1. Документальне оформлення операцій автомобільних перевезень, робіт і послуг

Основним нормативним документом, що регламентує перевезення вантажів автомобільним транспортом на території України, є Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні.

Дані Правила не поширюються на перевезення небезпечних, великовагових, великогабаритних вантажів, пошти, оскільки такі перевезення мають свої особливості, пов'язані з виконанням комплексу умом при навантажувально-розвантажувальних роботах, власне процесу перевезення і його документального оформлення, а також погодження таких правил з відповідними компетентними установами.

Міжнародні перевезення здійснюються на підставі міжна­родної транспортної конвенції, яка має пріоритет перед відповідними законодавчими актами України. Питання організації таких перевезень в Україні регламентуються українським законодавством.

Для здійснення міжнародних перевезень вантажів автомобільним транспортом підприємству необхідно мати ліцензію. Для її отримання суб'єкти підприємницької діяльності подають до Міністерства транспорту України заяву встановленої форми. Юридичні особи до заяви додають:

• копію свідоцтва про державну реєстрацію та установчих документів;

• дані про кількість транспортних засобів та їх відповідність нормативно-технічним вимогам, копії технічних паспортів;

• списки водіїв, копії медичних довідок і посвідчень водія;

• митні свідоцтва;

• копії договорів страхування;

• копії міжнародних контрактів;

• інші документи відповідно до умов і правил ліцензійної діяльності.

У ліцензії зазначаються:

• найменування та ідентифікаційний код органа, що видав ліцензію (Міністерство транспорту України);

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код юридичної особи;

• вид діяльності (здійснення міжнародних перевезень вантажів автомобільним транспортом);

• особливі умови й правила здійснення діяльності;

• номер реєстрації і дата видачі ліцензії;

• термін дії ліцензії (ліцензія для здійснення міжнародних перевезень вантажів автомобільним транспортом видається на термін 3 роки).

Укладання договорів. Правовою підставою здійснення пере­везень та експедування вантажів є договір.

Договори на перевезення вантажів автомобільним тран­спортом укладаються між фізичними та юридичними особами, які здійснюють перевезення на комерційній основі (перевізни­ками), з одного боку, і вантажовідправниками або вантажоодер­жувачами (замовниками) - з іншого. Договори про перевезення вантажів можуть укладатися перевізниками і з посередницькими підприємствами (експедиторами).

За договором транспортної експедиції одна сторона (екс­педитор) зобов'язується за винагороду і за рахунок іншої сторони (клієнта-вантажовідправника або вантажоодержувача) виконати або організувати виконання визначених договором експедиції послуг, пов'язаних з перевезенням вантажів.

При цьому експедитор може надавати весь комплекс послуг, пов'язаних з переміщенням вантажу, включаючи організацію пе­ревезення, тимчасового зберігання, страхування вантажу, вико­нання митних та інших формальностей, оформлення й обробки документів, перевірку якості, кількості та стану вантажу, навантаження і розвантаження вантажу, одержання його в пункті призначення, сплату різних витрат, яка покладається на клієнта, та інші види послуг, пов'язані з переміщенням вантажів.

До договору транспортної експедиції при належному його оформленні застосовують норми законодавства, що регулює правовідносини, які виникають з договору комісії (якщо експедитор діє від свого імені) або договору доручення (якщо експедитор діє від імені відправника).

Не укладається договір перевезення вантажу, якщо доставка здійснюється від вантажовідправника до вантажоотримувача транспортом одного з них.

Ініціатива в укладанні договору може належати будь-якій із сторін. Договори на перевезення вантажів автомобільним транспортом обов'язково повинні містити інформацію про:

• обсяги перевезень;

• умови перевезень (режим роботи з видачі та приймання вантажів, забезпечення збереження вантажів, виконання розвантажувальних робіт тощо);

• вартість перевезень і порядок розрахунків;

• порядок визначення раціональних маршрутів;

• обов'язки й відповідальність сторін (вантажі, що підлягають спеціальній охороні та супроводженню за переліком, затвердженим у порядку, установленому Законом України "Про транспорт", а також вантажі, які швидко псуються, приймаються до перевезення і супроводжуються представником замовника. За домовленістю сторін обов'язки супроводжуючого вантаж (експедитора) може виконувати водій);

• термін дії договору;

• інші умови (схеми розміщення і кріплення вантажів, способи пломбування, види тари тощо).

Після узгодження між перевізником і замовником основних умов перевезення підписаний і скріплений печаткою проект договору з необхідними додатками у двох примірниках направляється перевізником замовнику не пізніше трьох днів після його погодження.

Замовник не пізніше як через 10 днів після одержання від перевізника проекту договору підписує його і додатки до нього, затверджує їх печатками та один примірник повертає перевізнику. У випадку наявності розбіжностей за договором замовник повинен сформулювати свої пропозиції в протоколі розбіжностей і направити його перевізнику в цей же термін разом з договором. Перевізник, отримавши протокол розбіжностей, самостійно, а при необхідності, разом з замовником розглядає такий протокол і включає до договору всі прийняті пропозиції.

Відповідно до законодавства України такі договори залежно від терміну дії поділяються на:

• довгострокові - якщо взаємовідносини між сторонами договору носять постійний характер;

• разові - якщо такі взаємовідносини носять одиничний характер, при цьому умови договору необхідно максимально конк­ретизувати.

При довгострокових договорах замовник і перевізник зобов'я­зані за 10 днів до початку кожного місяця визначити місячні плани і декадні завдання на перевезення вантажів (додатки до договору).

Навіть при наявності місячних планів і декадних завдань замовник в обов'язковому порядку повинен подати перевізнику заявку встановленого зразка (типової форми). При погодженні перевізника заявка може бути передана телеграфом, телетайпом, телефаксом і телефоном, але в заяві обов'язково повинно бути зазначено:

• період перевезень (день, тиждень, декада, місяць);

• найменування вантажів;

• адреса навантаження і розвантаження;

• маса вантажу;

• вид упаковки та кількість місць;

• відстань перевезень;

• порядок експедування вантажів;

• час приймання вантажів у пункті розвантаження;

• форма, порядок і терміни оплати;

• попередня вартість перевезень.

У разі масових перевезень вантажів, особливо будівельних на місця будівництв, а також сільськогосподарських вантажів для їх переробки або у місця довгострокового зберігання, замовник повинен до замовлення додати також погоджений з перевізником графік виконання перевезень із зазначенням добового або серед­ньодобового обсягу перевезень, а також початку і завершення роботи змін.

У випадку необхідності до заявки додається графік подачі автомобілів, бланки первинної транспортної документації обліко­вуються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю їх придбання за дебетом рахунка 20 "Виробничі запаси", субрахунок 209 "Інші матеріали".

У бухгалтерському обліку оприбуткування і списання блан­ків транспортної документації відображаються таким чином.

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дт	Кт
1	2	3	4
1.	Оприбутковані комплекти товарно-транспортних накладних	209	63
2.	Оприбутковано бланки подорожніх листів	209	63
3.	Відображено суму ПДВ	641	63
4.	Списано в кінці періоду: - комплекти товарно-транспортних накладних; - подорожні листи	91,92 91,92	209 209

Бланки, що є документами суворої звітності, обліковуються на позабалансовому рахунку 08 "Бланки суворого обліку" за ці­ною не менше 0,1 мінімальної заробітної плати.

Документальне оформлення обліку роботи вантажного автомобіля. Будь-яка операція, що відбувається як на АТП, так і на інших підприємствах, повинна бути підкріплена належним чи­ном оформленим первинним документом, лише за цієї умови дана операція знайде своє відображення в обліку. На АТП найбільш поширеною є товарно-транспортна документація.

Товарно-транспортна документація - це комплект пер­винних документів, що мають юридичну силу, на підставі яких здійснюються облік, приймання, передача, перевезення, здача вантажів і взаємні розрахунки між учасниками транспортного процесу.

Порядок оформлення документів щодо перевезень і експедування вантажів автомобільним транспортом визначено Інструкцією про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом і обліку транспортної роботи.

У випадку перевезень по Україні до таких документів належать:

• подорожній лист вантажного автомобіля - типова форма № 2;

• товарно-транспортна накладна (ТТН) - типова форма № 1 -ТН;

• талон замовника - типова форма № 1-ТЗ.

Вищезазначені документи є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника й оприбуткування їх у вантажоотримувача, а також для проведення розрахунків між перевізниками і замовниками автомобільного транспорту.

Використання первинної транспортної документації інших форм не допускається. Її застосування в обліковій практиці тягне за собою стягнення штрафу відповідно до Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Подорожній лист - первинний документ, призначений для обліку вантажних автомобільних перевезень, який всебічно характеризує роботу водія й автомобіля з моменту їх виїзду з автотранспортного підприємства і до моменту повернення.

Види та форми подорожніх листів. Залежно від виду транспортного засобу, що використовується для перевезення вантажу, застосовуються такі подорожні листи:

• морський подорожній лист;

• повітряний подорожній лист;

• подорожній лист автомобіля.

В Україні діють три типові форми подорожнього листа автомобіля:

• типова форма № 1 (міжнародна) - подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні;

• типова форма № 2 (що діє у межах України) – подорожній лист вантажного автомобіля;

• типова форма № 3 - подорожній лист службового легкового автомобіля.

Залежно від діяльності, яка провадиться підприємством чи установою, виду автомобіля (вантажний чи легковий), його підпорядкованості застосовується одна з трьох вищеназваних типових форм подорожнього листа. Застосування подорожнього листа є обов'язковим для всіх суб'єктів підприємницької діяльності, установ і організацій незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності, які експлуатують вантажні та службові легкові автомобілі або для яких за їх замовленням здійснюється транспортне обслуговування такими автомобілями.

Перевізники, які експлуатують вантажні автомобілі як власні, так і орендовані, а також підприємства й установи при експлуатації службового легкового автомобіля зобов'язані при виїзді автомобіля на лінію видавати водієві оформлений подорожній лист відповідної типової форми.

Експлуатація вантажного або службового автомобіля без подорожнього листа затвердженої типової форми забороняється.

Подорожні листи типових форм, оформлені належним чином, видаються водію під розписку:

• № 1 (міжнародна) - видається на строк відрядження автомобіля і водія для перевезення вантажу у міжнародному сполученні, визначений відповідно до наказу чи розпорядження перевізника;

• № 2 - тільки на один робочий день (зміну), за умови здачі водієм подорожнього листа за минулий день роботи;

• № 3 - оформляється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи.

На довший строк подорожній лист форм № 2 і 3 видається у разі транспортного обслуговування або перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу керівника чи розпорядження перевізника.

Строки доставки вантажів при міжміських перевезеннях обумовлюються спільно перевізником і замовником виходячи з подорожніх умов між пунктами приймання вантажу для переве­зення і видачі його в пункті призначення. Ці строки письмово фіксуються в заявці або разовому договорі.

До категорії службових легкових автомобілів належать легкові автомобілі, які перебувають на балансі юридичних осіб усіх форм власності і використовуються для задоволення власних потреб, а також можуть надаватися замовнику на договірних умовах (з водієм). Подорожній лист службового легкового авто­мобіля типової форми № 3 для перевізника є підставою для обліку транспортної роботи та списання витраченого палива на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а також для взаєморозрахунків між перевізником і замовником за надання транспортних послуг.

Заповнення подорожнього листа стосується не тільки перевезення вантажів на комерційній основі, але й поїздок для власних потреб підприємства чи фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності.

Підставою для здійснення транспортної операції є належним чином оформлені товарно-транспортні накладні типових форм, що додаються до подорожнього листа.

Ця вимога поширюється на всі види перевезень вантажів автомобільним транспортом, незалежно від умов оплати за його роботу (відрядна, погодинна, покілометрова тощо) та видів перевезення (внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне).

Перевезення вантажними автомобілями власних речей громадян за їх замовленням здійснюється за подорожнім листом, до якого додається квитанція прибуткового касового ордера на оплату транспортних послуг.

Видача подорожнього листа реєструється в диспетчерському журналі.

При видачі подорожнього листа водію диспетчер звіряє із записами у журналі здачу подорожнього листа, виданого попереднього дня. Отримання подорожнього листа від водія диспетчер підтверджує своїм підписом.

Рахунок за виконані перевезення виписується на підставі належним чином оформлених подорожніх листів разом з товарно-транспортною накладною, а при користуванні автомобілями, робота яких оплачується виходячи з часу роботи автомобіля у замовника, - тільки подорожніх листів.

При виконанні міжміських перевезень та для забезпечення безпеки руху вантажів до подорожнього листа форми № 2 за погодженням сторін може додаватись маршрутний лист, в якому зазначаються маршрут, контрольні пункти, пункт відпочинку, графік руху тощо, що передбачено договором на перевезення вантажу між перевізником і замовником автотранспорту.

Частина відносно роботи водія та автомобіля, залежно від того, хто виконує функції перевізника, заповнюється на підставі:

• заявки замовника автотранспорту;

• умов договору;

• наказу керівника підприємства, якщо перевезення вантажу здійснюється власним транспортом.

У документі повинно бути чітко сформульоване завдання водію. Якщо на автотранспорті здійснюється перевезення небез­печного вантажу, то у подорожньому листі у верхньому лівому куті робиться червоним кольором відмітка "небезпечний ван­таж". Додатково у графі "Особливі відмітки" зазначається номер вантажу за списком ООН (Європейська угода про міжнародне подорожнє перевезення небезпечних вантажів) і протокол про підписання.

Облік проїзних квитків на автотранспортних підприємствах і об'єднаннях автобусних станцій відображається кореспонден­цією рахунків бухгалтерського обліку, що наведені нижче.

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дт	Кт
Відображення операцій на балансових рахунках
1.	Придбано квитки за фактичною собівартістю	209	63
2.	Видано квитки підзвітним особам для реалізації	91,92	209
Відображення операцій на позабалансових рахунках
3.	Отримано квитки на склад АТП згідно з документами постачальника	08
4.	Видано квитки зі складу в квиткові каси		08
5.	Надходження квитків зі складу (особові рахунки квиткових кас)	08
6.	Видано квитки під звіт водіям і кондукторам для реалізації (особові рахунки водіїв, кондукторів}	08
7.	Списано вартість квитків з підзвітних осіб, що здійснюють реалізацію (корінці реалізованих по­ясних квитків, надходження виручки)		08
8.	Списано вартість квитків з підзвіту квиткових ка­сирів при щоденному поверненні залишків нереа­лізованих квитків (корінці реалізованих поясних квитків, надходження виручки)		08

У всіх первинних документах, які є підставою для оформлення і відображення приймання, отримання, оприбуткування, відпуску, реалізації квитків, повинні зазначатися кількість, серії і номери квитків щодо кожного виду окремо за номінальною вартістю.

-5-