Тема III. Планирование и организация участия турпредприятия в выставке: цели участия турфирмы в выставке, критерии выбора выставки для участия, оформление заявки на участие.

Срок

Основные задачи

Организационные вопросы

Стенд

За 10 месяцев

1. Подведение итогов предыдущей выставки:

- количество контактов, «работающих» через два месяца после выставки;

- число «выставочных» договоров и ожидаемая прибыль от их выполнения; реальные суммы, поступившие по этим договорам.

2. Оценка эффективности предыдущей выставки.

3. Принятие решения об участии в следующей выставке

Подача заявки на участие, оформление документов.

Объявление тендера на разработку нового стенда среди дизайнерских и рекламных агентств

За 6 месяцев

1. Подготовка базы данных по желательным посетителям стенда:

- партнеры по бизнесу(действующие и потенциальные);

- представители отраслевых союзов, маркетинговых и рекламных агентств, СМИ и др.

2. Подготовка технического задания на участие в выставке; указываются:

- цели участия;

- методы и средства достижения целей;

- порядок организации и план-график подготовки к выставке;

- распределение полномочий, обязанностей и ответственности между сотрудниками компании;

- перечень необходимых рекламно-представительских материалов.

Поэтапная оплата счетов организатора

1. Подведение итогов тендера.

2. Размещение заказа на производство стенда

3. Изготовление средств наружной рекламы.

За 3 месяца

Подготовка и печать приглашений (в типографии, тираж от 300 до 5000 экз.)

Подготовка и изготовление рекламно-представительских материалов

За 2 месяца

Первая рассылка приглашений (по почте)

Приемка стенда

За 1 месяц

1. Вторая рассылка приглашений – писем за подписью руководителя (по факсу и почте)

2. Подготовка пакета бизнес-предложений к выставке

Привлечение временных специалистов для работы на стенде

За 2 недели

Приглашение клиента посетить стенд по телефону

Согласование вопросов участия с организаторами

Согласование сроков и подготовка документов для завоза стенда

За неделю

1. Повторное приглашение партнеров по телефону.

2. Подготовка плана-графика работы специалистов компании на выставке с распределением полномочий, обязанностей и ответственности

Подготовка инструкций и инструктаж сотрудников

Завоз и монтаж стенда и оборудования

Выставка

Организация работы на стенде:

- обеспечение дежурства менеджеров нужной квалификации;

- управление потоками посетителей (встреча, регистрация, распределение, обеспечение начала переговоров);

- заполнение бланков отчетности по каждому контакту;

- проведение сопутствующих мероприятий (промоакции, конкурсы и пр.)

- распространение рекламно-представительской продукции.

Обеспечение нормальной работы стенда и проведения мероприятий

Через неделю

Подведение первых итогов:

- выполнение целей выставки;

- общее количество контактов;

- подготовка базы данных по посетителям стенда;

- оценка работы сотрудников компании на выставке;

- финансовые итоги (затраты и пр.);

- выводы и предложения по участию компании в выставках

Демонтаж, вывоз, складирование стенда и оборудования

Через 2 месяца

Подведение итогов выставки