Графічні методи вивчення й аналізу потоків руху інформації

Сьогодні найкраще оброблення даних забезпечують сучасні ІТ, які дозволя­ють швидко, достовірно і точно обробляти дані. Для цього потрібно:

• встановити склад та обсяг інформації (перелік показників, документів), її струк­туру та правила перетворення (схеми формування показників чи документів);

• розробити систему класифікації та кодування даних, характеристики і маршрути їх руху (до побудови схем документообігу і моделей інформаційних зв’язків);

• вирішити питання, пов’язані з побудовою інформаційної мови спілкування з корис­тувачем;

• забезпечити своєчасне оброблення інформації та її представлення у зручних для використання формах (необхідних відомостях).

Існують різні методи аналізу і проектування інформаційних потоків з метою їхнього удосконалювання. Проте їх застосування є досить складним, що значно утрудняє їх практичну реалізацію. Однак сучасні ІТ дозволяють значно спростити застосування, а в окремих випадках формують готові управлінські рішення. Це різко активізувало використання методів графіки і математичного моделювання в управлінні інформаційними процесами.

Підхід до дослідження інформаційних потоків з урахуванням їх специфіки вимагає систематизації існуючих методів аналізу і проектування інформаційних потоків. Одним з найбільш відомих є графічний метод, який використовується для опису потоків інформації (головним чином документопотоків) невеликої розмірності на макрорівні, для виявлення загальної структури і функцій системи управління, а також для удосконалення існуючих потоків інформації.

Основні елементи потоку - документи. Відношення між ними зображується у вигляді графічної схеми. Процедури перетворення елементів потоку (оброблення документів) записуються у вигляді коротких пояснень на схемі потоку. Система координат графіка двовимірна. У заголовки стовпців записуються найменування структурних підрозділів конкретної організації, у заголовки рядків - найменування моментів або проміжків часу. Шкала може бути рівномірної або нерівномірної. Кожен документ на схемі зображений у вигляді прямокутника з указівкою номера документа. Стрілка, що йде до документа (від документа), показує напрямок руху інформації.

Під документом даються короткі пояснення:

• які процедури здійснюються при обробці документа;

• яка інформація з документа використовується в даний момент у даному місці;

• як використовується ця інформація;

• яка інформація записується або змінюється в документі і чому;

• де можна знайти подібні пояснення.

Рис. 1.5. Оперограма підготовки та прийняття рішення

Аналіз схеми дозволяє простежити шляхи документів, виявити моменти їхнього утворення, операції, що з ними здійснюються, порядок, у якому документи поєднуються або розчленовуються. Прикладом може стати оперограма підготовки та прийняття рішення, наведена на рис.

У результаті аналізу схеми потоку можна виявити обсяг, характер і терміни виконання робіт для кожного підрозділу організації, надлишковий контроль за роботою чи повну відсутність контролю, застосування різних документів замість одного, складеного в декількох екземплярах, збереження застарілих документів, невиправдані затримки оброблення документів, а також і зайві передачі документів, викликані незадовільним розподілом обов'язків між різними підрозділами.

Логіко-інформаційна схема, розроблена з урахуванням тимчасового лага, має інший вигляд. На рис. приведена логіко-інформаційна схема процесу визначення потреби в матеріалах.

Назва блоків схеми	Зміст блоків схеми	Шкала часу з розбивкою на місяці, декади
		листопад			грудень
		І декада	ІІ декада	ІІІ декада	І декада	ІІ декада
		Розрахунок потреб в матеріалах	Розрахунок запасів на початок і кінець	Розрахунок нормативів виробничих запасів	План мобілізації резервів	Розрахунок очікуваних залишків
Первинна інформація		Обґрунтування потреб в матеріалах				План МІС
Споживачі	Вищестоящі організації
	Відділ матеріально-технічного постачання
	Бухгалтерія
	Планово-економічний відділ
Постачальник первинної інформації	Планово-економічний відділ
	ОГТ
	ОГК
	Цехи
	Відділ збуту
Вихідна інформація	План виробництва
	Норми витрат матеріалів
	Відомість узгодження
	Дані складського обліку
Виконавці	Відділ матеріально-технічного постачання

Рис. 1.6. Інформаційна схема процесу визначення потреб в матеріалах

Графічний метод є простим, наочним та універсальним методом опису потоків інформації на макрорівні. Однак при збільшенні розмірності потоку схема може стати настільки велика, що утратить свою цінність як засіб аналізу, або буде настільки поверхнева в деталях, що не допоможе при аналізі потоків інформації.

Проект визначення складу інформаційних потоків є одним з найбільш важливих етапів процесу формування ІС. Його мета полягає в раціоналізації інформаційного забезпечення об'єкта шляхом визначення мінімального обсягу інформації, достатнього для здійснення ефективних управлінських процесів.

Таблиця 1.8

Оперограма накладної на переміщення матеріалів в організації

№ з/п	Зміст роботи зі складання, обробки і переміщення	Час на скла­дання або переміщення	Місце скла­дання або переміщення	Відповідаль­на особа	Час на скла­дання або пе­реміщення, хв.
1	Заповнення реквізитів (назва матеріалів, но­менклатурний номер, облікова ціна тощо)	За день до передачі	Склад, який передає	Завідувач складу	30
2	Відпуск матеріалів зі складу	Те саме	Те саме	Те саме	30
3	Облік відпуску матері­алів у картці	У день відпуску	»	»	10
4	Запис накладної у реєстр	Те саме	»	»	10
5	Отримання матеріалів на склад	У день одержання	Склад, який одержує	»
6	Оприбуткування мате ріалів	У день одержання	Те саме	Завідуючий складом	10
7	Облік матеріалів у картці	Те саме	»	Те саме	10
8	Запис накладної до реєстру	»	»	»	10
9	Передавання до архіву	Після повного вико­ристання	Бухгалтерія	Старший бухгалтер сектора обліку матеріалів	20

Таблиця 1.9

Логіко-інформаційна схема діяльності планово-економічного відділу

(фрагмент)

Перелік процедур	Виконавці					Вхідна інформація		Вихідна інформація		Нормативно-довідкова інформація
	l	2	...	N
1	2	3	4	5	6		7		8
Розробка бізнес-плану випуску нової продукції		+			Технічні характеристики нової продукції		Проект бізнес-плану		Методика розробки бізнес-планів
Розрахунок фінансово-економічних показників ефективності бізнес-плану	+				Дані бізнес-плану (обсяг випуску нової продукції, ціна-собівартість-податки тощо)		Склад фінансово-економічних показників з їх докладним аналізом		Методичні вказівки оцінки ефективності інвестиційних проектів і їх добору для фінансування

Слід зазначити, що виникнення всіх оперативних документів має пов’язуватися з якою-небудь роботою і служити початком іншої роботи.

Таблиця 1.10

Документування робіт із процедури "Визначення фонду заробітної плати"

Перелік процедур		Найменування документів
		табель обліку робочого часу	накази, розпорядження	Контракт	відомість оплати праці	податкові форми
1. Одержання інформації про час, відпрацьованому кожним працівником		0			Х
2. Одержання наказів, розпоряджень (премії, відпустки, відрядження тощо)			0		Х
3. Одержання інформації про умови оплати праці кожного працівника				0	X
4, Розрахунок заробітної плати, відпускних, командировочних		0	0	0	X
5. Розрахунок прибуткового податку і відрахувань					0	X

Умовні позначення: 0 - документ, необхідний для початку робіт із процедури; Х - документ, що виникає після закінчення робіт.

Метою удосконалення руху інформації в об'єкті є раціоналізація маршрутів руху й обміну інформацією. Робочою документацією для цього можуть стати:

1) маршрутна схема руху документа,

2) документограма бізнес-процесу;

3) схема документообігу;

4) схема інформаційних потоків.

Маршрутна схема руху документа (наприклад, що входить або виходить) фіксує операції, виконувані з конкретним документом у даній організації, бізнесі-одиниці, підрозділі (Рис.1.7).

Секретар президента	Референт президента	Президент	Віце-президент	Начальник відділу	Спеціаліст відділу

Умовні позначення: V - ознайомлення з документом; С - візування документа: Р - резолюція.

Рис. 1.7. Маршрутна схема руху документа

Якщо аналізується склад робіт з якої-небудь функції і вказується маршрут документів по цій функції, то такий процес фіксується в документограмі бізнес-процесу (рис. 1.8).

Перелік операцій	Склад виконавців
	ВТіЗ	ОГТ	ПЕВ	Нормувальник	Заст. дир-ра
Розрахунок фактичної стійкості рядом замірів часу
Виключення з розрахунків нехарактерних значень замірів
Математична обробка результатів замірів і визначення норм виробки
Співставлення результатів розрахунку з діючими нормативами
Підготовка норм часу і виробки

Рис. 1.8. Документограма процесу обробки результатів вимірів часу

Схема документообігу встановлює перелік вхідних і вихідних документів, джерело надходження й адресат, періодичність складання для окремих підрозділів системи. У кожнім прямокутнику, що визначає документ, відзначаються характеристики операції, які виконуються з документом у структурному підрозділі (виконавцем) (таблиця 1.11).

Таблиця 1.11

Схема документообігу відділу організації праці і управління (фрагмент)

Види документів, форм або даних, що надходять у структурний підрозділ	Джерело надходження	Види документів, форм або даних, що виходять зі структурного підрозділу	Адресат	Періодичність
				Первинні	Вихідні
Вихідні дані для економічного аналізу діяльності	Усі підрозділи по запиту	Матеріали аналізу	Директорат	1 раз в квартал	1 раз в квартал
Первинні дані для розробки нормативно-методичної документації	Усі підрозділи згідно запиту	Нормативно-методична документація (положення про відділи, посадові інструкції й ін.)	Усі підрозділи згідно запиту	Не регламентовано	Не регламентовано
Вихідні дані для підготовки довідкової документації до засідання правління	Усі підрозділи згідно запиту	Довідкова документація	Усі підрозділи згідно запиту	Кожного місяця	Кожного місяця

Існують кількісні показники оцінки системи документообігу в організації.

Коефіцієнт прямоточності документопотоку (ккд) визначає раціональність маршруту руху документів: ккд = Дк / Дф,

де: Дк - найкоротший шлях руху документа визначеного виду;

Дф - найкоротший шлях руху документа визначеного виду;