Семинар по менеджменту 16. Тема: Руководство

1. Руководитель и подчиненные

Большую часть своей жизни современный руководитель проводит на работе. В своей деятельности по управлению организацией ему часто приходится полагаться только на себя, при принятии решений он должен быть готов к возможным рискам и ответственности за персонал, организацию и ее ресурсы. Это нелегко, поэтому многие руководители стремятся создать благоприятный психологический климат на работе и улучшить отношения с подчиненными, для того чтобы их окружали люди, которым они смогут доверять и делегировать часть своих полномочий. Теплая дружелюбная атмосфера в коллективе увеличивает мотивацию персонала, сплачивает коллектив и повышает эффективность коллективной работы.

Пытаясь создать позитивную рабочую обстановку, руководитель стремится показать себя с лучшей стороны. Окружив работников заботой, выделяя средства на проведение различных корпоративных мероприятий, он может даже закрывать глаза на их ошибки и некоторую некомпетентность. Делая добро, руководитель рассчитывает, что его подчиненные будут более ответственно относиться к работе, но это не всегда происходит.

Между руководителем и подчиненным совершенно недопустимы фамильярные взаимоотношения. Руководитель должен всегда сохранять некоторую дистанцию. Даже если среди его работников есть его друзья, не стоит показывать на работе свое теплое отношение к ним, иначе это может привести к снижению мотивации персонала и эффективности коллективной работы.

В любом коллективе всем людям приходится общаться, но в офисе сотрудники должны соблюдать определенные нормы поведения и приспосабливаться к условиям труда и коллегам. В каждой организации существуют негласные правила, по которым строятся межличностные коммуникации подчиненных с руководителем. В процессе управления персоналом руководитель должен быть вежливым и тактичным с работниками, уметь правильно критиковать и хвалить, вовремя поощрять и мотивировать персонал, но в то же время он должен постоянно поддерживать психологическую дистанцию, которая позволит ему без затруднений управлять персоналом.

Процессы управления организацией и ее ресурсами станут более эффективными с системой автоматизации бизнес-процессов "Простой бизнес". Автоматизация бизнес-процессов повышает качество управления организацией, а также дает организации новые возможности для развития и совершенствования коллективной работы сотрудников над проектами.

Эффективный менеджер должен строить отношения с подчиненными на основе взаимного доверия. Лучше если дружеская обстановка в коллективе будет результатом его успешной деятельности по управлению организацией, чем одним из методов мотивации персонала.

2. Функции руководителей

Разница между хорошей и отличной организацией состоит в управлении ею, которое осуществляет руководитель, т. е. лицо, направляющее, координирующее и контролирующее деятельность исполнителей. Последние должны в обязательном порядке ему подчиняться и в рамках, определенных полномочиями, выполнять все его требования.

Сам руководитель может брать на себя функции исполнителя лишь для того, чтобы глубже разобраться в специфике работы и принимать более обоснованные решения (считается, что на это он может тратить не более 5 процентов своего времени).

Результатом его усилий является определенным образом сгруппированная, направленная и скоординированная работа других людей. Этот результат вещественно закрепляется в документах и к последующей текущей деятельности отношения не имеет.

Руководитель является персонифицированным воплощением организации, и к ее целям и проблемам он (как, впрочем, и исполнители) должен относиться как к своим собственным.

Современная научно-техническая революция коренным образом изменила условия и характер производственных, хозяйственных и социальных процессов. Они стали настолько сложными, что руководитель уже не в состоянии единолично управлять всем.

Поэтому он сегодня становится организатором самостоятельной работы исполнителей, часто объединенных в команды. Такая работа является особым видом творческой деятельности, причем по мере роста сложности объекта управления и уровня занимаемой должности требования к творчеству увеличиваются.

Особенность положения руководителя в организации, по мнению западных специалистов, состоит в следующем.

В работе руководителя много привлекательного. Она приносит человеку авторитет и уважение окружающих, престижна, предоставляет широкие возможности для развития личности, наконец, просто захватывающа и увлекательна.

Руководителю, особенно крупной организации, приходится осуществлять в течение рабочего дня до двухсот различных видов деятельности, часто бывать в других городах и странах, общаться с самыми разными людьми — подчиненными, коллегами, партнерами, политиками, общественными деятелями, акционерами, к каждому из которых необходимо подобрать свой ключик. Стремление выделиться часто приводит к тому, что руководители работают по 10-12 часов в день.

В соответствии с современными представлениями суть работы руководителя сводится к выполнению ряда функций, среди которых выделяют следующие.

Стратегическую, заключающуюся в постановке целей организации, разработке стратегии и планировании. В обычных условиях она считается главной.

Инновационную, тесно связанную с предыдущей. В процессе ее реализации руководитель создает условия для организационных преобразований, направляет процесс разработки и внедрения новых видов продукции и услуг, консультирует подчиненных.

Административную, объединяющую целый ряд подфункций:

• контрольную (оценка результатов деятельности, проведение ее необходимой корректировки);

• организационную (распределение полномочий, задач, ресурсов и проч.);

• направляющую (постановка задач, координация работы исполнителей);

• кадровую (подбор, расстановка, развитие персонала);

• стимулирующую (убеждение и вдохновение работников, их поощрение и наказание).

Коммуникационную, сводящуюся к налаживанию внутренних и внешних связей, проведению совещаний, переговоров, приему посетителей, ответам на письма и телефонные звонки, разрешению конфликтов, представительству.

Социальную, выполняя которую руководитель поддерживает в организации благоприятный морально-психологический климат, формирует нормы поведения, помогает подчиненным в трудную минуту. Появление этой функции обусловлено растущей ролью человеческого фактора в жизни организации.

Короче говоря, руководителя сегодня можно рассматривать в трех ипостасях:

• профессионал — автор решений, стратегии, планов;

• организатор — создатель условий деятельности исполнителей, осуществляющих их на практике;

• начальник, предписывающий подчиненным необходимые действия, которые те обязаны выполнять.

В различных ситуациях и на разных уровнях управления требуются разные руководители.

Так, в период создания или перестройки организации прежде всего нужны руководители-предприниматели, формирующие концепцию развития, смело берущие на себя ответственные решения и риск последствий, и руководители-лидеры, увлекающие людей новыми перспективами, раскрывающие и направляющие на выполнение стоящих задач их способности.

В период стабильного развития на первое место выдвигаются руководители- плановики, разрабатывающие исходя из текущих реалий планы и программы развития с «дозированным» риском, а также руководители-администраторы, осуществляющие в соответствии с плановыми заданиями организаторскую, координирующую, контролирующую деятельность.

Как должностное лицо руководитель обладает определенными правами и обязанностями.

Официальные обязанности бывают общими (определяются конституцией); специальными (возложенными, например, собственником, высшим руководством и др.); служебными (вытекающими из совокупности функций должности).

Помимо официальных прав и обязанностей, закрепленных документально, руководители имеют и неофициальные, например такие:

• придерживаться заведенного в организации порядка;

• уважительно относиться к подчиненным и коллегам, их работе, не подчеркивать недостатки, не высказывать в присутствии других сомнения в их способностях и т. д.;

• не перекладывать на других свои обязанности, но и не выполнять чужие;

• не замалчивать достижения подчиненных и не приписывать себе их успехи;

• самокритично относиться к себе, интересоваться мнением других о своей работе и поведении; время от времени задаваться вопросом, хотелось бы работать у себя в подчинении;

• заботиться о личных интересах и проблемах подчиненных и коллег, их здоровье, успехах; оказывать им при необходимости всестороннюю помощь;

• не отдавать без особой надобности распоряжения «через голову», даже если это и требует дополнительного времени;

• не допускать фаворитизма.

Все это очень важно, поскольку не только подчиненные зависят от руководителя, но и сам он во многом зависит от них, от их знаний, умения работать, готовности исполнять его распоряжения и неофициальные просьбы.

Помимо подчиненных, руководитель зависит также от своих коллег, начальников, деловых партнеров, без содействия которых он не в состоянии надлежащим образом выполнять возложенные на него обязанности.