3.1 Анализ локальных нормативных документов
Проведем анализ локальных нормативных документов.
Устав (Рисунок 2) в ЗАО «СМЗ» представляет собой свод правил, регулирующих деятельность предприятия, взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование вида документа;
наименование организации;
дата;
место составления;
гриф утверждения;
регистрационный номер документ;
текст;
подпись.
Устав основной организационный документ в деятельности ЗАО «СМЗ». Он регулирует взаимоотношение данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям её деятельности.
Устав в заводе является обязательным документом, его содержание включает в себя:
общее положение;
правовой статус учреждения;
предмет, цели и направления деятельности;
имущество и финансы учреждения;
организация деятельности ЗАО «СМЗ» и его структура;
управление ЗАО «СМЗ»;
ликвидация и реорганизация ЗАО «СМЗ».
Рисунок 2- Устав
Устав ЗАО «СМЗ» утверждается управляющим директором.
В должностной инструкции (Рисунок 3) были обнаружены следующие ошибки:
неправильно оформлен реквизит наименовании организации;
неправильно оформлен реквизит гриф утверждения;
неправильно оформлен реквизит наименования вида документа;
неправильно оформлен реквизит дата документа;
неправильно оформлен реквизит регистрационный номер документа;
неправильно оформлен реквизит заголовок к тексту;
неправильно оформлен реквизит текст документа.
Рисунок 3 - Должностная инструкция секретаря - машиниста МСЦ-3
3.2 Анализ регистрации документов
Регистрация документов важная составляющая часть работы с документами. Основная цель регистрации придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности завода. При соблюдении правил регистрации секретарь быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения.
Регистрация преследует три цели:
учет документов;
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам.
Анализируя документооборот завода за последние 3 года (Рисунок 4), была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры ЗАО «СМЗ» за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
В документационном обеспечении ЗАО «СМЗ» выделяют три группы документов:
входящие;
исходящие;
внутренние.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации в заводе представляет собой снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал) для создания базы данных о документах завода.
Рисунок 4 - Диаграмма документооборота ЗАО «СМЗ» за последние 3 года
Таким образом, в процессе регистрации создается информационно - поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. На предприятие есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.