Введение

Информационные технологии автоматизации офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и современных средств передачи информации.

Офисные автоматизированные технологии используются специалистами, менеджерами, бухгалтерами, секретарями, конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда работников и справиться с большим объёмом работы. Так же позволяют менеджерам принимать решения быстрее и взаимодействовать с другими работниками более эффективно. В настоящее время известно большое количество программных продуктов для автоматизации офиса. Для решения различных задач на компьютере используется пакет прикладных программ Microsoft Office.

Microsoft Office давно стал неотъемлемой составляющей на любом компьютере. Продукты Microsoft Office отличаются высокой надёжностью и простотой использования.

Информация о программных продуктах

Программное обеспечение Microsoft Office 2003 представляет собой функциональный набор программ, которые способствуют эффективной работе с документами различного характера. Microsoft Office 2003 является, так называемым, преемником Microsoft Office XP и используется многими пользователями ПК, так как обладает существенными дополнениями и не требует от компьютера большой мощности и производительности. Данное программное обеспечение оснащено структурными модулями, которые способствуют удобной работе с бизнес-данными без больших временных затрат.

Основной особенностью Microsoft Office 2003 является наличие более широкого комплекса пользовательских приложений по сравнению с предыдущими версиями Microsoft Office. Среди дополнительных приложений присутствует WYSIWYG-редактор – программа позволяющая разрабатывать web-страницы. Visio – удобное приложение для создания диаграмм, а также такие приложения, как Publisher, InfoPath, OneNote. Microsoft Office – платный пакет программ, включающий в себя текстовый и табличный процессоры, почтовый коммуникатор, а также приложения для работы с графикой, подготовки презентаций и создания баз данных. На данный момент продукты компании Microsoft являются одними из самых популярных и востребованных в мире.

Microsoft Office 2003 хорошо интегрирован с интернетом, а также пакет обладает универсальностью, что даёт возможность открывать файл, созданный в одной программе Microsoft Office 2003, в другом редакторе этой же программы, при этом сохраняется всё соответствующее оформление.

В пакет Microsoft Office 2003 входят следующие программы:

• Microsoft Office Word 2003

• Microsoft Office Excel 2003

• Microsoft Office PowerPoint 2003

• Microsoft Office Picture Manager 2003

• Microsoft Office InfoPath 2003

• Microsoft Office Outlook 2003

• Microsoft Office Publisher 2003

Microsoft Office Excel 2003

Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычисления, организации и анализа деловых данных. Microsoft Excel – удобная программа для создания и редактирования электронных таблиц. Используется для составления отчётов различной сложности, сбора данных и упрощения расчётов с помощью задаваемых формул. С Microsoft Excel можно решать множество задач – от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трёхмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учёта в фирмах средней величины.

В возможности Microsoft Excel входят:

• создание и редактирование таблиц;

• вставка функций;

• создание диаграмм различного типа на основе таблиц;

• создание макросов;

• создание сводных документов на основе данных из нескольких листов;

• работа с базами данных;

• поиск решения оптимизационных задач;

• фильтрация и сортировка данных.

Для выполнения сложных операций по обработке числовой и текстовой информации Microsoft Excel позволяет включить в текст стандартные операции, называемые функциями.

Функция – заранее определённое выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает единственное значение. В состав Microsoft Excel входит свыше 250 функций из нескольких категорий.

1) Финансовые (расчёт процентов, увеличение и уменьшение суммы капитала и т.д.).

2) Дата и время (вычисления с датами и временем).

3) Математические (математические и тригонометрические вычисления).

4) Статистические (вычисление средних значений, сумм, распределений и стандартных отклонений).

5) Ссылки и массивы (вычисления с таблицами данных).

6) Работа с базой данных (работа со списками и внешними базами данных).

7) Текстовые (сравнение, преобразование и форматирование текста в ячейках).

8) Логические (вычисления, результатом которых может быть ИСТИНА или ЛОЖЬ).

9) Проверка свойств и значений (определение ошибок, происходящих при вычислениях).

Применение функций из этих категорий значительно упрощает проведение многих сложных расчётов.

Microsoft Excel 2003 предоставляет широкие возможности визуализации данных в быстрый способ создания профессионально оформленных диаграмм и таблиц.

Редактор электронных таблиц поддерживает функцию автозаполнения формул для ускорения процесса составления формул от написания функций и подстановки аргументов до указания ссылок на именованные диапазоны и таблицы в формуле. Редактор может обеспечить защиту книги от неавторизованного доступа путем создания различных паролей на открытие, просмотр книги и на её изменение, а так же предоставляет функцию блокировки структуры книги для предотвращения добавления и удаления листов, или отображения скрытых листов.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получить результаты без проведения расчётов вручную или специального программирования.

Microsoft Office PowerPoint 2003

Microsoft Office PowerPoint – программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office. PowerPoint 2003 включает новые средства для создания более эффективных презентаций, а также для показа презентаций и работы над ними.

Особенности программы

• Улучшенные возможности совместной работы. Можно сохранять презентации PowerPoint 2003 в общей рабочей области, где другие члены группы смогут получить новейшую версию, извлечь или вернуть презентацию. В общей рабочей области можно сохранять списки задач, дополнительные файлы, ссылки, а также списки членов группы, участвующих в проекте.

• Совместная проверка презентаций в группах. Можно создать рабочую область документа, воспользовавшись общим вложением при добавлении презентации в сообщение электронной почты Microsoft Office Outlook 2003. Члены группы смогут затем использовать область задач в презентации для совместной работы над презентацией и для её последующей проверки.

• Управление распространением презентаций. Для защиты активов компании можно воспользоваться средствами управления правами на доступ, чтобы предотвратить пересылку, копирование и печать наиболее важных презентаций получателями. Можно указать дату истечения срока действия презентации, после которого её нельзя будет просматривать и изменять.

• Улучшение возможности распространения. Пакет PowerPoint 2003 для компакт-дисков упрощает подготовку всех файлов, необходимых для записи презентаций на компакт-диски и предоставления их заказчикам. При вставке компакт-диска в дисковод презентация автоматически открывается в режиме показа слайдов.

• Большая доступность для пользователей. Улучшенное средство просмотра PowerPoint дает возможность пользователям, на компьютерах которых не установлено приложение PowerPoint, просматривать чужие презентации. Авторы презентаций PowerPoint могут по желанию добавить средство просмотра при записи презентации на компакт-диск.

Создание эффектных презентаций

PowerPoint 2003 позволяет создавать захватывающие презентации с графикой, анимацией и другими мультимедийными элементами, а также предоставляет более удобные средства для их показа.

• Удобные средства показа презентаций. Улучшенный режим показа слайдов упрощает проведение презентаций благодаря наличию усовершенствованного экранного интерфейса и средств рукописного ввода для добавления пометок, включая маркер, стрелки и ручки двух видов.

• Использование графики. Работая в PowerPoint 2003, можно осуществлять доступ к разделу картинок и мультимедиа веб-узла Microsoft Office Online. Здесь вашему вниманию предлагаются тысячи элементов мультимедиа для добавления в презентации, в том числе картинки, фотографии, файлы анимации и звуковые файлы. Для доступа к веб-узлу Office Online требуется подключение к Интернету.

• Настройка анимации. Высококачественная настройка анимации в PowerPoint 2003 позволяет создавать динамичные презентации. Можно применять различные эффекты анимации, например одновременное перемещение нескольких объектов или перемещение объектов по определённой траектории, а также без труда задавать последовательность для всех эффектов анимации, включая выход.

• Работа с мультимедиа. Поддержка дополнительных типов файлов расширяет возможности по просмотру видеозаписей в полноэкранном режиме и использованию воспроизведения для остановки, запуска и перемотки презентации, а также для поиска нужных данных. Теперь PowerPoint поддерживает следующие форматы файлов: Advanced Stream Redirector (ASX), Work Manager for Exchange (WMX), компании Eastman Software, M3U, Windows Media Audio (WMA), Windows Media Redirector (WVX), Windows Media Audio Redirector (WAX). Если нужный кодек недоступен, PowerPoint и проигрыватель Microsoft Windows Media могут попытаться загрузить его.

• Пометки на слайдах. Во время проведения презентации можно добавлять пометки и иллюстрации. При использовании планшетного компьютера можно выбирать цвета и типы пера для добавления более ярких примечаний.

• Быстрый доступ к данным. Возможность получения всех необходимых данных непосредственно в среде PowerPoint 2003.

• Ускоренное освоение программы. Области задач «Приступая к работе» и «Справка» обеспечивают доступ к разделу Microsoft Office Online Assistance web-узла Office Online. В этом разделе содержатся статьи по технической поддержке, регулярно обновляемые на основании данных, полученных при решении проблем, с которыми сталкиваются другие пользователи. Для использования некоторых возможностей области задач требуется подключение к Интернету.

• Больше не нужно отвлекаться от работы. Новая область задач позволяет производить поиск нужных данных, не покидая PowerPoint. Эта область задач интегрирует в PowerPoint 2003 электронные словари, тезаурусы и справочные веб-узлы, упрощая поиск сведений и добавление их в презентации. Для использования некоторых возможностей области задач требуется подключение к Интернету.

• Сокращение числа ошибок и экономия времени. Автозамена позволяет автоматически исправлять типичные ошибки и опечатки, а также заменять сокращения вариантами с полным написанием слов.

• Смарт-теги помогают находить данные, связанные с ключевыми словами и фразами. Теперь в PowerPoint включены смарт-теги. При появлении в тексте имени, адреса или ключевого слова (фразы) отображается значок смарт-тега, содержащий дополнительные сведения и возможные варианты действий.