Поиск с помощью формы данных

Форма данных представляет собой средство для поиска и редак­тирования записей, которые удовлетворяют простому или мно­жественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и. Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаб­лон поиска заканчивается символом *.

Поиск с помощью формы данных производится следующим об­разом:

1. Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.

2. Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Поиск с помощью формы данных

3. В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.

Поиск с помощью автофильтра

Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удов­летворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:

□ установку необходимых значений полей для поиска точного соответствия (рис. 8.5);

Рис. 8.5. Поиск с помощью автофильтра по точному соответствию

П применение пользовательского автофильтра Условие— по­зволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе критериев и/или (рис. 8.6);

□ использование команды Первые 10 (рис. 8.7) для отбора неко­торого количества наибольших или наименьших элементов списка (в основном необходимо хотя бы одно поле с чис­лами).

Рис. 8.6. Поиск с помощью пользовательского автофильтра

Рис. 8.7. Окно Наложение условия по списку

Поиск с помощью автофильтра производится в следующем по­рядке:

1. Установите указатель ячейки в список данных.

1. Выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.

2. Перейдите к необходимому полю.

2. Выберите необходимый критерий поиска или воспользуйтесь пользовательским автофильтром Условие.

3. Для включения в критерий другого поля возвратитесь к пунк­ту 1.

Поиск с помощью расширенного фильтра

Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельно­сти применять операции и, или и составлять вычисляемые кри-

Поиск с помощью расширенного фильтра предполагает исполь­зование следующей методики:

1. Подготовить диапазон критериев для расширенного фильтра:

• верхняя строка должна содержать заголовки полей, по ко­торым будет производиться отбор (точное соответствие за­головкам полей списка);

• условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:

⁰ выполнение условия и требует располагать критерии по­иска рядом в одной строке;

^D выполнение условия или требует располагать критерии в разных строках;

^а поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый кри­терий располагается под некоторым заголовком, напри­мер, Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Ссылки на список используются относительные. Они указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение истина или ложь (расширенный фильтр отбирает записи, соответствующие критерию истина);

^п в случае сложного условия поиск данных осуществляет­ся по составному критерию с применением отбора по и и или. Критерий следует составлять с помощью логиче­ских функций и (), или (), не ().

2. Поместить указатель ячейки в список (или выделить весь не­обходимый список).

3. Выполнить команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр. В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 8.8):

• указать в области Обработка место, куда будут помещать­ся результаты выборки данных;

• в поле Исходный диапазон пометить весь список, подле­жащий фильтрации (как правило, после помещения указа­теля ячейки в список данный диапазон выделяется по умолчанию);

• в поле Диапазон условий указать подготовленный диапа­зон условий отбора записей (удобно выделить мышью на рабочем листе);

• если отобранные записи необходимо поместить в другое место, в поле Поместить результат в диапазон указать соответствующее место для отобранных данных;

• для отбора уникальных записей (без повторений) необхо­димо установить флажок Только уникальные записи.

Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном эабочем листе или копируются в другое место.

Рис. 8.8. Окно Расширенный фильтр

ПРИМЕР

Определить, имеются ли в предложенном списке (см. рис. 8.1) белые машины, год выпуска которых больше 1995 и цена которых находится в диапазоне от 3000 до 16 000 у. е., или черные Мерсе­десы, пробег которых более 23 000 км, но менее 150 000 км.

Решение

1. Откройте список, подлежащий фильтрации (список располага­ется в диапазоне А1:ЛЗЗ, строка заголовка— в диапазоне А1:Л).

2. Сформируйте диапазон критериев для расширенного фильтра в соответствии с рис. 8.9.

Рис. 8.9. Диапазон критериев для расширенного фильтра к задаче про белые и черные машины

3. Выполните команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.

4. Отфильтрованные данные приведены на рис. 8.10.

Рис. 8.10. Данные к задаче про белые и черные машины, отобранные расширенным фильтром

ПРИМЕР

Определить, имеются ли в списке (см. рис. 8.1) машины, год вы­пуска которых больше 1990 и пробег которых более 100 00 км, но менее 100 000 км, или черные Мерседесы, цена которых более 20 000 у. е., но менее 30 000 у. е.

Решение

1. Откройте список, подлежащий фильтрации (список располага­ется в диапазоне А1:ЛЗЗ, строка заголовка— в диапазоне А1:Л).

2. Сформируйте вычисляемый критерий для расширенного фильтра в диапазоне МЗ:М4 (рис. 8.11). В ячейку МЗ введите Условие. В ячейку М4 введите формулу:

HOTM(M(G2>10000;G2<100000;D2>1990);И(С2="Мерседес"; Г2="черный";Н2>20000;Н2О0000) )

Рис. 8.11. Вычисляемый критерий для расширенного фильтра к задаче о пробеге

3. Выполните команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.

4. Отфильтрованные данные представлены на рис. 8.12.

Рис. 8.12. Данные к задаче о пробеге, отобранные расширенным фильтром

ПРИМЕР

Определить автомобили белого или красного цвета, цена которых меньше средней цены для всех автомобилей и пробег которых больше либо равен среднему пробегу для всех автомобилей (см. рис. 8.1).

Решение

1. Откройте список, подлежащий фильтрации (список располага­ется в диапазоне А1:ЛЗЗ, строка заголовка— в диапазоне А1:Л).

2. Сформируйте вычисляемый критерий для расширенного фильтра в диапазоне L1:L2 (рис. 8.13). В ячейку L1 введи­те условие. В ячейку L2 введите формулу:

=И (Mm(F2="белый";F2="красный");Н2<СРЗНАЧ($Н$2:$Н$133); G2>=CP3HA4($G$2:$G$133))

Рис. 8.13. Диапазон для вычисляемого критерия, включающего среднюю цену и средний пробег автомобилей

3. Выполните команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.

4. Отфильтрованные данные представлены на рис. 8.14.

Рис. 8.14. Данные к задаче о средней цене и среднем пробеге автомобилей, отобранные расширенным фильтром

ПРИМЕР

Определить города, давление воздуха в которых больше макси­мального значения для города Гродно, или города, осадки в кото­рых — дождь или снег, а их количество превышает среднее для всех видов осадков не более чем на 23%.

Решение

1. Откройте список, подлежащий фильтрации (предположим, что этот список располагается в диапазоне B1:J49, строка заго­ловка — в диапазоне В1:Л).

Рис. 8.15. Диапазон для вычисляемого критерия для задачи, содержащей условия по осадкам

2. Сформируйте вычисляемый критерий для расширенного фильт­ра в диапазоне L1:L2 (рис. 8.15). В ячейку L1 введите Условие. В ячейку L2 введите формулу:

=ИЛИ(И(02о"Гродно";Н2>МАКС($Н$26:$Н$33));И(Ш1И(Е2="дождь"; Е2="снег");ИЛИ(И((F2-CyMMECJM ($Е$2:$Е$4 9;"дождь"; $F$2:$F$49)/СЧЕТЕСЛИ($Е$2:$Е$49;"дождь"))/

(СУММЕСЛИ($Е$2:$Е$49;"дождь";$F$2:$F$49)/ СЧЕТЕСЛИ($Е$2:$Е$4 9;"дождь"))*100>0;

(F2-CyMMECnH($E$2:$E$4 9;"flOWb";$F$2:$F$49) / СЧЕТЕСЛИ($Е$2:$Е$4 9;"дождь"))/(СУММЕСЛИ($Е$2:$Е$4 9;"дождь";

$F$2:$F$49)/СЧЕТЕСЛИ($Е$2:$Е$49;"дождь"))*100<23);

И((F2-CyMMECJB4($E$2:$E$49;"cHer";$F$2:$F$49) /

СЧЕТЕСЛИ($Е$2:$Е$49;"снег"))/(СУММЕСЛИ($Е$2:$E$49;"снег";

$F$2:$F$49)/СЧЕТЕСЛИ($Е$2:$Е$49;"снег"))*100>0;

{F2-СУММЕСЛИ($E$2:$E$4 9;"снег";$F$2:$F$4 9)

/СЧЕТЕСЛИ($E$2:$E$49;"снег"))/(СУММЕСЛИ($E$2:$E$49;"снег";

$F$2:$F$49)/СЧЕТЕСЛИ($Е$2:$Е$49;"снег"))*100<23))))

3. Выполните команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.

4. Отфильтрованные данные представлены на рис. 8.16.

Рис. 8.16. Данные, отобранные расширенным фильтром, к задаче с условиями по осадкам