Общая характеристика журналов документов
Журналы документов – это электронный аналог бумажной папки и используются для:
группировки связанных по смыслу документов;
работы с документами: ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов.
Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одной группе функционального назначения. Например:
Журнал начислений зарплаты - вводятся, хранятся и редактируются документы начисления оплаты по окладу или тарифу
Журнал начислений - вводятся, хранятся и редактируются документы по начислениям, не относящимися к основным формам оплаты труда.
Журнал удержаний – вводятся, хранятся и редактируются документы по удержаниям из заработной платы.
Журнал документов отклонений - вводятся, хранятся и редактируются документы, от которых зависит сумма начисляемой заработной платы.
Журнал кадровых приказов содержит кадровые документы
В программе также существует журнал документов «Общий», который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретному виду (все документы на всех сотрудников)
Общие приемы работы с журналами документов
Журналы документов включены отдельными пунктами в меню Документы. Для открытия журнала необходимо в Главном меню программы выбрать соответствующий пункт меню Документы и из предложенного списка выбрать нужный журнал.
На экране журнал выглядит как таблица (рис. 4), строки которой являются документами. По каждому документу, помимо даты, вида и номера документа, представлена информация, специфичная для документов конкретных видов.
Рис. 4
Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты – по времени ввода документа в журнал.
Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала.
Проведенные
документы помечаются в журнале значком
.
Панель инструментов журналов
Кнопки, идентичны кнопкам на панели инструментов справочников, имеют и одинаковое назначение: ввести новый документ, вызвать документ на редактирование или пометить документ на удаление, с помощью функций поиска быстро найти нужный.
Назначение специфических для журналов кнопок.
Кнопка |
Описание |
|
Ввести на основании |
|
Интервал |
|
Найти по номеру |
Ввод нового документа на основании
Режим ввода "на основании" является одним из режимов ввода новых документов в процессе работы пользователя с системой 1С: Предприятие. Система 1С: Предприятие имеет возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. Режим ввода "на основании" позволяет вводить документы, заполняя их реквизиты путем копирования информации из выбранного документа-образца. В отличие от простого копирования документов, в результате которого создается документ того же вида, что и документ-образец, режим ввода "на основании" позволяет создавать и переносить информацию в документ другого вида.
Ввод на основании очень важен в схемах движения документов. Данный механизм позволяет корректно вести учет заработной платы.
Для ввода нового документа на основании выбранного необходимо:
- нажать кнопку «Ввести на основании» на Панели инструментов или выбрать пункт «Ввести на основании» в меню Действия;
- из предложенного списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку ОК;
- в появившемся диалоговом окне ввести недостающие данные;
- нажать ОК для ввода документа в журнал
Изменение интервала видимости журнала.
Является одним из самых важных параметров журнала. Заголовок окна журнала содержит информацию о текущем интервале.
Для изменения интервала необходимо:
- нажать кнопку «Интервал» на Панели инструментов или выбрать пункт «Интервал» в меню Действия
- в появившемся диалоговом окне «Параметры журнала» указать начальную (поле «с:») и конечную даты интервала видимости документов
- нажать кнопку «ОК» для установки интервала или кнопку «Отмена» для отказа от изменения интервала видимости.