6.2. Вставка диаграммы.
Диаграммы способны быстро и наглядно показать те тенденции и соотношения, которые необходимо донести до аудитории, и для представления сложных данных они подходят лучше, чем таблицы Word или листы Excel.
Первое, что необходимо сделать для вставки диаграммы в слайд — выбрать разметку слайда с соответствующим Заполнителем:
Вкладка Главная - Группа Инструментов Вставка –
Раскрывающийся Список Макет – выбор макета с Заполнителем для графики
После выбора разметки слайда, в которую входит Заполнитель для диаграммы, имеются различные способы помещения диаграммы в слайд.
Для простых таблиц в Заполнителе для графики выбрать опцию Диаграмма и в появившемся диалоговом окне выбрать вариант диаграммы. Рядом с окном PowerPoint в отдельном окне запускается Excel. В его окне появляется образец таблицы со словами и числами примера. А в окне PowerPoint располагается выбранная диаграмма (См. рис.17). Далее редактируя таблицу примера, можно получить требуемую диаграмму.
В более сложных случаях необходимо создать таблицу и соответствующую требованиям диаграмму средствами Excel и затем скопировать ее в слайд через буфер обмена. Преимущество такого подхода состоит в том, что для обработки данных и создания диаграммы можно пользоваться всеми средствами Excel. Кроме того, он позволяет работать с существующими диаграммами, созданными и сохраненными в книгах Excel.
Рис. 17. Вспомогательная таблица в Excel и диаграмма, вставленная в PowerPoint
Возможно также использование Microsoft Graph — вспомогательной программы, входящей в состав Office.
Чтобы запустить Microsoft Graph, следует выполнить:
Вкладка Вставка - Группа Инструментов Текст - кнопка Объект –
диалоговое окно Вставка Объекта –
выбор Microsoft Graph из раскрывающегося списка опций
Когда Microsoft Graph запускается в окне PowerPoint, на экране появляется Главное Меню (из старой версии Office), его Панель Инструментов, таблица данных - образец (сходная с электронной таблицей) со словами и числами примера. Кроме того, рядом или за таблицей данных располагается гистограмма (См. рис.18).
Рис. 18. Вспомогательная таблица и диаграмма Microsoft Graph, вставленные в PowerPoint
Как и при использовании Excel, чтобы настроить диаграмму в соответствии с реальными данными, надо поочередно вводить информацию в каждую ячейку. Существует и другой вариант — нажать расположенную в левом верхнем углу таблицы кнопку Выделить все, затем удалить информацию примера клавишей Delete и ввести свои данные (рекомендуется изменять ячейки поочередно, для точного редактирования исходной таблицы). Диаграмма немедленно отражает все изменения по мере их внесения.
С помощью кнопок Панели Инструментов Graph можно импортировать данные из листов Excel, изменить тип диаграммы, скрыть таблицу и изменить цвета диаграммы (дополнительные команды для работы с диаграммами содержатся в меню Graph).
6.3. Добавление картинок, звука и видео.
Мультимедийные объекты оживляют презентацию, делая ее более привлекательной. (См. рис.19).
Как и при работе с другими графическими объектами, нужно выполнить создание слайда с Заполнителем для графики и выбрать одну из трех его опций (Четвертая опция - Вставить рисунок SmartArt - выполняет преобразование текста в графический объект (См. Блок 1)):
Вставить рисунок из файла - вызов диалогового окна Вставка рисунка (по умолчанию – из папки Мои документы),
Вставить клип из коллекции - вызов диалогового окна Вставка фильма (по умолчанию – из папки Мои документы).
Клип – открывается правая область окна PowerPoint с раскрывающимися списками Просматривать и Искать объекты, в которых с помощью иерархических структур хранения файлов мультимедиа можно отыскать требуемый графический звуковой или видеофайл, который можно затем поместить в Заполнитель графики (См. рис.20).
Рис. 19. Слайд PowerPoint с иллюстрацией и маркированным списком.
Рис. 20. Окно Клип и его инструменты.
Кроме того, можно вставить графику и мультимедиа, выполнив на Ленте Инструментов переход на Вкладку Вставка и выбрав Группу Инструментов Иллюстрации, используя следующие ее инструменты:
кнопки Рисунок, SmartArt и Диаграмма
раскрывающиеся списки Фотоальбом и Клип.