Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский государственный торгово-экономический университет Факультет ресторанно-гостиничного бизнеса и услуг

Реферат по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» на тему:

«Особенности установления сроков хранения кадровых документов»

Выполнил:

студент гр. ФРГБиУ- 42/2 Михеев К.Д

Проверил:

доц. Леонова Ю.Г

Москва 2012

Оглавление

1. Введение…………………………………………………………………..3

2. Виды кадровых документов……………………………………………..4

3. Нормативно-методические материалы,

регламентирующие работу с кадровыми документами………………..9

4. Сроки хранения кадровых документов……………………………..…..11

5. Заключение……………………………………………………………….18

6. Список используемой литературы……………………………..……….19

Введение

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности — либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину» либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и (или) главный бухгалтер сочли их просто устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалению, какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации, пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации. Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Виды кадровых документов

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы.

Документы, используемые в управлении персоналом, классифицируются по следующим видам:

- организационно-кадровая документация – устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции;

• организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

  1. распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

  2. информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

- документация по личному составу (это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками).

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению.

В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В общем делопроизводстве, которое охватывает не только кадровую, но и все другие службы организаций и предприятий, организационно-кадровая документация включается в единое понятие организационно-распорядительной документации (ОРД) вместе с распорядительной и информационно-справочной документацией.

ОРД представляет наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов, так как охватывает вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

Есть кадровые документы, наличие которых обязательно для всех организаций и документы, наличие которых становится обязательным при определенных условиях.

Обязательный состав кадровой документации:

1. Штатное расписание

2. График отпусков

3. Правила внутреннего трудового распорядка

4. Табели учета рабочего времени

5. Приказы

6. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры)

7. Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска

8. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

9. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

10. Трудовые книжки

11. Личные дела работников:

Трудовой договор Договор о соблюдении коммерческой тайны (если необходимо) Договор о полной материальной ответственности (если необходимо) Личная карточка Копии документов (всех страниц паспорта, всех страниц трудовой книжки, свидетельства пенсионного страхования, ИНН, документа об образовании, для иногородних – копия регистрации по месту жительства, для иностранцев – копии миграционной карты и разрешения на работу, копия загранпаспорта с отметками о въезде)

Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы (желательно)

Заявление о приеме на работу

Заявление на вычеты по НДФЛ

Дополнительные документы:

1. Положение о коммерческой тайне, если вы собираетесь заключать договора о соблюдении коммерческой тайны. По законодательству, чтобы требовать от работников соблюдения этой тайны, необходимо поставить их в известность, какая конкретно информация является коммерческой тайной, определить круг лиц, которые имеют доступ к этой информации и принять меры по охране этой информации.

2. Положение о премировании, если собираетесь выплачивать премии, т.к. необходимо установить критерии и порядок премирования.

3. Должностные инструкции, если эта информация не прописана в трудовых договорах.

4. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (приказ об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист), если собираетесь проводить аттестацию работников

5. График сменности – при наличии сменной работы.

6. Коллективный договор, если одна из сторон (работник или работодатель) изъявили желание его заключить. В нем обычно прописываются дополнительные гарантии и компенсации работникам.

Основной процесс документационного обеспечения кадрами условно можно подразделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами и организация работы с кадровыми документами.

Документирование управления кадрами представляет собой создание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач.

Примерный перечень наиболее важных задач может быть представлен в следующем виде:

- оформление организации труда работников;

- заключение трудового договора и оформление приема на работу;

- оформление перевода на другую работу;

- оформление предоставления отпусков работникам;

- оформление поощрения работников;

- оформление дисциплинарных взысканий работников;

- оформление учета использования рабочего времени;

- оформление привлечения к работе в выходные и праздничные дни;

- оформление служебных командировок;

- прекращение трудового договора и оформление увольнения с работы.

Организация работы с кадровой документацией представляет собой процесс обработки кадровых документов, также обеспечивающих решение кадровых задач.

Примерный перечень наиболее важных задач, решаемых в течение этого процесса, состоит из таких операций:

• ведение трудовых книжек;

• учет кадров, создание и ведение справочного аппарата;

• формирование и ведение личных дел;

• составление номенклатуры дел службы кадров;

• подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации;

• хранение дел службы кадров в архиве организации;

• порядок передачи дел службы кадров.