2.2. Ознаки, властивості та параметри документних потоків та масивів

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

- множинність документів, з яких складаються документні потоки та масиви;

- доцільність функціонування документ них потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документ них ресурсів,

- постійне відтворення документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є

- динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

- невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних? документних систем (?), містить документи, що потенційно значені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані?, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, документні масиви книготорговельної організації, документні масиви місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості документ них потоків та масивів. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без .явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання документних потоків та масивів Хто?.

До атрибутивних властивостей, загальних для потоків та масивів, належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність Хто?.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом докумен­тування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи документної комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості документних та масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність документ них потоків та масивів як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв’язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети — поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати потоки та масиви.

Дискретність (від лат. discretus - розділений, переривчастий ) виявляється в тому, що документів потоки та масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки, а через них - масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність (від лат. соntіnuum - безперервний), яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, влас­тивість документа виступати у двох статусах - дискретним або континуальним - зумовлює одночасне існування документного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерело появи наступних документів ().

Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що документні потоки та масиви містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і документним потокам і масивам, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні потоки документів - це джерело поповнення та оновлення документ них масивів, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

- транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

- нескінченність - постійне продукування суспільствомнових документів та їх рух у часі й просторі;

- нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, те­мпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик документ них потоків ().

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

- термінальність - призначеність для відбору за кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

- скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

- стабільність - пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості документ них потоків та масивів - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергічність.

Стохастичність (імовірність) формування виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати поповнення потоків та масивів, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів їх вивчення та прогнозування розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура документних потоків та масивів змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних по­треб користувачів.

Відкритість документних потоків та масивів проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та мате­ріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті документні потоки, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність документних потоків та масивів виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих ЇЇ елементів. Так, сформувати якісний документний масив книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у документних потоках. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.

Якщо характеристики документ них потоків та масивів піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри документних потоків та масивів:

- зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік, або структура, що має ознаки, відповідно до яких може здійснюватися класифікація документів, їх індексація та створюватися система довідково-пошукового апарату,

- режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці чи масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв'язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх екземплярів. Так, річний обсяг потоку книг та брошур, виданих в Україні у 1991 р склав 5855 друк. од., у 1994 р. - 4752 друк. од., а у 1996 р. – 6074 друк. од. Тираж книг і брошур, виданих у 1991 р - 136415,9 тис прим., 1994 р., - 52161 тис. прим., 1996 р. – 51777,1 тис прим. Ці показники свідчать про постійні зміни режиму функціонування документних потоків, нестабільність його семантичної та фізичної насиченості.

Отже, доходимо до таких висновків, що документні потоки та масиви відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак та властивостей . Їх знання дозволяє відрізняти документні потоки та масиви від інших підсистем документної комунікації, зважати на об’єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

2.3. Місце і функції документних потоків та масивів в системі докуметної комунікації

З погляду теорії комунікації документ є засобом передавання інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу вцілому, або джерелом інформації (комунікантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта.¹⁴. Але цей канал невідривно пов’язаний із повідомленням, що міститься в ньому. Від інших каналів (наприклад в усній комунікації) документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається в формі, зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії, що не змінюється в часі.

Документ – це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації. Отже, документ є невід’ємною складовою функціонування документної комунікації.

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди.

Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік. Тобто,створюється певна сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів. За А.В. Соколовим, канал - це абстрактний шлях, по якому рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублікованих документів - це документоторговельні установи, бібліотеки, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та ін. Окремий канал може деякий час не діяти, однак документний потік рухається постійно.

Проходячи через названі документні системи, документний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, та транспортуванню), тобто документні масиви. Вони створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних документних системах. Але масив це мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення в роботі документної комунікації, яка призводить до формування масивів в фонди. Тобто відбувається освоєння масивів документів за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовними або формальними видами розстановок та ін.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього, існують і внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства ¹⁵.

Якщо розглядати документні потоки та масиви як мезосистему в документ ній комунікації, то вони розглядаються як сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації. Зовнішнє середовище, що впливає на документні потоки та масиви як складову документної комунікації безпосередньо та опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

• економічний – рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

• політико-правовий – вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийняття законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання справ людини;

• науково-технічний – етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовується, рівень комп’ютеризації та ін.;

• соціокультурний – звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

• демографічний – густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.

• природничо-екологічний – розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін [14, с.14 – 15].

Зовнішнє середовище прямого впливу – це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, кумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу – це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища.

Функції документних потоків та масивів – це реалізація їх властивостей у процесі функціонування документної комунікації.

Базисною функцією є інформативна – забеспечення розповсюджування інформації у суспільстві документованим чином.

Основна функція документних масивів в документно-комунікайній системі – комунікативна – забеспечення зосередження руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб’єктного зв’язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція документних потоків в документно-комунікаційній діяльності – кумулятивна – забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання людьми.

Отже, проаналізувавши основні функції документних потоків та масивів в системі документної комунікації,ми можемо стверджувати, що вони посідають в ній одне з найголовніших місць, бо комунікативний акт здійснюється безпосередньо з їх участю. Сукупність тих документів, з яких складаються документні потоки та масиви і є тією головною умовою, при якій здійснюється документна комунікація, тобто вони є тією сукупністю інформації, яка слугує для передачі від комуніканта до реципієнта.

1 А.І. ГРАБЧЕНКО, В.О. ФЕДОРОВИЧ, Я.М. ГАРАЩЕНКО «МЕТОДИ НАУКОВИХ ДОСЛІДЖЕНЬ».Навчальний посібник,Харків – 2009,ст.17

2  Сагатовский В.Н. Основы систематизации всеобщих категорий. Томск. 1973

3 Черняк Ю.И. Системный анализ в управлении экономикой. - М. 1975.

4 Косенко Ю.В.К 71 Основи теорії мовної комунікації: навч. посіб. / Ю.В. Косенко. – Суми: Сумський державний університет, 2011. – 187 с

5 ISBN 5-8016-00914 © Соколов А. В.© Издательство Михайлова В. А.

6 Соколов А.В. Социальные коммуникации : учеб.-метод. пособие. Ч. 1 / А.В. Соколов. – М. :

Профиздат, 2001. – 222 с. – (Соврем. б-ка ; вып. 16).

7 Партико З.В. Теорія масової інформації та комунікації : навч. посіб. / З.В. Партико. – Л. : Афіша,

2008. – 290 с.

8 Социальные коммуникации (теория, методология, деятельность) : слов.-справочник / авт.-сост.

В.А. Ильганаева. – Харьков : КП "Гор. типогр.", 2009. – 391 с.

9 Коршунов О.П. Еще раз о терминологии / О.П. Коршунов // Библиография. – 1999. – № 5. – С. 156-157.

10 Столяров Ю. М. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної ака-демії культури : зб. наук. пр. — 2000. — Вип. 2. — С. 4—7.

11 Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации /

А. В. Соколов. — СПб. : Изд-во Михайлова В. А., 2002. — 461 с.

12 Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации /

А. В. Соколов. — СПб. : Изд-во Михайлова В. А., 2002. — 461 с.

13 Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации /

А. В. Соколов. — СПб. : Изд-во Михайлова В. А., 2002. — 461 с.

14 Столяров Ю. М. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної ака-демії культури : зб. наук. пр. — 2000. — Вип. 2. — С. 4—7.

1. 15 Соляник А.А. Документні потоки та масиви: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв. – Х.: ХДАК, 2000. – 109 с.