператором or. Например, можно указать "Мурманск" or "Волгоград" в поле «Город» для отбора записей, в которых содержится одно из этих значений.

Для фильтрации по состоянию элемента управления, например флажка или кнопки, щелкните этот элемент управления так, чтобы он находился в нужном состоянии. Для возвращения элемента управления в нейтральное положение, чтобы он больше не использовался в качестве условия для отбора записей, необходимо, чтобы он был недоступен (отображался затененным).

Для отбора записей со значениями Null (отсутствует), ненулевыми, пустыми (пусто или "") или непустыми значениями введите в поле значение Is Null, Is Not Null, "" или Not "".

5. Иногда может возникнуть необходимость в определении двух различных наборов условий, например составить список с именами контактов, проживающих в РФ и имеющих дни рождения в апреле, и второй список с именами контактов, проживающих на Украине и родившихся в мае.

Для извлечения всех записей, соответствующих одному из нескольких наборов условий, необходимо указать условия отбора несколько иначе.

Введите первый набор условий, затем перейдите на вкладку Или и введите следующий набор условий. Обратите внимание, что если значение поля нужно использовать в качестве фильтра независимо от других значений полей, необходимо ввести это значение на вкладке Найти и на каждой вкладке Или. Иначе говоря, вкладка Найти и каждая вкладка Или задают отдельный набор значений, отбираемых фильтром.

Обратите внимание, что каждый раз, когда на вкладку Или добавляется условие, создается другая вкладка Или, что позволяет указать несколько условий отбора «or». Фильтр возвращает любую запись, в которой содержатся все значения, указанные на вкладке Найти, или все значения, заданные на первой вкладке Или, или все значения, определенные на второй вкладке Или, и т. д.

6. Чтобы удалить фильтр и отобразить все записи, выберите повторно команду Переключить фильтр.

7. Для изменения фильтра выберите команду Фильтр по форме снова.

Будет отображен текущий набор условий фильтра.

Применение расширенного фильтра

1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке переходов по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затененным (недоступен). Если строка переходов по записям не отображается, нажмите кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная и затем выберите команду Очистить все фильтры (если командаОчистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применены).

3. На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Дополнительно, а затем выберите команду Расширенная фильтрация/сортировка в контекстном меню.

4. Добавьте в сетку поля, к которым применяется фильтр.

5. В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля. Условия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые соответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать альтернативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке Условия отбора, второе условие в строке или и т. д.

 Примечание.   Весь набор условий в строке или применяется в качестве альтернативы для набора условий в строке Условия отбора. Любое условие, которое должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в строку Условия отбора, так и в строку или.

6. Нажмите кнопку Переключить фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.

 Совет.   Чтобы научиться записывать условия, попробуйте применить обычный фильтр или фильтр по выделенному, который позволит получить желаемый результат. Затем после применения фильтра к представлению, отобразите вкладку объекта Фильтр.

• На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Дополнительно, а затем выберите команду Расширенная фильтрация/сортировка в контекстном меню.

Просмотрите результат и измените условия, отображаемые в строке Условия отбора, чтобы добиться нужного результата.

 Примечание.   На вкладке документа Фильтр доступны две специальные команды. Если щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте вкладки над сеткой в контекстном меню будут доступны команды Загрузить из запроса и Сохранить как запрос.

Команда Загрузить из запроса служит для загрузки макета выбранного запроса в сетку. В этом случае условия запроса становятся условиями фильтра. Команда Сохранить как запрос позволяет сохранить параметры фильтра в качестве нового запроса.

Удаление или повторное применение фильтра

Чтобы переключиться на представление данных без фильтра, следует удалить фильтры.

• Щелкните в строке переходов по записям значок С фильтром, чтобы вернуться к полному представлению.

При удалении текущих фильтров они временно удаляются из всех полей в представлении. Например, если сначала были применены фильтры по полям «Страна» и «ДатаРождения», которые затем были удалены, будут снова показаны все записи.

• Щелкните в строке переходов по записям значок Без фильтра, чтобы повторно применить последние использованные фильтры.

К представлению будут применены параметры последних фильтров. В уже рассмотренном примере будут повторно применены фильтры по полям «Страна» и «ДатаРождения».

Очистка или сохранение фильтра

Очистите фильтр, который больше не будет использоваться. При очистке фильтр удаляется из представления и не может быть применен повторно с помощью значка Без фильтра в строке состояния.

Можно очистить один фильтр из отдельного поля или все фильтры из всех полей в представлении.

• Чтобы очистить один фильтр из отдельного поля, щелкните правой кнопкой мыши столбец или элемент управления с фильтром и затем выберите команду Снять фильтр с имя_поля.

• Чтобы очистить все фильтры из всех полей, выполните следующие действия.

На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Дополнительно, а затем выберите команду Сбросить все фильтры в контекстном меню.

Фильтр можно легко сохранить для дальнейшего использования. При закрытии таблицы, запроса, формы или отчета действующие параметры фильтра автоматически сохраняются вместе с объектом и становятся доступны для повторного применения. Однако по умолчанию параметры фильтра не применяются автоматически при следующем открытии объекта.

Для автоматического применения текущих фильтров при последующем открытии таблицы, запроса, формы или отчета установите для свойства объекта Фильтр при загрузке (FilterOnLoad) значение Да. Значение этого свойства определяется в окне свойств. Свойство Фильтр при загрузке (FilterOnLoad)применяется при открытии объекта; если его значение изменяется, необходимо закрыть и снова открыть объект, чтобы применить новое значение свойства.

Поиск записей

Скрыть все

Предположим, была создана база данных на основе одного из новых шаблонов, включенных в Microsoft Office Access 2007. Пусть это будет база данных «Контакты», куда были импортированы контакты из Microsoft Office Outlook 2007. На некотором этапе количество данных в базе данных достигнет такого объема, что поиск отдельной записи будет невозможен просто с помощью беглого просмотра таблицы.

Существует четыре способа поиска конкретной записи.

• Переход  Переход по записям представляет собой переход по записям, обычно по одной за шаг, в таблице или представлении.

 Примечание.   Представление — это объект базы данных, отображающий информацию, хранящуюся в таблицах. Представлением могут быть формы, запросы и отчеты.

• Поиск  Поиск представляет собой задание условия (выражения поиска) и оператора сравнения (например, «равно» или «содержит») и последующий просмотр записей, удовлетворяющих указанным условиям. Записи, удовлетворяющие указанным условиям, выделяются, а записи, не удовлетворяющие условию, — нет, хотя они и остаются видимыми. 

• Фильтр  Аналогично поиску фильтрация включает задание условия и операторов сравнения. Но, в отличие от поиска, фильтрация ограничивает только отображаемые записи. Фильтр может быть включен или выключен, что упрощает переключение между отфильтрованными и неотфильтрованными представлениями одних и тех же данных.

• Запрос  Запросы (Запрос. Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который будет служить источником данных для формы, отчета или страницы доступа к данным.) являются мощным и гибким инструментом поиска конкретных записей. Запрос позволяет осуществлять пользовательские поисковые запросы, применять пользовательские фильтры и сортировать записи. Запросы могут быть сохранены и использованы повторно, а также применены при построении форм (Форма. Объект базы данных Microsoft Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях.) и отчетов (Отчет. Объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя. С помощью отчетов составляются коммерческие сводки, списки телефонов или списки рассылки.).

Все шаблоны в Office Access 2007 включают запросы, которые пользователь может применять сразу же. Можно также создать пользовательские запросы, чтобы отобрать конкретные записи и ответить на конкретные вопросы.

Переходы по записям

Есть несколько способов перехода (просмотра) по записям. Можно нажать клавишу TAB, чтобы перейти к следующей по порядку записи. При открытии таблицы или представления в режиме таблицы (Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.) можно использовать кнопки перехода по записям для перемещения по записям. Большинство записей имеют кнопки перехода по записям. В шаблонах Office Access 2007 некоторые формы имеют поле Перейти, которое позволяет выбрать запись по данным в ключевых полях.

Использование кнопок перехода по записям

Для перехода по записям можно использовать кнопки перехода. В зависимости от того, какая из этих кнопок используется, можно осуществить переход к первой, предыдущей, следующей или последней записи или к новой записи.

1. Первая запись

2. Предыдущая запись

3. Текущая запись

4. Следующая запись

5. Последняя запись

6. Новая (пустая) запись

7. Индикатор фильтра

8. Поле «Поиск»

Если выбрать поле Текущая запись, то можно ввести номер записи и нажать клавишу ВВОД для перехода к этой записи. Номер записи отсчитывается последовательно от начала формы или таблицы. Он не соответствует ни одному из значений поля.

Кнопка индикатора фильтра показывает, был ли применен фильтр. Если фильтр не применен, она отображает значение Без фильтра. Чтобы убрать фильтр, щелкните эту кнопку, когда она отображает значение С фильтром. Аналогично, когда кнопка отображает значение Без фильтра, щелкните ее, чтобы применить последний использованный фильтр.

При вводе текста в поле Поиск по мере ввода каждого символа первое совпадающее значение выделяется в режиме реального времени. Это средство можно использовать для быстрого поиска записи с совпадающим значением.

Выбор записи с помощью поля Перейти

Поле Перейти позволяет выбирать конкретную запись из раскрывающегося списка. Это поле присутствует в базах данных, созданных на основе шаблона Access — обычно в формах со сведениями о людях. Это, например, форма «Сведения о контактах» в базах данных, основанных на шаблоне «Контакты». Поле Перейти также присутствует в других формах, например в формах «Проекты и задачи» в базах данных, основанных на шаблоне «Проекты по маркетингу».

Если в форме присутствует поле Перейти, оно располагается в левой верхней части этой формы и выглядит, как показано на следующем рисунке.

Использование поля Перейти

1. Нажмите кнопку раскрытия списка у края поля.

2. Выберите запись из раскрывающегося списка.

 Примечание.   Если известны первые несколько знаков записи, к которой требуется перейти, эти знаки можно ввести в поле Перейти, чтобы быстро найти нужную запись.

Поле Перейти отображает только количество данных, необходимое для однозначного определения каждой записи. При выборе записи из списка Access отображает оставшиеся данные записи в главной области формы.

Поиск определенных записей

Для поиска определенных записей можно использовать вкладку Поиск в диалоговом окне Поиск и замена. Поиск может осуществляться как в конкретном поле, так и по всей таблице или представлению.

 Примечание.   Диалоговое окно Поиск и замена можно использовать, только если таблица или представление отображают данные в текущий момент. Это распространяется даже на случай, если видимых записей нет в связи с примененным фильтром.

Поиск записей  

1. Откройте таблицу или представление, в котором будет осуществляться поиск.

2. Выберите поле, по которому будет осуществляться поиск.

3. На вкладке Начальная страница в группе Поиск выберите команду Найти.

Или:

Клавиши быстрого доступа  Нажмите клавиши CTRL+F.

Откроется диалоговое окно Поиск и замена с выбранной вкладкой Поиск.

4. В поле Образец поиска введите значение, которое требуется найти. Это будет условием поиска.

5. При необходимости можно воспользоваться списком Поиск в >, чтобы сменить поле для поиска или выполнить поиск по всей базовой таблице.

6. При необходимости в списке Совпадение выберите С любой частью поля. Это обеспечивает более широкий поиск.

Список Совпадение представляет собой оператор сравнения. Элемент С любой частью поля соответствует оператору «содержит» и указывает, что условие поиска должно совпасть с любой частью поля, по которому осуществляется поиск.

7. В списке Поиск выберите значение Все, а затем нажмите кнопку Найти далее.

8. Когда искомый элемент выделяется, нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Поиск и замена, чтобы закрыть диалоговое окно.

Форма отчетности:

1. Продемонстрировать работу сортировки и фильтров.

2. Ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Для чего применяют фильтры?

2. Перечислите типы фильтров.

3. Для чего применяют знаки *, % и ?.

4. Какие способы существуют для поиска определенной записи?

5. Какая комбинация клавиш позволяет открыть диалоговое окно поиск и замена?

Лабораторная работа №10

Тема: Создание формы. Работа с формой.

Цель: Научиться создавать формы с использованием Автоформы, с помощью Мастера, с помощью Конструктора. Освоить приемы оформления формы; ввода, изменения, удаления данных через форму.

Задание: Создать формы для таблиц спроектированной вами базы данных.

Общие сведения:

База данных, в которой отображается текущая деятельность компании, полезна только в том случае, если информация в ней постоянно обновляется, а поиск нужных сведений осуществляется быстро. Хотя ввод, корректировка и извлечение табличных данных не представляют особого труда, едва ли можно поручить эти функции пользователям, не имеющим представления об Access. Дело не только в неэффективности подобного подхода, но и в количестве ошибок, возникающих при работе в режиме таблицы, особенно при вводе информации в связанные таблицы. Решением этой проблемы - и первым шагом на пути превращения базы данных в приложение – являются формы.

Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации. Подобно печатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для ввода данных, и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они могут включать такие элементы, как кнопки выбора или командные кнопки, что превращает формы Access в объекты, подобные диалоговым окнам Windows или страницам мастеров.

В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заказы» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

Создание разделенной формы при помощи инструмента «Разделенная форма»

Разделенная форма — это новая возможность в Microsoft Office Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях  — в режиме формы и в режиме таблицы.

Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Работа с разделенной формой дает преимущества обоих типов формы в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

Чтобы создать разделенную форму при помощи инструмента «Разделенная форма», выполните следующие действия.

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, или откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.

2. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Разделить форму.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Создание формы, в которой отображается несколько записей при помощи инструмента «Несколько элементов»

В форме, созданной с помощью средства «Форма», одновременно отображается только одна запись. Если нужна форма, в которой отображается сразу несколько записей, и при этом требуются более широкие возможности настройки, чем у таблицы, можно воспользоваться инструментом «Несколько элементов».

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Несколько элементов.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Создаваемая при помощи инструмента «Несколько элементов» форма внешне напоминает таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и одновременно отображается несколько записей. Однако форма «Несколько элементов» предоставляет больше возможностей настройки, чем таблица. Например, к ней можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.

Создание формы при помощи мастера форм

Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами. Для получения дополнительных сведений о создании отношений воспользуйтесь ссылками в разделе См. также этой статьи.

1. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в списке щелкните пункт Мастер форм.

2. Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

 Примечание.    Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторите шаги для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

3. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Создание формы при помощи инструмента «Пустая форма»

Если мастер или инструменты для создания форм не подходят, можно воспользоваться инструментом «Пустая форма», чтобы создать форму. Таким образом можно очень быстро построить форму, особенно если в ней будет лишь несколько полей.

1. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Пустая форма.

Access открывает пустую форму в режиме макета и отображает область Список полей.

2. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.

3. Чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните его или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.

 Примечание.    Порядок таблиц в области Список полей может изменяться в зависимости от того, какая часть формы выбрана в текущий момент. Если не удается добавить поле в форму, попробуйте выбрать другую часть формы и повторите попытку.

4. Пользуясь инструментами группы Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в форму эмблему компании, заголовок, номера страниц или дату и время.

5. Если нужно добавить к форме большое количество элементов управления, переключитесь в режим конструктора, щелкнув форму правой кнопкой мыши и затем выбрав пункт Конструктор . Затем можно воспользоваться инструментами в группе Элементы управления на вкладке Конструктор.

Элементы управления

Элементами управления называются улучшающие интерфейс пользователя объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий и позволяют просматривать данные и работать с ними, например надписи и рисунки. Наиболее часто используемый элемент управления — поле. Кроме того, используются такие элементы управления, как надписи, флажки и элементы управления подчиненных форм и отчетов.

Элементы управления могут быть присоединенными, свободными и вычисляемыми.

Присоединенный элемент управления  — элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса, называется присоединенным элементом управления. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Значения могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками или диаграммами. Например, для текстового поля в форме, в котором отображается фамилия служащего, могут использоваться данные поля «Фамилия» в таблице «Служащие».

Свободные элементы управления  — элементы управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

Вычисляемые элементы управления  — элементы управления, источником данных которых является выражение, а не поле. Для задания значения, которое должно содержатся в таком элементе управления, необходимо задать выражение, служащее источником данных элемента. Выражение — это сочетание операторов (таких как = и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25% скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу (0,75).

= [Цена за единицу] * 0,75

В выражении могут использоваться данные поля в базовой таблице или запросе формы или данные из другого элемента управления формы.

При создании формы рекомендуется сначала добавить и разместить все присоединенные элементы управления, особенно если они преобладают в форме. Затем можно добавить оставшиеся свободные и вычисляемые элементы при помощи инструментов группы Элементы управления вкладки Конструктор в режиме конструктора.

Элемент управления присоединяется к полю путем указания поля, из которого этот элемент управления получает данные. Чтобы создать элемент управления, присоединенный к выбранному полю, перетащите поле из области Список полей в форму. В области Список полей отображены поля базовой таблицы или запроса. Для отображения области Список полей нажмите сочетание клавиш ALT+F8 или на вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующие поля. При двойном щелчке поля в области Список полей Access добавляет для этого поля элемент управления соответствующего типа в форму.

В качестве альтернативы можно присоединить поле к элементу управления, введя имя поля в самом элементе управления либо указав его в качестве значения свойства Данные (Control Source) в окне свойств элемента управления. В окне свойств определяются характеристики элемента управления, например имя, источник данных и формат. Чтобы открыть окно свойств, нажмите клавишу F4.

Использование области Список полей — самый лучший способ создать присоединенный элемент управления по двум причинам.

Присоединенное текстовое поле имеет связанную с ним надпись, и этой надписью по умолчанию становится имя поля (заголовок, определенный для этого поля в базовой таблице или базовом запросе), поэтому вводить текст этого заголовка не требуется.

Приложение Access автоматически настраивает многие свойства элемента управления, присваивая им значения в соответствии со свойствами поля в базовой таблице или запросе (например, со свойствами Формат (Format), Число десятичных знаков (Decimal Places) и Маска ввода (Input Mask)).

Если в форме уже есть свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства Данные (Control Source) этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве Данные (Control Source) нажмите клавишу F1, установив курсор в раскрывающийся список свойства.

Макеты элементов управления

Макеты элементов управления — это направляющие, по которым выравниваются элементы по вертикали и горизонтали для единообразного оформления формы. Можно представить макет элемента в виде таблицы, в каждой ячейке которой содержится элемент. Следующие процедуры показывают, как добавить, удалить или переставить элементы в макетах элементов.

Макеты элементов управления имеют две разновидности: табличный макет и макет в столбик.

В табличных макетах элементы расположены по строкам и столбцам, как в электронной таблице, с надписями вверху. Табличные макеты элементов всегда охватывают два раздела формы; раздел с надписями всегда расположен выше раздела с элементами.

В макетах в столбик элементы располагаются по вертикали, как на бумажном бланке, с надписью слева от каждого элемента. Макеты в столбик всегда содержатся внутри одного раздела формы.

В форме может быть несколько макетов элементов управлению обоих типов. Например, один табличный макет для создания строки данных для каждой записи, и внизу один или несколько макетов в столбик для дополнительных данных из той же записи.

Access автоматически создает макеты в столбик в следующих случаях.

При создании новой формы нажатием кнопки Форма в группе Формы на вкладке Создание.

При создании новой формы нажатием кнопки Пустая форма в группе Формы на вкладке Создание, с последующим перетаскиванием поля из области Список полейв форму.

В существующей форме можно создать новый макет элемента управления следующим образом.

1. Выберите элемент управления, который нужно добавить к макету.

2. Если нужно добавить другие элементы управления в тот же макет, выберите эти элементы, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

3. Выполните одно из следующих действий.

   • На вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления нажмите кнопку Табличный или В столбик .

   • Щелкните правой кнопкой мыши выбранный элемент или элементы, наведите указатель на Макет и выберите пункт Табличный или В столбик .

Access создает макет элемента управления и добавляет в него выбранные элементы управления.

Переключение типа всего макета.

Выберите макет элемента, щелкнув оранжевую область выделения макета в левом верхнем углу макета. При этом выбираются все ячейки макета.

Выполните одно из следующих действий.

• На вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления щелкните нужный тип макета (Табличный или В столбик ).

• Щелкните макет элемента правой кнопкой мыши, наведите указатель на Макет и затем выберите нужный тип макета.

Access перестраивает элементы управления в соответствии с выбранным типом макета.

Разделить макет на два макета можно следующим образом.

1. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните те элементы управления, которые нужно переместить в новый макет.

2. Выполните одно из следующих действий.

   • На вкладке Упорядочить в группеМакет элемента управления нажмите кнопку, соответствующую требуемому типу макета (Табличный или В столбик ).

   • Щелкните выбранные элементы правой кнопкой мыши, укажите на Макет и затем выберите нужный тип для нового макета.

Access создает новый макет элемента управления и добавляет в него выбранные элементы управления.

Можно переместить элемент управления внутри макета, перетаскивая его на нужное место. При перетаскивании поля горизонтальная или вертикальная полоска указывает, где оно будет помещено, если отпустить кнопку мыши.

Можно перенести элемент из одного макета в другой макет такого же типа. Например, можно перетащить элемент из одного макета в столбик в другой макет в столбик, но не в табличный макет.

Чтобы добавить новое поле из области Список полей в существующий макет элемента управления  

Перетащите поле из области Список полей в макет. Горизонтальная или вертикальная полоска указывает, где оно будет помещено, если отпустить кнопку мыши.

Чтобы добавить существующие элементы управления в существующий макет  

1. Выберите первый элемент, который нужно добавить в макет.

2. Если нужно добавить другие элементы в тот же самый макет, выберите их при нажатой клавише SHIFT. Можно выбирать элементы из других макетов.

3. Выполните одно из следующих действий.

   • Если форма открыта в режиме конструктора, перетащите выбранные поля в макет. Горизонтальная или вертикальная полоска указывает, где поля будут помещены, если отпустить кнопку мыши.

   • Если форма открыта в режиме макета, выполните следующие действия.

     1. На вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления выберите тип макета, к которому добавляете элементы. При добавлении элементов в табличный макет нажмите кнопку Табличный . При добавлении элементов в макет в столбик нажмите кнопку В столбик .

Access создает новый макет и добавляет в него выбранные элементы управления.

2. Перетащите новый макет в существующий макет. Горизонтальная или вертикальная полоска указывает, где поля будут помещены, если отпустить кнопку мыши.

Удаление элемента управления из макета позволяет разместить его в любом месте формы без влияния на положение любых других элементов.

Выберите элемент управления, который нужно удалить из макета. Чтобы выбрать несколько элементов для удаления, щелкните каждый из них, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выбрать все элементы управления макета, щелкните поле выделения макета в левом верхнем углу макета.

Выполните одно из следующих действий.

• На вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления нажмите кнопку Удалить .

• Щелкните выбранные элементы правой кнопкой мыши, наведите указатель на Макет и выберите команду Удалить .

Access удаляет из макета выбранные элементы управления.

Режим макета и режим конструктора

Режим макета  Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму в Office Access 2007. В режиме макета форма фактически выполняется, поэтому можно просматривать данные почти в таком виде, в каком они отображаются в режиме формы. Но в этом же режиме можно изменять и структуру формы. Поскольку при внесении изменений можно просматривать данные, в этом режиме очень удобно задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы.

Некоторые задачи невозможно выполнить в режиме макета; в этом случае необходимо переключиться в режим конструктора. В определенных случаях в Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует переключиться в режим конструктора.

Режим конструктора  Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, в частности следующие:

Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

Изменять источник элемента управления «Поле» непосредственно в поле без использования окна свойств.

Изменять размеры разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных».

Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию (Default View) или Режим формы (Allow Form View)).

Доработка формы в режиме макета

Создав форму, можно легко доработать ее в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные формы, можно изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры. Можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства формы и входящих в нее элементов управления.

Чтобы переключиться в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области переходов и выберите команду Режим макета .

Форма будет открыта в режиме макета.

Изменить свойства формы, ее разделов и входящих в нее элементов управления можно с помощью окна свойств. Для отображения окна свойств нажмите клавишу F4.

Из области Список полей можно добавить в макет формы поля базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список полей выполните одно из следующих действий.

На вкладке Форматирование в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

Нажмите сочетание клавиш ALT+F8.

Можно перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Доработка формы в режиме конструктора

Доработать форму можно также в режиме конструктора. Можно добавить в форму новые элементы управления и поля, разместив их на сетке макета. Окно свойств позволяет посредством изменения множества свойств формы настроить ее внешний вид.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области переходов и выберите команду Конструктор .

Форма будет отображена в режиме конструктора.

Изменить свойства формы, ее разделов и входящих в нее элементов управления можно с помощью окна свойств. Для отображения окна свойств нажмите клавишу F4.

Из области Список полей можно добавить в макет формы поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список полей выполните одно из следующих действий.

На вкладке Форматирование в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

Нажмите сочетание клавиш ALT+F8.

Можно перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Добавление элементов управления в форму

Некоторые элементы управления создаются автоматически, например, присоединенный элемент управления, создаваемый при добавлении в форму поля из области Список полей. В режиме конструктора можно создать множество других элементов управления с помощью инструментов группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

 Примечание.    Многие инструменты в группе Элементы управления доступны только тогда, когда форма открыта в режиме конструктора. Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области переходов и выберите команду Конструктор .

Наведите указатель мыши на инструмент.

Появится название инструмента.

Для помощи при создании кнопок, списков, подчиненных форм, полей со списком и групп переключателей можно воспользоваться мастерами. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Использовать мастера, если она не выделена.

Если предпочитаете создавать элементы управления без помощи мастера, нажмите кнопку Использовать мастера, чтобы она не была выделена.

1. Нажмите кнопку, позволяющую добавить элемент управления нужного типа. Например, чтобы создать флажок, нажмите кнопку Флажок.

2. На сетке макета формы щелкните там, где должен находиться верхний левый угол элемента управления. Чтобы создать элемент управления стандартного размера, щелкните один раз. Чтобы создать элемент управления другого размера, щелкните сетку и выберите нужный размер, перетаскивая указатель мыши.

3. Если выделена кнопка Использовать мастера, а с добавляемым в форму элементом управления связан мастер, то при перетаскивании элемента на форму этот мастер запускается и помогает настроить параметры элемента управления.

4. Если с первой попытки не удастся установить элемент управления точно в нужное место, его можно переместить. Для этого выполните следующие действия:

   1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.

   2. Наведите указатель мыши на элемент управления так, чтобы указатель принял форму четырехнаправленной стрелки .

   3. Щелкните и перетащите элемент управления в нужное место.

Мастер элементов может содержать действия, помогающие присоединить элемент управления к полю. В противном случае эта процедура создает свободный элемент управления. Если тип созданного элемента управления позволяет ему отображать данные (например, поле или флажок), необходимо ввести имя поля или выражение в поле свойства Данные (Control Source) этого элемента, только тогда возможно отображение данных. Для отображения свойств элемента управления выберите элемент управления и нажмите клавишу F4. Дополнительные сведения см. в разделе Элементы управления.

Сохранение результатов работы

Сохранив форму, можно затем запускать ее, когда потребуется. Структура формы не меняется, однако при каждом просмотре формы в ней отображаются текущие данные. При необходимости можно изменить структуру формы или создать новую форму на основе исходной.

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить.

Можно также нажать кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или комбинацию клавиш CTRL+S.

2. Если форме еще не присвоено имя, введите имя в поле Имя формы, а затем нажмите кнопку ОК.

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как.

2. В диалоговом окне Сохранить как введите имя в поле Сохранить форму, в списке Как выберите пункт Форма, а затем нажмите кнопку ОК.

Форма отчетности:

1. Продемонстрировать созданные формы для таблиц спроектированной вами базы данных

2. Ответить на контрольные вопросы

Контрольные вопросы:

1. Для каких целей применяются формы?

2. В каких режимах можно работать с формами. Отличие этих режимов.

3. Перечислите типы указателей и действия, которые они выполняют.

Лабораторная работа №11 Создание и печать отчетов.

Тема: Создание и печать отчетов.

Цель: Научиться использовать режим Автоотчета, создавать отчеты с помощью Мастера, группировать данные в отчете и выводить итоговые суммы, просматривать и печатать отчеты, настраивая параметры страниц.

Задание: используя в качестве источника спроектированную вами базу данных создать необходимые отчеты.

Общие сведения:

Создание простого отчета

Скрыть все

Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Выбор источника записей

Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в отчете содержится информация о макете отчета: подписях, заголовках, рисунках и т. п. Таблицы и запросы, содержащие базовые данные, называются источником записей отчета. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.

Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

2. Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей.

 Примечание.    Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области переходов дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Наклейки.

3. Следуйте указаниям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

В приложении Access наклейки отображаются в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния можно увеличить масштаб, чтобы увидеть детали.

 Примечание.     Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других режимах данные отображаются в одном столбце.

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Пустой отчет.

В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access — область Список полей (Список полей. Окно, содержащее перечень всех полей в базовом источнике записей объекта базы данных, за исключением страницы доступа к данным в режиме конструктора. В режиме конструктора страницы доступа к данным в списке полей содержится перечень всех источников записей и всех полей в подключенной базе данных.).

2. В области Список полей щелкните знак «плюса» (+) рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.

3. По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.

4. С помощью инструментов, представленных в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.

Разделы отчета

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

• Заголовок отчета   Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

• Верхний колонтитул   Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

• Заголовок группы   Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

• Область данных   Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

• Примечание группы   Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

• Нижний колонтитул   Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

• Примечание отчета   Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

 Примечание.    В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.

Элементы управления

Элементы управления — это объекты, позволяющие отображать и просматривать данные, производить с ними различные действия, а также работать с дополнительными элементами пользовательского интерфейса, такими как подписи и рисунки. В программе Access поддерживаются элементы управления трех типов: присоединенные, свободные и вычисляемые.

• Присоединенные элементы управления  — это элементы управления, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных. Это могут быть значения даты или времени, текстовые, числовые, логические, а также рисунки и диаграммы. Типичным примером присоединенного элемента управления является текстовое поле. Например, источником информации для текстового поля формы, в котором указывается фамилия сотрудника, может быть поле «Фамилия» таблицы «Сотрудники».

• Свободные элементы управления  — это элементы управления, не связанные с источником данных (полем или выражением). Свободные элементы управления используются для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является подпись, в которой отображается заголовок отчета.

• Вычисляемые элементы управления  — это элементы управления, для которых источником данных является выражение, а не поле. Чтобы задать значение, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, которое станет для этого элемента источником данных. Выражение — это сочетание операторов (например = и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25%-ной скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу 0,75.

• = [Цена за единицу] * 0,75

• В выражение можно включать данные из базовой таблицы или базового запроса, а также из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, в котором будут присутствовать элементы управления всех трех типов, рекомендуется вначале разместить в отчете все присоединенные элементы, особенно если они будут преобладать в отчете. Затем можно добавить свободные и вычисляемые элементы управления, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

Элемент управления присоединяется к полю путем указания поля, из которого этот элемент управления получает данные. Чтобы создать элемент управления, присоединенный к выбранному полю, перетащите поле из области Список полей в отчет. В области Список полей перечисляются поля базовой таблицы или запроса. Чтобы отобразить область Список полей, на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить существующие поля.

Присоединить поле к элементу управления можно и другими способами: ввести имя поля в самом элементе управления либо указать его в качестве значения свойства Данные (ControlSource) в окне свойств элемента управления. В окне свойств определяются такие характеристики элемента управления, как имя, источник данных и формат.

Использование области Список полей можно считать наилучшим способом создания присоединенного элемента управления по двум причинам.

• Присоединенный элемент управления имеет связанную с ним подпись, которой по умолчанию становится имя поля (или подпись, определенная для этого поля в базовой таблице или базовом запросе), поэтому вводить текст подписи не требуется.

• Присоединенный элемент управления наследует многие параметры поля базовой таблицы или базового запроса (например, значения свойств Формат (Format), Число десятичных знаков (DecimalPlaces) и Маска ввода (InputMask)). Поэтому при создании текстовых полей, связанных с этим полем, можно быть уверенным в том, что свойства поля не будут изменены.

Если в отчете уже имеется свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства Данные (ControlSource) этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве Данные (ControlSource) выполните поиск по слову «Данные (ControlSource)» в справочной системе.

Доработка отчета в режиме макета

Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Можно добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

Чтобы переключиться в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Режим макета .

Отчет будет открыт в режиме макета.

Для изменения свойств отчета, его элементов управления и разделов можно использовать окно свойств. Чтобы отобразить окно свойств, нажмите клавишу F4.

Для добавления полей базовой таблицы или базового запроса в конструктор отчета можно использовать область Список полей. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий.

• На вкладке Форматирование в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

• Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля путем перетаскивания их из области Список полей в отчет.

Доработка отчета в режиме конструктора

Доработать отчет можно также в режиме конструктора. Новые элементы управления и поля добавляются в отчет путем их размещения их в сетку конструктора макета. В окне свойств доступны многочисленные параметры, с помощью которых можно настроить отчет.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Конструктор .

Отчет будет открыт в режиме конструктора.

Изменить свойства отчета, его разделов и входящих в него элементов управления можно в окне свойств. Чтобы отобразить окно свойств, нажмите клавишу F4.

В макет отчета можно добавить поля базовой таблицы или базового запроса из области Список полей. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий.

• На вкладке Форматирование в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

• Нажмите клавиши ALT+F8.

• После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Добавление полей из области «Список полей»

• Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в тот раздел отчета, где оно должно находиться.

• Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в отчет.

При перетаскивании полей в раздел отчета программа Access создает присоединенный элемент управления «текстовое поле» для каждого поля источника записей и автоматически помещает рядом с каждым полем элемент управления «подпись».

Добавление элементов управления в отчет

Некоторые элементы управления создаются автоматически. Например, присоединенный элемент управления «текстовое поле» появляется при добавлении в отчет поля из области Список полей. В режиме конструктора можно создать множество других элементов управления при помощи инструментов группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

Определение названия инструмента

• Наведите указатель мыши на инструмент.

Появится название инструмента.

Создание элемента управления с помощью инструментов группы «Элементы управления»

1. Щелкните инструмент, позволяющий добавить элемент управления нужного типа. Например, чтобы создать флажок, щелкните инструмент Флажок .

2. В сетке конструктора отчета щелкните место, выбранное для верхнего левого угла элемента управления. Чтобы создать элемент управления стандартного размера, достаточно один раз щелкнуть сетку. Чтобы создать элемент управления другого размера, щелкните сетку, а затем путем перетаскивания задайте нужный размер.

3. Если с первой попытки не удалось точно задать положение элемента управления, его можно переместить. Для этого выполните следующие действия.

   1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.

   2. Поместите указатель мыши на элемент управления так, чтобы указатель принял форму крестообразной стрелки. .

   3. Перетащите элемент управления в нужное место.

Описанным здесь способом создаются свободные элементы управления. Если созданный элемент управления относится к типу, позволяющему отображать данные (например текстовое поле или флажок), необходимо задать имя поля или выражение в качестве значения свойства Данные (ControlSource) этого элемента: только после этого отображение данных станет возможным.

Отображение окна свойств

Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий.

• На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Панель свойств.

• Нажмите клавишу F4.

Сохранение изменений

Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.

Сохранение макета отчета

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить.

Можно вместо этого нажать кнопку Сохранить в окне Панель быстрого доступа.

2. Если отчету еще не присвоено имя, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под другим именем

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как.

2. В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта в, а затем в поле Как выберите пункт Отчет и нажмите кнопку ОК.

Просмотр, печать и отправка отчета по электронной почте

Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем использовать его многократно. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.

Просмотр отчета

Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.

• Если необходимо временно изменить состав данных в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.

• Если необходимо изменить макет отчета, имея перед собой его данные, воспользуйтесь режимом макета.

• Если требуется лишь просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.

 Примечание.    Если в формате отчета используется несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.

Просмотр отчета в режиме отчета

Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области переходов. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области переходов: отчет откроется в режиме отчета.

Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Режим отчета.

Работа с данными в режиме отчета

В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поля слева от первой из этих строк и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз до конца нужного фрагмента. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия.

• На вкладке Начальная страница в группе Буфер обмена выберите команду Копировать.

• Щелкните правой кнопкой мыши выделенные строки и выберите команду Копировать.

• Клавиши быстрого доступа  Нажмите клавиши CTRL+C.

Отображение только нужных строк с помощью фильтров

Непосредственно в режиме отчета можно применять фильтры к данным отчета. Например, если в отчете есть столбец «Страна» и требуется отобразить только строки, содержащие название «Канада», выполните следующие действия.

1. В отчете найдите слово «Канада» и щелкните его правой кнопкой мыши.

2. Выберите команду Равно "Канада".

Будет создан и применен соответствующий фильтр.

Создание более сложных фильтров

1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, которое требуется отфильтровать.

2. Выберите команду Общие фильтры.

3. Выберите условие фильтра.

4. Введите свое условие.

Включение и отключение фильтров

Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно нажатием кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

Удаление фильтра

1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого нужно снять фильтр.

2. Выберите команду Удалить фильтр.

Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Необходимо заново создать фильтр.

 Примечание.    Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета программа Access отобразит все записи базовой таблицы или отчета. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

Просмотр отчета в режиме предварительный просмотр

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки перехода.

1. Нажмите для отображения первой страницы.

2. Нажмите для отображения предыдущей страницы.

3. Нажмите для отображения следующей страницы.

4. Нажмите для отображения последней страницы.

5. Введите номер страницы в этом окне и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на заданную страницу.

В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на станице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия.

• На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть.

• Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области переходов и в контекстном меню выберите команду Макет или Конструктор .

Совет.  После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в приложения Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и некоторые другие программы Microsoft Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт данных нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.

Печать отчета

Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например поля и ориентацию). В программе Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

Изменение параметров страницы

1. Откройте отчет в режиме предварительный просмотр. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.

2. На вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы нажмите кнопку Книжная или Альбомная , чтобы выбрать ориентацию страницы, Размер — чтобы задать размер бумаги, Поля — чтобы задать поля, и т. д.

3. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок перехода просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.

Отправка отчета на печать

1. Откройте отчет в любом режиме или выделите его в области переходов.

2. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Печать.

Откроется диалоговое окно Печать.

3. Задайте нужные параметры: принтер, диапазон печати и количество копий.

4. Нажмите кнопку ОК.

Отправка отчета по электронной почте

Отчет можно не выводить на печать, а отправить его получателю в виде сообщения электронной почты.

1. В области переходов щелчком мыши выберите отчет, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Электронная почта .

2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.

3. Введите необходимые сведения в остальных диалоговых окнах.

4. В приложении электронной почты заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.

Форма отчетности

1. Выполнить задания лабораторной работы.

2. Ответить на контрольные вопросы

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены отчеты?

2. В чем отличие отчетов и форм?

3. С помощью какого средства можно создать отчет?

4. Как изменить поля страницы отчета?

Лабораторная работа № 12 .

Тема: Создание и выполнение запросов на выборку.

Цель: Научиться создавать запросы с помощью Мастера и с помощью Конструктора, просматривать результат выполнения запроса, изменять запрос с помощью Конструктора, устанавливать порядок сортировки и условия отбора записей в запросе, включать и исключать поля из запроса, добавлять таблицы в запрос и вставлять новые поля, перемещать поля в запросе, создавать левое и правое внешнее объединения в запросе, выполнять вычисления в запросах, использовать групповые операции, параметры в запросах.

Общие сведения.

Скрыть все

Запрос на выборку служит для создания подмножеств данных, которые можно использовать для получения ответов на определенные вопросы. При помощи такого запроса можно также передавать данные в другие объекты базы данных. После создания запроса на выборку его можно использовать по мере необходимости.

В этой лабораторной работе вы научитесь создавать простые запросы для поиска данных в отдельной таблице.

Запрос на выборку — это объект базы данных, который служит для отображения данных в режиме таблицы (Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.). Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании мастера и при работе в режиме конструктора происходит одинаково. Для этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется включить в запрос. При необходимости можно задать условия для уточнения результатов запроса. 

После создания запроса на выборку его следует выполнить, чтобы получить результаты. Чтобы выполнить запрос, достаточно открыть его в режиме таблицы. Впоследствии запрос можно использовать повторно по мере необходимости, например в качестве источника записей для формы, отчета или другого запроса. 

Существует несколько типов запросов, каждый из которых предназначен для определенной цели. Например, запрос на выборку служит для отображения данных или для создания новой таблицы. Запрос на изменение служит для изменения данных в источнике данных. При запуске запроса с параметрами требуется задать условия. В этом разделе описаны только запросы на выборку.

Упражнение 1. Создание запроса

Цель этого упражнения — создать запрос на выборку «Контакты в Твери». Для этого можно использовать либо режим конструктора, либо мастер. Кроме того, если пользователь знаком с созданием инструкций SQL (Инструкция (строка) SQL. Выражение, определяющее команду SQL, например SELECT, UPDATE или DELETE, и включающее предложения, например WHERE или ORDER BY. Инструкции/строки SQL обычно используются в запросах и в статистических функциях.), можно создать запрос в режиме SQL с помощью инструкции SELECT.

Для начала работы необходимо иметь таблицу, содержащую информацию. Пример информации приведен в нижеследующей таблице.

Можно ввести информацию из этой таблицы вручную или скопировать ее в программу электронных таблиц, например в приложение Microsoft Office Excel 2007, а затем импортировать получившийся лист в приложение Microsoft Office Access 2007.

Ввод образца данных вручную

1. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

Office Access 2007 добавляет в базу данных новую пустую таблицу.

 Примечание.    Этот шаг следует выполнять не при открытии новой пустой базы данных, но при добавлении таблицы в базу данных.

2. Дважды щелкните первую ячейку в строке заголовка и введите имя поля из образца таблицы.

По умолчанию приложение Access помечает пустые поля в строке заголовка текстом Добавить поле, например:

3. Используя клавиши со стрелками, переместитесь к следующей пустой ячейке заголовка и введите имя второго поля (также можно нажать клавишу TAB или дважды щелкнуть новую ячейку). Повторяйте эту процедуру для ввода всех имен полей.

4. Введите данные в таблицу примера.

При вводе информации в приложении Access каждой ячейке присваивается тип данных. Каждое поле в таблице имеет определенный тип данных, например «Числовой», «Текстовый», «Дата/Время». Присвоение типов данных обеспечивает точность ввода информации и помогает предотвратить ошибки, например использование телефонного номера в вычислениях. Для каждого поля в таблице можно задать тип данных и при определенных условиях изменить его. При создании таблицы примера присвоение типа данных должно осуществляться приложением Access.

5. После завершения ввода данных, нажмите кнопку Сохранить.

Клавиши быстрого доступа  Нажмите клавиши CTRL+S.

Появится диалоговое окно Сохранить как.

6. В поле Имя таблицы введите текст «Клиенты» и нажмите кнопкуОК.

Скопируйте таблицу в программу электронных таблиц, а затем импортируйте её в приложение Access.

1. Запустите программу электронных таблиц и создайте новый пустой файл. Если используется приложение Excel, то новая книга будет создана по умолчанию.

2. Скопируйте представленную в предыдущем разделе таблицу примера и вставьте ее в первую ячейку первого листа.

3. Следуя инструкциям программы электронных таблиц, присвойте листу имя «Клиенты».

4. Сохраните файл таблицы в удобном месте и переходите к следующему шагу.

Импорт таблицы в приложение Microsoft Access

1. В новой или существующей базе данных выполните следующие действия.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду Excel.

-

Щелкните пункт Дополнительные параметры, а затем выберите из списка программу электронных таблиц.

Появится диалоговое окно Внешние данные — Имя программы Электронная таблица.

2. Нажмите кнопку Обзор, откройте файл таблицы, созданный в предыдущих шагах, а затем нажмите кнопку ОК.

Откроется окно мастера импорта электронных таблиц.

3. По умолчанию мастер выбирает первый лист в книге (в рассматриваемом примере — лист «Клиенты»), и данные из этого листа появляются в нижней части страницы мастера. Нажмите кнопку Далее.

4. На следующей странице мастера выберите пункт Первая строка содержит названия столбцов, а затем нажмите кнопку Далее.

5. На следующей странице мастера пользователю будет предложено изменить имена полей и типы данных, чтобы исключить поля из импорта с помощью текстовых полей и списков в разделе Описание поля. Для данного примера этого не требуется. Нажмите кнопку Далее.

6. На следующей странице мастера в поле Описание поля выберите вариант Да (Совпадения не допускаются) из списка Индексированное поле и Длинное целое из списка Тип данных. Чтобы продолжить, нажмите кнопку Далее.

7. На следующей странице мастера выберите элемент Определить ключ, выберите из списка значение КодКлиента, а затем нажмите кнопку Далее.

8. По умолчанию в приложении Access к новой таблице применяется имя листа. Убедитесь в том, что таблица называется «Клиенты», а затем нажмите кнопку Готово.

9. На последней странице мастера можно сохранить процедуру импорта для дальнейшего использования. Так как выполняется импорт таблицы примера, сохранять процедуру импорта не рекомендуется.

 Примечание.    Если программа электронных таблиц не установлена, данные примера можно скопировать в текстовый редактор, например в Блокнот. Дополнительные сведения об импортировании текстовых данных см. в статье Импорт или связывание с данными текстового файла.

Создайте запрос.

В упражнении для создания запроса на основе созданной таблицы используется мастер. Созданный запрос изменяется в режиме конструктора. На любом этапе можно просмотреть инструкцию SQL, которая автоматически создается при выполнении шагов.

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите вариант Создание простых запросов и нажмите кнопку ОК.

3. В группе Таблицы и запросы выберите таблицу, содержащую нужные данные. В данном случае это таблица Клиенты. Обратите внимание на то, что в качестве источника данных можно использовать другой запрос.

4. В группе Доступные поля дважды щелкните поля Контакт, Адрес, Телефон и Город. При этом они добавляются в список Выбранные поля. После добавления всех четырех полей нажмите кнопку Далее.

5. Присвойте запросу имя Контакты в Твери, а затем нажмите кнопку Готово.

В приложении Access все записи о контактах будут отображены в режиме таблицы. В результаты включаются все записи, но при этом отображаются только четыре поля, указанные в запросе.

Обзор исходной инструкции SQL

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык объекта запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access запрос открывается в режиме SQL и отображает следующие данные:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers;

Как видно из примера, SQL-запрос состоит из двух основных частей: оператора SELECT, перечисляющего все поля, включенные в запрос, и оператора FROM, перечисляющего таблицы, содержащие эти поля.

 Примечание.    Если поля добавлялись в порядке, отличном от описанного на предыдущем шаге, это будет отражено в операторе SELECT.

6. Закройте запрос. Обратите внимание на то, что он сохраняется автоматически.

Добавление условий в запрос

Чтобы ограничить результаты запроса определенными записями, можно задать одно или несколько условий.

Критерий запроса можно использовать в качестве условия для поля. В условии указываются значения поля, которые требуется включить в запрос, например «отображать только записи, в которых поле «Город» имеет значение «Тверь»».

Откройте запрос в режиме конструктора. В поля запроса добавьте условие, чтобы в результаты включались только записи о контактах, проживающих в Твери. Для уточнения результатов поиска также можно добавить условия для полей «Адрес» и «Телефон».

1. В строке Условия строки «Город» введите Тверь.

Затем добавьте еще два условия, чтобы сузить результаты поиска. Предположим, что требуется отобразить только те записи, в которых присутствуют адрес и номер телефона.

2. В строку Условия поля «Адрес» введите значение Is Not Null AND <>"". Введите то же значение в строке Условия поля «Телефон».

 Примечание.    Условие Is Not Null AND <>"" является истинным, если поле содержит любое известное не пустое значение. Условие является ложным, если поле не содержит известного значения (Null) или значение заведомо пустое (""). Этим выражением можно проверять поле на наличие известного не пустого значения.

3. Переключитесь в режим таблицы, чтобы просмотреть результаты.

Просмотр SQL-выражения с условием

Нажмите кнопку Режим SQL в строке состояния приложения Access либо щелкните правой кнопкой мыши ярлык документа запроса, а затем выберите команду Режим SQL. В приложении Access отображается следующий SQL-код:

SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City]

FROM Customers

WHERE (((Customers.[Address]) Is Not Null And (Customer.[Address])<>"")

AND ((Customer.[Phone]) Is Not Null And (Customer.[Phone])<>"")

AND ((Customer.[City])="london"));

Обратите внимание на то, что теперь SQL-выражение содержит оператор WHERE. Указанные для полей запроса условия в SQL отображаются в операторе WHERE. В данном случае они связаны оператором AND.

Что необходимо сделать, чтобы условия не объединялись оператором AND? Другими словами, что следует сделать, чтобы возвращаемые записи удовлетворяли одному из условий или обоим?

Укажите альтернативные наборы условий с помощью оператора OR.

Предположим, что требуется включить в результаты все записи, в которых поле «Город» имеет значение «Тверь», и указаны сведения о контакте — адрес или номер телефона.  Чтобы совместить условия, можно использовать оператор OR, например:

Чтобы задать взаимоисключающие условия, используйте строки Условия и Или в бланке запроса. В этом случае результаты запроса будут содержать все записи, удовлетворяющие одному из условий, определенных в строке Условия или Или.

Теперь необходимо изменить запрос, задав взаимоисключающие условия в строках Условия и Или.

1. Переключитесь в режим конструктора.

2. Удалите запись Is Not Null AND <>"" из строки Условия поля «Телефон».

3. В строке Или поля «Телефон» введите значение Is Not Null AND <>"".

4. В строке Или поля «Город» введите его название — Тверь.

5. Переключитесь в режим таблицы, чтобы просмотреть результаты. Результаты запроса содержат все записи, в которых указан либо адрес, либо номер телефона, либо и то, и другое, а поле «Город» имеет значение «Тверь».

 Примечание.    Чтобы задать более двух наборов взаимоисключающих условий, используйте строку ниже строки Или. Каждая строка содержит независимый набор условий.

Добавление операций в запрос

В таблицах хорошо структурированной базы данных хранятся простые вычисляемые значения. Например, в таблицах можно хранить даты рождения сотрудников, но не их возраст. Хранить такие данные в таблицах нет необходимости, т. к. если известна дата рождения и текущая дата, возраст нетрудно вычислить. Для этого необходимо создать запрос для расчета и отображения нужного значения. Вычисления выполняются при каждом запуске запроса, поэтому в случае изменения данных в базе изменяются и результаты вычислений.

Цель данного упражнения — изменить запрос «Контакты в Твери» таким образом, чтобы он отображал дату рождения и возраст каждого из контактных лиц.

1. Откройте запрос в режиме конструктора.

2. Из окна таблицы «Клиенты» перетащите поле «ДатаРождения» в первый пустой столбец бланка запроса. Можно также дважды щелкнуть имя поля, чтобы автоматически добавить его в первый пустой столбец.

3. В следующем столбце введите в строку Поле выражение для расчета возраста по каждой записи: Возраст: DateDiff ("yyyy", [ДатаРождения], Date())).

«Возраст» — это имя вычисляемого поля. Если имя не указано пользователем, в приложении Access используется общее имя, например Выражение1. Строка после двоеточия (:) представляет собой выражение, которое служит для получения значений для каждой записи. С помощью функции DateDiff рассчитывается разница между двумя датами, после чего это значение возвращается в заданном формате. Формат yyyy указывает на значение в годах, а элементы выражения «[ДатаРождения]» и «Date()» служат для получения двух значений дат. Функция Date возвращает текущую дату, а «[ДатаРождения]» — это ссылка на поле «ДатаРождения» в базовой таблице.

 Примечание.    Используемая в этом примере методика расчета возраста зависит от текущего месяца и может быть неточной.

Переключитесь в режим таблицы. В результатах запроса отображаются два дополнительных поля: «ДатаРождения» и «Возраст».

Вычисление итоговых значений запроса

Вычисление итога для столбцов запроса в приложении Office Access 2007 упростилось по сравнению с предыдущими версиями приложения Access. В новой версии можно добавлять, подсчитывать или рассчитывать другие статистические значения, а также отображать их в специальной строке «Итог», которая отображается под строкой со знаком звездочки (*) в режиме таблицы.

Для каждого столбца можно использовать отдельную статистическую функцию. Можно также отменить вычисление итога для столбца.

Цель этого упражнения — изменение запроса «Контакты в Твери» для отображения в нем строки Итог.

1. Откройте запрос в режиме таблицы.

2. На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.

3. Щелкните строку Итог в столбце «Контакт».

В раскрывающемся списке выберите одно из значений: Нет и Количество значений. Поскольку столбец «Контакт» содержит текстовые значения, другие функции, такие как Сумма и Среднее не используются и поэтому недоступны.

4. Выберите функцию Количество значений для подсчета числа контактов, отображаемых в результатах запроса.

В строке Итог будет отображено число 5.

5. В поле «Возраст» выберите функцию Среднее. Поскольку поле «Возраст» содержит числовое значение, в нем поддерживаются функции Сумма,Среднее, Количество значений, Максимальное значение, Минимальное значение, Стандартное отклонение и Дисперсия.

В строке Итог будет отображен средний возраст.

Чтобы очистить итоговое значение для столбца, щелкните строку Итог в этом столбце, а затем выберите из раскрывающегося списка значение Нет. Чтобы скрыть строку Итог, на вкладке Главная в группе Тип данных и форматирование снимите флажок Итоги.

Форма отчетности:

1. Показать сформированные запросы

2. Ответить на контрольные вопросы

Контрольные вопросы:

1. Перечислите функции группировки и их назначение.

2. Основные различия между применением фильтрации и сортировки и использованием запросов

3. Для чего используется построитель выражений.

Литература

1. Голицына О.Л., Партыка Т.Л., Попов И.И. Системы управления базами данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006. – 432с.

2. Джексон Т. Проектирование реляционных БД для персональных ЭВМ. М.: Наука, 1993.Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд. Microsoft Office Access 2007, самоучитель.: Пер. с англ. – М.: OOO «И.Д. Вильямс», 2007. – 384.

3. Конноли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е издание.: Пер. с англ.: уч.пос. М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 1120с.

4. Дейт К. Введение в системе БД. Пер. с англ. 6-е изд. К.: Диалектика. 1998. – 784с.

5. Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук, Джон Кауфельд. Microsoft Office Access 2007, самоучитель.: Пер. с англ. – М.: OOO «И.Д. Вильямс», 2007. – 384.