Методичні вказівки до лабораторної роботи № 33 Створення та використання запитів Access. Основи використання запитів.

Доступ до інформації в базі даних забезпечується таким інструментом, як запити. Запити дозволяють відібрати дані, що містяться в різних таблицях бази, а також виконати відбір відповідно до заданих умов (наприклад, список товарів, не дорожчих заданої ціни, дані про клієнтів у певному регіоні тощо). Тобто запити нагадують фільтри, однак запити - гнучкіший інструмент доступу до інформації. Так, за допомогою запитів можна не лише добути інформацію з БД, а й формувати нові поля, яких немає у первинних таблицях. У запитах можна обробляти початкові дані (знаходження середнього, максимального значення, підсумовування тощо).

Створення простого запиту

Створення запиту в Access (як і створення інших об'єктів) можливо здійснити за допомогою майстра або в режимі конструктора. Під час ознайомлення з технологією запитів ми використовуватимемо майстер простих запитів.

Дотримуючись його інструкцій, ви зможете обрати потрібну таблицю і поля даних, переглянути результати відбору на екрані.

Наприклад є деяка база даних «Фірма «Подорож». Вас цікавить інформація щодо того, які організації й у якій кількості замовляли путівки. Очевидно, що такий запит має бути зроблений на основі таблиць, які містять поля “Організації”, “Кількість путівок”(наприклад таблиці «Замовлення» і «Клієнти»). Вважатимемо, що відповідні таблиці побудовані і що між ними встановлено зв'язок.

• Відкрийте вікно бази даних, перейдіть на вкладку Запросы і натисніть кнопку Создать. У діалозі Новый запрос оберіть опцію Простой запрос і натисніть ОК. (Або після вибору вкладки Запросы, виберіть у вікні “Создание запроса с помощью мастера”)

• У першому вікні майстра простих запитів зазначте, що ви створюєте запит на основі таблиці «Замовлення». Для цього в списку Таблицы/запросы виділіть опцію «Таблица: Замовлення». Потім у списку Доступные поля клацніть по позиції «Код клієнта» і натисніть кнопку із символом >. Зазначена вами позиція переміститься до списку Выбранные поля.

• Оберіть у верхньому списку Таблицы/запросы опцію «Таблица: Клієнти» і перемістіть позицію «Організація» із лівого списку до правого.

• Знову установіть у списку опцію «Таблица: Замовлення» і перемістіть з лівого списку до правого поле «Кількість». Потім клацніть по кнопці Далее.

• У наступному діалозі залиште установленим перемикач подробный (вывод каждого поля каждой записи) і клацніть по кнопці Готово.

У вікні Access з'явиться запит, що містить дані трьох зазначених полів із двох зв'язаних таблиць.

Порядок створення запиту на вибірку за допомогою Конструктора запитів.

1. Відкрити базу даних.

2. Клацнути на вкладинці “Запрос”

3. Клацнути на кнопці “Создать”. Зявляється діалогове вікно «Новый запрос».

4. Вибрати спосіб створення запиту “Конструктор” і натиснути клавішу “ОК”.

5. На екрані зявляються два вікна: вікно конструктора запитів “Запрос 1: запрос на выборку” та вікно вибору таблиць “Добавление таблицы”, за допомогою якого визначаються таблиці, що будуть включені у запит.

6. На вкладинці “Таблицы” вибрати потрібні таблиці, а потім клацнути на кнопках “Добавить” і “Закрыть”.

7. У вікні конструктора запитів “Запрос 1:запрос на выборку” зявляється невеличке вікно з назвою таблиці та списком ії полів. В нижній частині вікна конструктоора запитів знаходиться бланк запиту, в якому відображуються такі дані:

• Поле – Цей рядок містить назву поля, що включається у запит.

• Имя таблицы – Показує імя таблиці, з якої обрано поле.

• Сортировка – Дозволяє вказати, на базі яких полів буде виконуватися сортування записів.

• Вывод на экран – Визначає, чи буде це поле виводитися на екран.

• Условие отбора – Встановлює умови вибірки, які дозволяють чи не дозволяють включати записи у кінцеву таблицю.

8. Помістити у рядок Поле бланка запиту імена полів, які будуть включені у запит. Для цього двічі клацнути на імені поля у вікні з назвою полів.

9. В бланку запиту помістити курсор у рядок Сортування того поля, по якому треба провести сортування (якщо потрібно), і з випадаючого списку вибрати порядок сортування.

10. Ввести умови відбору даних для запитів.

11. Для того, щоб зберегти запит, треба або клацнути на кнопці “Сохранить” , або вибрати “Закрыть” з меню “Файл”, ввести ім’я запиту та клацнути на кнопці “ОК”.

12. Для того, щоб відкрити запит , треба два рази клацнути на піктограмі цього запиту у вікні бази даних, або клацнути на кнопці “Запуск” (кнопка з зображенням знаку оклику на панелі інструментів).