5. Обучение конечных пользователей работе с системой.

На данном этапе обучение проводится обычно на рабочих местах и на настроенной системе. Российская специфика дает о себе знать и на этом, теоретически самом простом этапе. Вполне возможны случаи не только пассивного ("не понимаю", "не удобно", "нет времени"), но и активного сопротивления, включая сознательные попытки вывести систему из строя, ввод недостоверных и заведомо опасных данных. Поэтому крайне желательно проводить данный этап с уже полностью настроенной системой разделения доступа и соблюдением всех мер и правил информационной безопасности. Как правило обучение проводится силами проектной группы Заказчика.

6. Опытно-промышленная эксплуатация

Опытно - промышленная эксплуатация проводится с целью убедиться в полном соответствии полученной в результате настройки системы функциональности, требованиям предприятия. Как правило на этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы, ввиду чего нагрузка на учетные службы, задействованные в проекте, существенно возрастает.

Интегрированный пилотный пример: На этой стадии будет полностью смоделирована вся деятельность предприятия. В нее войдут все основные бизнес-процессы, такие как ввод заказа, отгрузка, расчеты с заказчиками, управление запасами, снабжение, расчеты с поставщиками, главная книга и аналитический учет и т.д., необходимые для выполнения основных задач предприятия. Должен быть реализован полный учетный (как правило квартальный) цикл соответствующей деятельности, включая цикл закрытия периода. На основании результатов работы принимается решение о переводе системы в промышленную эксплуатацию.

План "переключения": Определение процедуры работ и фиксация специального графика перехода конечных пользователей на работу в новой системе, в особо ответственных случаях допускается параллельное ведение учета еще в течение некоторого времени, но желательно не более одного учетно\отчетного периода, реально ввиду особенностей учета в западных системах рекомендуется производить переключение с начала года или, по крайней мере не позже первого квартала, что как легко понять, существенно ограничивает маневр для временных рамок проекта

В ходе опытно-промышленной эксплуатации:

• получаются стандартные отчеты, с помощью системы и привычным образом и устанавливается идентичность данных, в отдельных случаях возможно проведение специальных верификационных процедур

• система может постепенно вводится в промышленную эксплуатацию, по отдельным участкам учета или управления

• документируются инструкции по ведению рабочих мест и корректируются должностные инструкции участников учетного процесса. Данные инструкции должны однозначно давать возможность определения источника ввода неверных данных и по возможности исключать их появление, в частности они должны содержать описание всех вариаций ввода и порядка применения стандартных справочников

7. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Реализация данного этапа обычно и означает успешное внедрение. Хотя и здесь бывают особенности. Так, известны случаи, когда ряд функциональных блоков так и не передавался в промышленную эксплуатацию. Обычно это происходило в тех проектах, где этап тестовых пусков и пилотных примеров подразделений был проведен некачественно, в результате чего критическое несоответствие возможностей системы и бизнес-процессов предприятия выявлялось только на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

8. Послепроектное обследование \ промышленный аудит.

Этот в общем то логичный этап, позволяющий оценить результаты работы и квалифицированно "подвести черту" под проектом, как это ни удивительно, практически не известен у нас. Кажется единственная компания, стандартно включающая его в состав проекта - это СОКАП.

А теперь несколько шутливых тестов, которые позволят вам оценить готовность предприятия и вас самих к осуществлению проекта.

Тест первый.

1. Знакомы ли вы с Российским бухучетом - 2 балла

2. Знакомы ли вы с Международными стандартами бухучета (или с GAAP) - 3 балла

3. Знаете ли вы что такое хозяйственная операция - 1 балл

если вы набрали 3 или более баллов в этом тесте - у вас хорошие шансы.

Второй тест - ситуационный.

Предположим, что в середине марта, в разгар работы над годовым балансом, вам необходимо отвлечь главного бухгалтера на 1-2 дня для проведения работ по внедрению. Руководитель проекта дает поручение главному бухгалтеру, его реакция:

1. Забывает о поручении, положив трубку телефона

2. После повторного напоминания идет жаловаться вышестоящему начальству

3. Выполняет немедленно

Шансы завершить проект вовремя и вообще его успешно завершить гарантированно есть только в третьем случае. Во втором - шанс есть, но скорее всего проект затянется надолго.

И наконец, третий тест. Если возникла необходимость установить правила отражения незавершенного производства в бухгалтерских регистрах вашего филиала в Урюпинске, вы:

1. Открываете фолиант корпоративных стандартов и просто читаете соответствующий параграф

2. После часовых поисков "тетя Маша" находит среди своих "памятных записок" соответствующий листочек

3. Вы безуспешно пытаетесь дозвониться до главного бухгалтера филиала, а когда дозваниваетесь, выясняете, что "Марь Иванна" в отпуске и выйдет через неделю, если успеет убрать всю картошку.

Легко понять, что в последнем случае ваше положение незавидно, да и второй вариант вряд ли будет способствовать быстрому продвижению к цели, так как памятные листочки имеют тенденцию теряться в самый неподходящий момент, к тому же главбух может с тетей Машей не согласиться и начать искать свой листочек, а времени у него на это куда меньше, так что он может и не найтись до очередного баланса, ну а там, сами знаете ... не до того.