6.3. Порядок разработки проекта

Порядок разработки проекта основан на организации научно-исследовательских и других работ прогнозно-аналитического и технико-экономического характера. Разработка начинается с постановки цели инновационного проекта, разработки его концепции, планирования проекта и оформления его проектно-сметной документации. С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное. Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется проектным циклом или жизненным циклом проекта.

Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет». Каждое состояние имеет свое содержание, а весь проект разбивается на три стадии:

1. начальная (прединвестиционная) стадия, которая предполагает разработку концепции проекта, заканчивается финальным рассмотрением проекта и принятием решения;

2. инвестиционная (строительная) стадия предусматривает проведение переговоров и заключение контрактов с участниками проекта, инженерно-техническое проектирование, строительство (при необходимости), предпроизводственный маркетинг, обучение, сдачу в эксплуатацию объекта и его пуск;

3. эксплуатационная стадия предусматривает расширение рамок проекта, инновации, замену оборудования и утилизацию.

Концепция инновационного проекта должна определять варианты его реализации, формировать основные цели и ожидаемые конечные результаты, оценивать конкурентоспособность и перспективность результатов проекта, а также возможную эффективность ИП. В процессе разработки концепции ИП можно выделить следующие этапы: формирование инновационной идеи и постановка цели проекта, маркетинговые исследования идеи проекта, структуризация проекта, анализ риска и неопределенности, выбор варианта реализации проекта.

Возникновение инновационной идеи является отправной точкой, с которой начинается разработка ИП. Формирование инновационной идеи рассматривается с двух позиций. С одной стороны, инновационная идея составляет основу, суть ИП, находящую отражение в постановке генеральной (конечной) цели проекта (идея создания нового продукта или услуги, идея организационных преобразований в отрасли, регионе, на действующем предприятии и т.п.). С другой стороны, под формированием инновационной идеи (замысла) понимается задуманный план действий, т. е. способы или пути достижения цели проекта. Уже на этом этапе определяются альтернативные варианты решения проблемы. Идея может возникнуть спонтанно или явиться результатом длительного процесса, она может быть результатом коллективной экспертизы или индивидуального анализа.

Параллельно с формированием инновационной идеи проекта проводятся ее маркетинговые исследования. Целью этого этапа является определение сферы влияния проекта на развитие народного хозяйства и, как следствие, количественное уточнение цели проекта и задач по отдельным периодам. Конечные цели и задачи инновационного проекта не всегда могут быть установлены в виде конкретных количественных показателей на стадии выбора и обоснования проблемы (инновационной идеи). Поэтому собственно разработка проекта должна начинаться с количественного уточнения конечной цели проекта и установления промежуточных задач ее реализации по отдельным временным периодам для различных вариантов реализации.

С этой целью:

• устанавливаются возможные потребители целевого продукта проекта;

• анализируются возможности и экономическая целесообразность замены производимой продукции новыми видами целевой продукции;

• изучается структура отраслей, обеспечивающих реализацию проекта сырьем, энергоресурсами, комплектующими изделиями и т.д.;

• анализируются новые сферы использования конечного продукта проекта;

• исследуются экономические и социальные последствия реализации проекта.

Результаты маркетинговых исследований выражаются в конкретных количественных значениях целевых параметрах проекта.

Установленные на предыдущих этапах целевые параметры проекта являются основой для формирования перечня проектных мероприятий по достижению конечной цели проекта. Для определения состава необходимых мероприятий конечные цели предварительно структурируются, то есть разбиваются на составные элементы.

Суть структуризации сводится к разбивке проекта на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять. К ним относятся:

• команда проекта (менеджер проекта и команда исполнителей);

• организационная форма и структура проекта;

• жизненный цикл проекта;

• функции управления проектом (планирование, контроль, анализ, организация, осуществление проекта, экспертиза, проверки приемка, администрирование и д.р.);

• подсистемы управления проектом (содержание и объем работ; управление временем, стоимостью, количеством, закупками и поставками, ресурсами, рисками запасами и д.р.).

Существенной особенностью ИП является то, что их выполнение осуществляется в условиях риска и неопределенности. Эти факторы подлежат учету в расчетах эффективности, если при разных возможных условиях реализации затраты и результаты по проекту различны. Результат анализа рисков при разработке ИП выражается в определении вероятности реализации альтернативных вариантов.

Выбор варианта реализации инновационного проекта. Выбор из альтернативных вариантов ИП самого жизнеспособного представляет собой одну из наиболее ответственных процедур разработки проекта. Основными задачами этого этапа являются следующие:

• установление основных критериев (показателей) эффективности инновационного проекта;

• расчет показателей эффективности альтернативных вариантов проекта с учетом вероятности их реализации;

• сравнение и выбор варианта инновационного проекта для реализации.

Основными критериями эффективности ИП являются время (продолжительность) проекта, сроки окупаемости проекта, его рентабельность.

Разработка концепции ИП охватывает проведение исследований и всех этапов технико-экономического обоснования (далее – ТЭО) ИП (от выбора цели до выбора наиболее эффективного варианта ее достижения).

ТЭО является основным проектным документом для реализации. На основании утвержденного в установленном порядке ТЭО подготавливается тендерная документация и проводятся торги подряда, заключается договор (контракт) подряда, открывается финансирование строительства, разрабатывается финансовая документация.

В ТЭО определяются основные решения: технологические, объемно-планировочные, конструктивные, природоохранные; достоверно оценивается экологическая эксплуатационная безопасность проекта, а также его экономическая эффективность и социальные последствия.

Результаты исследований, проведённых на стадиях прединвестиционной стадии (обычно ПТЭО – проектное технико-экономическое обоснование – или ТЭО), систематизируются и представляются в виде бизнес-плана. Для локальных бизнес-проектов, не требующих значительных капитальных затрат и непродолжительных по срокам реализации, бизнес-план может быть основным обосновывающим документом, в котором совмещаются все этапы и работы, выполняемые на прединвестиционной стадии планирования. Для среднесрочных и долгосрочных проектов инвестиций в реальные активы бизнес-план является промежуточным документом одного из этапов инвестиционного процесса.

В управлении проектом планирование (программирование, детальная программа) занимает основное место, воплощая в себе организующее начало всего процесса реализации проекта. Основная цель планирования – интеграция всех участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих выполнение конечных результатов проекта. План реализации ИП представляет собой детальный, развернутый во времени, сбалансированный по ресурсам и исполнителям, взаимосвязанный перечень научно-технических, производственных, организационных и других мероприятий, направленных на достижение общей цели или решения поставленной задачи. Основой планирования работ по проекту является сетевая модель, которая обеспечивает:

• системный подход к решению вопросов организации управления проектом; чёткую координацию деятельности многих участников проекта;

• расчёт времени выполнения всего комплекса работ по проекту;

• выявление резервов при выполнении работ и оптимальное распределение времени на выполнение отдельных работ и сокращение его продолжительности в целом;

• оптимальное распределение трудовых и материальных ресурсов в процессе выполнения работ.

Сеть выступает информационной основой для создания реальной системы управления осуществлением проекта.

При разработке ИП этап планирования чрезвычайно важный, сложный, а иногда и длительный, является не чем иным, как «заявлением изменений». В действительности на ход реализации проекта воздействует множество как внешних, так и внутренних дестабилизирующих факторов. Это приводит к изменению расчетных параметров (временных и стоимостных) проекта. В этих условиях одним из важных средств реализации поставленных целей является контроль за ходом выполнения проекта, т.е. контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта:

• время – проект должен быть выполнен в определенный период времени.

• стоимость – бюджет должен быть соблюден.

• качество – соответствующее требуемым характеристикам.

Контроль – это постоянный и структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а также на выполнение корректирующих действий. Контроль можно разделить на четыре стадии: мониторинг и анализ результатов; сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений; прогнозирование последствий сложившейся ситуации; корректирующие действия.

Информационное обеспечение проекта. Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта детального и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации является отчет о ходе выполнения работ по проекту и совещания. Независимо от применяемой формы представления отчетных данных в целях достижения максимальной эффективности функции контроля составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

• сметную стоимость (суммарную, на данное число или нестоящий период). Это необходимо для сравнения фактических и прогнозируемых результатов;

• фактические результаты. Они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период;

• прогнозируемые результаты. Они основаны на селективности имеющийся информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составляющих элементов на последующий период;

• отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей;

• причины отклонений: предполагаемые и непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта, в том числе его отдельных операций.

Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур: сбор и подготовка оперативной информации о ходе работ, предполагаемых изменениях характеристик работ, подлежащих выполнению, и предоставлении ее в проектную команду; обновление (актуализация) моделей и подготовка данных для их расчета (пересчета); расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов; анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по их дальнейшей реализации; разработка оперативных календарных планов (квартальных, месячных, недельных, суточных и др.) и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

Проект считается завершенным после выполнения всех работ по проекту или в результате решения о прекращении проектных работ. Основными этапами завершения проекта являются сдача проекта и закрытие контракта (договора).

Сдать инновационный проект – это значит установить соответствие принятых решений заказчиком при разработке концепции проекта и результата, полученным при его реализации. Если результатом реализации проекта является готовый объект, то необходимо провести приемочные (или эксплуатационные) испытания. Если в результате приемочных испытаний будет получена продукция, отвечающая требованиям проекта, оформляется протокол комиссии о приемке готовых объектов. Результаты испытаний являются основанием для передачи ответственности от организаций-исполнителей к заказчику в период сдачи-приемки готовых объектов.

На этом этапе производятся окончательные расчёты с исполнителями, закрывается финансирование проекта, производится паспортизация объекта или продукции проекта. Паспортизация представляет собой один из важных элементов закрытия проекта. Для её проведения необходимо представить соответствующую документацию, характеризующую, например, технические условия используемого сырья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттестуется продукция. Вся документация передаётся заказчику для регистрации.

Степень научного и технического уровня ИП, его жизнеспособность и эффективность определяется экспертным путём.

Экспертиза инновационных проектов – это процедура комплексной проверки и контроля:

• качества системы нормативно-методических, проектно-конструкторских и других документов, входящих в состав проекта и систему инновационного менеджмента;

• профессионализма руководителя проекта и его команды;

• научно-технического и производственного потенциала, конкурентоспособности проекта и организации;

• достоверности выполненных расчетов, степени риска и эффективности проекта;

• качества механизма разработки и реализации проекта, возможности достижения поставленных целей.

Экспертиза проекта производится с целью его оценки его актуальности для данной отрасли знаний; приоритетности направления исследований; новизны поставленной проблемы; перспективы развития проекта, а также качественного состава участников проекта. на основании экспертизы принимаются решения о целесообразности и объёме финансирования.

При экспертизе проектов должно быть учтено потенциальное воздействие результатов исследований или разработок на социальную, экономическую и экологическую среду. Экспертиза содержит не только количественную, но и качественную оценку проектов. При принятии решений учитываются оценки, высказанные каждым членом экспертной группы. Эксперты имеют право требовать любую информацию, касающуюся разрабатываемого проекта. К каждой экспертной группе может быть подключен высококвалифицированный представитель заказчика экспертизы.

Методика проведения экспертизы ИП основывается на методах и приемах анализа, прогнозирования, разработки управленческого решения.

Экспертная оценка дается на основе анализа научного содержания проекта и научного потенциала автора (или авторского коллектива). При анализе научного содержания проекта учитываются: четкость изложения замысла проекта; четкость определения цели и методов исследования; качественные характеристики проекта (фундаментальный, междисциплинарный; прикладной характер); научный задел; новизна постановки проблемы.

.