Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пензенский государственный университет»
Кафедра ИнОУП
КУРСОВАЯ РАБОТА
Постановка делопроизводства в организационно-методическом отделении
по дисциплине: «Организация и технология ДОУ»
ПГУ 032001.07.ПЗ
Выполнила: ст-ка 4 курса
группа 09ВД1
Е.А. Запольская
Принял: ассистент
Ю.Ю. Фионова
2011
Содержание
Введение 4
1 Характеристика Закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод» 6
2 Нормативная законодательная база регламентирующая постановку делопроизводства в организационно-методическом отделении 9
3 Анализ постановки делопроизводства в организационно – методическом отделение 11
3.1 Анализ локальных нормативных документов 12
3.2 Анализ регистрации документов 15
3.3 Анализ работы с исходящими документами 17
3.5 Анализ работы с внутренними документами 22
4 Рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении 25
4.1 Рекомендации по оформлению локальных документов 25
4.2 Рекомендации по оформлению документов 29
4.3 Разработка номенклатуры дел 32
Заключение 36
Список используемых источников и литературы 37
Приложение А 38
Анализ состояния ДОУ в организационно-методическом отделе 38
Приложение Б 42
Исправленные документы 42
Закрытое акционерное общество «Сердобский 44
Приложение В 47
Номенклатура дел 47
Введение
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.
Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации. Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.
Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:
управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации;
управление (координация) работой подчиненного ему персонала,
реализация договоренностей с внешними организациями,
отражение хода мероприятий, событий,
анализ различных данных и их оценка,
подведение итогов работы за определенный период,
планирование рабочего времени.
Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит повышает ее конкурентоспособность.
Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту.
Характеристика Закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод»
Закрытое акционерное общество «Сердобский машиностроительный завод» (ЗАО «СМЗ») занимается производством прицепов разных видов и комплектующих для автомобилей ВАЗ и ЗИЛ. ЗАО «СМЗ» образовалось в 1953 году по адресу Вокзальная ул., д.10, г. Сердобск.
Строительство первых цехов началось в связи с принятием решения «О мерах дальнейшего развития сельского хозяйства СССР», где было указанно на необходимость скорейшего подъема сельского хозяйства и его комплексной механизации.
С 1955 года наряду с производством тракторных прицепов параллельно начато производство низкорамных автомобильных прицепов. Прицепная техника СМЗ нашла широкий спрос не только в регионах Союза, но и поставлялась в 19 зарубежных стран.
С 1963 года открылась новая страница в истории завода. В этом же году вышли первые картеры ведущих мостов к автомобилям семейства ЗИЛ. Впервые в нашей стране было освоено производство штампо-сварных картеров для выпуска ведущих мостов на все автомобили семейства ЗИЛ. В 1969 году Сердобский машиностроительный завод входит в производственное объединение ЗИЛ.
На основании Постановления Совета Министров СССР от 06.02.1969 г. № 110 “О мерах по ускорению завода в действие мощностей по выпуску грузовых автомобилей на Московском заводе им. И.А.Лихачева” утверждено проектное задание на реконструкцию завода.
Проектным заданием предусматривается выпуск картеров ведущих мостов в общем количестве - 486 тыс. штук и новых автомобильных прицепов 2ПН2М СМЗ -8326 - 20 тыс. штук.
К 1975 СМЗ – одно из крупнейших предприятий города и области с передовой культурой производства. Благодаря этому СМЗ становится равноправным предприятием в числе 16 филиалов России и Украины, входящие в ПО ЗИЛ.
Приказом генерального директора АМО ЗИЛ № 339 от 21 декабря 1994 г. на базе Сердобского машиностроительного завода создается Акционерное общество закрытого типа «Сердобский машиностроительный завод». Согласно учредительным документам, зарегистрированным администрацией г. Сердобска № 542 от 5 декабря 1994 г.
В 2005 году в связи с укреплением производственных связей, дальнейших планов по наращиванию производства для ОАО «АВТОВАЗ», руководством заводов было выработано совместное решение о создании единого имущественного комплекса на базе производственной площадки ЗАО СМЗ (путем объединения имущества ЗАО СМЗ и передачи оборудования с ОАО «АВТОВАЗ»).
В соответствии с решением совета директоров ОАО «АВТОВАЗ» (протокол от 24.03.2005 г. №12/10-8) вновь созданное предприятие – ЗАО «Сердобский машиностроительный завод» является дочерним обществом ОАО «АВТОВАЗ». Свидетельство о государственной регистрации № 1055800709910 от 03 июня 2005 г. в МИФНС №4 по Пензенской области.
В настоящее время предприятием планируется осуществление новых программ и направлений, позволяющих подняться на новый технологический уровень, отвечающий требованиям рыночной экономики, ведется интенсивный поиск новых заказчиков.
Организационная структура управления персоналом (Рисунок 1) – это совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом должностных лиц. Она отражает сложившиеся разделение прав, полномочий и видов деятельности персонала, объединение их в подразделения разного уровня управления и объединение подразделений в единое целое. Организационная структура системы управления персоналом это основа управления организацией.
Рисунок 1 – Структура ЗАО «СМЗ»
Современное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основной эффективной работы всего предприятия.
В ЗАО «Сердобский машиностроительный завод» наблюдается линейная организационная структура управления персоналом. Отношения строятся по принципу руководство – подчинение. Воздействие возможно только на ограниченный круг подчинённых. Информация курсирует на прямую руководство и подчинённые. На верхней ступени управляющий директор, которому подчиняются: организационно- методический отдел, главный бухгалтер, заместитель по общим вопросам. Главному бухгалтеру подчиняются: бухгалтер экономист и бухгалтер. Бухгалтеру экономисту подчиняется бухгалтер. Заместителю по общим вопросам подчиняется: общий отдел в состав, которого входит инженер по кадрам и секретарь, главный технолог, главный инженер, технологи, мастера, рабочие. Главному технологу подчиняются технологи. Главному инженеру подчиняются: мастера, рабочие. Мастерам подчиняются рабочие. Преимущество такой структуры в том, что здесь видна простота организационных форм и четкость взаимосвязей. Недостатками такой организационной структуры является высокая степень бюрократизма в деятельности отдельных звеньев и слишком велика, длинна цепи от руководителя до конечного исполнителя.