1.3. Уточнення понять: «система», «комунікація», «соціальна комунікація», «система документної комунікації» «документні потоки», «документні масиви», «документні ресурси».

Працюючи над нашою науковою роботою виникає необхідність уточнення найголовніших понять, які виникають в процесі дослідження даної теми.

Отже, першим поняттям в нашій роботі є «система».

Системою називають єдине ціле, що складається з окремих частин. При цьому складові частини системи не є випадковими, довільно взятими. Між ними обов'язково встановлюються певні зв'язки, і кожна частина впливає на інші й сама залежить від них.

За В.М.Сагатовським², система — це скінченна множина функціональних елементів й відношеньміж ними, виокремлена з середовища відповідно до певної мети в межах визначеного часового інтервалу.

Згідно з Ю.І.Черняком³,система - це відображення у свідомості суб'єкта(дослідника, спостерігача) властивостей об'єктів та їх відношень у вирішенні завдання дослідження, пізнання.

Поняття "сиcтема" - відносне. Залежно від мети та масштабів розглядання система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає еле­ментом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто ви­значити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем. Система утворюється тоді, коли між елементами вини­кають зв'язки. Вони створюють структуру системи, забезпе­чують її цілісність.

Після аналізу понять, ми можемо дати своє : Система – це множина взаємопов’язаних елементів, відокремлена від середовища і яка взаємодіє з ним, як ціле.

Термін «комунікація» походить від латинського слова «communico», що означає «роблю загальним», «поєдную» є нашим наступним поняттям, яке потребує аналізу і уточнення.

Ю.В.Косенко трактує комунікацію, як систему усвідомлених, цілеспрямованих дій, скерованих на процес свідомого встановлення й підтримання контактів між членами суспільства⁴

У першому словнику іноземних слів «Лексикон вокабулам новим за алфавітом»,розробленому особисто Петром I, серед більше 500 іноземних «вокабул» врахована і «комунікація» в значенні «переговори, повідомлення». Зустрічається це слово в писаннях Петра і його сподвижників. У «тлумачному словнику живої великоруської мови» В. І. Даля (1881 р.) Слово «комунікація» писалося з одним «м» і тлумачилося як «шлях, дороги, засоби зв'язку». До революційне значення за терміном «комунікація» не значилося (з початку XX століття його стали писати з двома літерами «м»). Сучасний «Великий енциклопедичний словник» (М., 1997) вказує два значення: 1) шлях повідомлення; зв'язок одного місця з іншим, 2) спілкування, передача інформації від людини до людини, яка здійснювалася головним чином за допомогою мови.

Таким чином, можемо сформулювати таке значення : комунікація — це процес двостороннього обміну ідеями та інформацією, який веде до взаємного розуміння.

Наступним потребує уточнення поняття «соціальна комунікація».

Соколов А.В. визначає соціальну комунікацію як рух сенсів в соціальному часі і просторі..⁵

Соціальна комунікація (англ. social communication) — це обмін між людьми або іншими соціальними суб'єктами цілісними знаковими повідомленнями, у яких відображені інформація, знання, ідеї, емоції тощо, обумовлений цілим рядом соціально значимих оцінок, конкретних ситуацій, комунікативних сфер і норм спілкування, прийнятих у даному суспільстві.

Наше трактування поняття звучить таким чином: соцільна комунікація - це комунікація,яка відбувається в суспільстві, тобто передача інформації між комунікатором та реципієнтом на соціальному рівні

Документна комунікаційна система – це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

Система документних комунікацій – це сукупність всіх документів, відправників документної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографії, фахівців в області інформації та документації); виробничих процесів (створення, обробка, зберігання, розповсюдження документів) і стосунків між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування.

Проаналізувавши поняття, ми приходимо до такого уточнення і документною комунікацією називатимемо комунікацію, опосередковану документом, побудовану на обміні документами між двома або більш людьми.

Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік .

Документний потік - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів - таке тлумачення дає нам А.А.Соляник.

За Ю.М.Столяровим документний масив – це сукупність статичних документів, які формуються з документного потоку.(ст.19)

Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, та транспортуванню) інтегруються у документні масиви.

Отже, виходячи з дослідження цих понять, ми вказуємо, що документний масив – це сукупність невпорядкованих документів, які потребують подальшого трансформування.

Ю.Н.Столяров дає таке тлумачення документним ресурсам: - це єдність потоку та масиву документів, які відображають процеси і результати всіх сфер цілеспрямованої діяльності людини.

Документний ресурс – це відносно впорядкована сукупність документів, що служить засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду.

Проаналізувавши ці поняття можна вказати, що документний ресурс - це сукупність документних потоків та масивів.

Отже, у нашій роботі найважливішими поняттями виступають «документні масиви», «документні потоки» та «документна комунікація», яким ми, спираючись на аналіз часткових дефініцій різних науковців, дали такі визначення: документні потоки - це сукупність роз­поділених у часі і просторі документів, які рухаються ко­мунікаційними каналами від створювачів та виробників до ко­ристувачів; документні масиви - тим­часові слабоструктуровані сукупності документів, що підля­гають подальшому трансформуванню; документна комунікація - це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

РОЗДІЛ 2

ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ДОКУМЕНТНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ В ДОКУМЕНТНО-КОМУНІКАЦІЙНІЙ СИСТЕМІ