1.4. Японские способы выявления проблем самоменеджмента: 11 вопросов и 5 почему к диаграмме Исикавы или «дереву решения проблем».

Изучите принцип построения причинно-следственной диаграммы Исикавы (рис. 4.1) «дерево проблем» или «рыбий скелет».

• 

• 

Рисунок 4.1 Скелет диаграммы Исикавы

11 Вопросов выяснения причин случившегося и 5 вопросов, почему, для «карты мнений».

ЗАДАНИЕ 1:

Станок неожиданно остановился? Составьте «карту мнений». Оцените принятые менеджером решения.

А) Найти ответы на 11 вопросов:

1.Что произошло? (Краткое описание случившегося).

2.Где? (место происшествия).

3.Когда? (время, день, месяц, год).

4.Каким образом? (детали случая).

5.Почему? (перечень объективных и субъективных причин происшедшего).

6.В каком кругу? (виновные, подозреваемые, соучастники, свидетели).

7.Состояние природы? (тихо, темно, светло, гроза, шторм, жара, мороз и т.д.).

8.Какие последствия наступили? (ущерб, жертвы, проблемы).

9.Не было ли подобного на других объектах? (проверить статистику).

10.Версии случившегося? (конкуренция, умысел, теракт и т.д.).

11.Какие меры приняты по предотвращению подобных случаев? (на рабочем месте, в организации, в компании).

И на 5 вопросов почему:

1. Почему станок неожиданно остановился? Потому, что была перегрузка и сгорел предохранитель.

2. Почему была перегрузка? Потому, что подшипник был плохо смазан.

3. Почему подшипник был плохо смазан? Потому, что масляный насос плохо работал.

4. Почему он плохо работал? Потому, что поршень износился.

5. Почему поршень износился? Потому, что не поставили фильтр, и в поршень попала металлическая стружка

Б) Оцените решение:

1. Отключить станок от рубильника.

2. Убрать разброс стружки, закрыть отверстия и зазоры.

3. Установить фильтр.

4. Заменить подшипник.

5. Заменить поршень.

6. Дать рекомендации по проверки надёжности подобных станков в организации.

7. Найти виновных лиц, провести служебное расследование и передать материалы юристам.

ЗАДАНИЕ 2:

Используя диаграмму Исикавы, постройте дерево решения общих проблем: «брак выпускаемого изделия - отклонение установленных размеров деталей:

Стратификация (расслоение, группировка) ситуационных элементов проблемы

- персонал, станок, инструменты и материалы, технологический метод;

- невнимательность, несоответствие квалификации;

- низкий уровень образования, несовершенство повышения квалификации;

- неудовлетворительный социально-психологический климат, переутомление;

- плохое качество материалов, быстрая изнашиваемость инструментов;

- неверная установка деталей, неправильная обработка;

- разбалансирование, деформация; отсутствие контроля; неправильная эксплуатация, износ основания;

- несоответствие состава требованиям, неправильное хранение и эксплуатация; - низкое качество;

- недостаточная сила крепления, нарушения порядка установки;

- нарушение скоростного режима, нарушение процедуры обработки.

Рис. 4.2. Дерево решения «брак выпускаемого изделия»

Раздел 2. Управление временем

2.1. АВС - анализ рабочего времени менеджера.

Предлагаемый метод «АВС - анализ» включает шесть стадий:

• анализ списка дел из текущих планов (выполнено, не выполнено);

• составление новых заданий;

• оценка срока выполнения поставленных задач;

• резервирование времени;

• принятие решений по приоритетам и перепоручению;

• контроль (учет не выполненных заданий);

• коррекция заданий (управление исполнительской ответственностью).

Резервирование времени (в соотношении 60 : 40):

При составлении плана рабочего дня следует придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени менеджера и приблизительно 40% времени должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных и дополнительных задач. Таким образом, при восьми часовом рабочем запланированное время должно находиться к резервному в соотношении 5 : 3.

Как поступить в случае выхода приоритетности списка заданий за это соотношение? Надо, путем перепоручения ответственности, делегирования полномочий и сокращения времени выполнения, довести список заданий до указанных требований. Остаток неприоритетных и не перепорученных заданий необходимо перенести за счет сверхурочной работы или на следующий день.

Применение принципа Парето при резервировании времени и АВС-анализе:

Первый шаг.

Выявление существенных и несущественных задач осуществляется по принципу Парето (соотношение 80 : 20). Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию менеджера любого уровня, означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затрат) достигается 80% результатов (выхода). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% от общего результата.

Таким образом, приступая к повседневному планированию, менеджер должен помнить, что не следует браться сначала за легкие дела, интересные или требующие минимальных затрат работы. В первую очередь надо приступать к делам важным и значительным. Приоритетность дел определяется в соответствии с их долей в итоговом результате, которая определяется по методу АВС. Рассмотрим его подробнее.

Второй шаг.

Установление однозначных приоритетов для существенных задач (дел) с помощью метода анализа АBС и уточнение в соответствии с ними задач рабочего дня (см. рис.2.1).

Анализ АBС основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденным опытом:

1. Важные задачи (категория А) составляют примерно 15% от всего количества задач и дел, которыми занят менеджер. Собственная значимость этих задач (в смысле достижения цели) составляет 65%;

2. Простые задачи (категория В) составляют 20% от всего объема задач. Их значимость составляет также 20%;

3. Несрочные дела (категория С) составляют, напротив 65% от общего числа решаемых задач, и на их долю приходится 15% значимости в достижении целей организации.

Удельный вес собственной значимости (в смысле достижения цели) категории задач

65% 20% 15%

Задачи А Задачи В Задачи С

Удельный вес категории задач (важные, простые, несрочные) во всем объеме решаемых дел

15% 20% 65%

Рис.2.1. Метод анализа АВС

ЗАДАНИЕ:

Осуществите расстановку приоритетов на рис. по принципу АВС:

Готовность руководителя к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы менеджера имеет рациональное использование рабочего времени.

Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего и корректируется в начале планируемого дня. Оптимальный недельный план, как правило, представляется тремя группами приоритетов по принципу Эйзенхауэра: